Основные реквизиты документа

Делопроизводство в аптеке

Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и (или) переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе.

Документ – объект труда в сфере управления – является материальным объектом с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.

Документ выполняет:

· общие функции:

– информационные – любой документ создается для хранения информации
либо для необходимости зафиксировать информацию;

– социальные – документ является социально значимым объектом,
поскольку документ может быть порожден той или иной социальной
потребностью;

– коммуникативные – документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры, в частности между

организациями (предприятиями, учреждениями);

– культурные – документ является средством закрепления и передачи

культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших
комплектах документов, например в научно-технической документации

находит отражение уровень научного и технического развития общества;

· специфические функции:

– управленческие – документ является инструментом управления (плановые
документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.),

специально создаваемые для реализации целей управления;

– правовые – документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе (законодательные и

правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации
правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие
правовую функцию на время, например в качестве доказательства может

использоваться любой документ);

– функция исторического источника – документ выступает в качестве
источника исторических сведений; эту функцию приобретает только

часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того,
как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на
хранение в архив.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы:

1) организационные (инструкции, положения, правила, уставы и др.);

2) распорядительные (приказы, решения и др.);

3) справочно-информационные (служебные письма, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.).

Иногда выделяют еще документы по личному составу (приказы, заявления и др.).

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Всякий отдельный документ включает в себя ряд составляющих его элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок и т.д.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола акта, характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше.

Существуют два способа расположения реквизитов: продольный и угловой.

При продольном расположении реквизитов название организации (предприятия, учреждения) размещается вдоль верхнего поля документов, а при угловом – у границы левого поля в верхнем углу. Наиболее экономичным (по использованию площади листа) и удобным (для обработки) является угловой способ. Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Служебные документы оформляются на бланках, под которыми понимается стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации. Бланк должен быть отпечатан в типографии.

В ГОСТ 6.30-2003 приведены размеры полей бланков: левое – 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.

Подробное описание к каждому реквизиту в отдельности дано в ГОСТ 6.38-90.

Основные реквизиты документа

1. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Под наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенный точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформить 05.06.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.06.05.

3. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации», «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

4. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресуется должностному лицу, то инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурные подразделения указывают в именительном падеже.

Пример

ОАО «Аптека у моста»

Генеральному директору аптеки

С.С. Михайлову

195256, Санкт-Петербург,

ул. Строителей, 25

5. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: «Приказ о создании аттестационной комиссии для проведения аттестации провизоров» или «Должностная инструкция провизора-аналитика». К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

6. Текст документа – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые ко всем документам органов управления:

1) правдивое, точное, достоверное освещение событий;

2) безупречные в юридическом отношении формулировки, отсутствие
двояких толкований текста;

3) максимальная краткость при полноте информации;

4) предпочтение прямого порядка слов (подлежащее, за ним сказуемое);

5) переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяются
существительным (например, МУП «Аптека «На Невском» просит).
Исключение составляют распорядительные документы;

6) заявления, докладные записки, объяснительные записки пишутся от
первого лица;

7) в тексте документа выделяют две смысловые части: в одной
излагаются причины, цели создания документа, описываются факты и

события, побудившие к его составлению, а в другой делаются выводы,

предложения, просьбы, распоряжения. Эти две части видны даже в

случае, если документ состоит из одной фразы (например, «Для
проведения дня здоровья просим организовать работу выездного
аптечного киоска»);

8) каждая новая мысль в документе должна начинаться с нового абзаца.

В зависимости от количества вопросов, отражаемых в тексте, документы делятся на простые и сложные. Простыми считаются документы, посвященные одному вопросу. Если содержание документа касается нескольких самостоятельных вопросов, такой документ считается сложным. Его исполнение и обработка вызывают ряд трудностей (при регистрации, постановке на контроль, установления очередности решения вопросов, помещении документа в «Дело»). Поэтому рекомендуется наиболее многочисленные виды служебных документов составлять по одному вопросу.

7. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Вице-президент Ассоциации

региональных аптечных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов