Когда клиент приедет за документами отдать документы.
СЧЕТ ФОРМЫ № 3Г
Отчетные документы подтверждают факт проживания командированного в гостинице.
Клиент сдает их в бухгалтерию по месту работы и ему возвращают сумму, потраченную на проживание в гостинице.
Внимание! Если при приеме смены осталось меньше 10 пустых бланков формы 3-Г, срочно предупредить управляющего об этом.
КАК ЗАПОЛНЯТЬ
1. Отдать клиенту листок для записи данных.
2. Попросить написать:
3. Фамилию, Имя, Отчество, Дату проживания, Количество суток, Сумму за сутки, Название организации для того, чтобы подтвердить факт проживания.
4. Открыть квитанционную книжку со счетами формы 3-Г на следующем пустом листе.
5. Поставить копирку между 2 листами с одинаковым номером.
6.Заполнять:
– Название организации: Гостиница «Абсолют» ИП Валиева Р.А.
- Город: Уфа
- Дата: сегодняшняя дата
- Гр: Фамилия Имя Отчество
- Индекс поселения: 450059
- Заезд: написать день заезда, например: 04.08.2014г
- № комнаты: поставить цифру, соответствующую занимаемому номеру
- п.4 Проживание с _____ по _____: отметить дату заезда и дату выезда.
Если ранний заезд, поздний выезд или ночной заезд, то ставить время (время писать через двоеточие).
Пример: Проживание с 04.08.2014г 06:05 по 05.08.2014г 20:00
- Количество: указать количество суток проживания в гостинице.
В данном примере 2 суток:
1 сутки проживания + ранний заезд(+ 50%), поздний выезд — (+50%), прожил -
- Цена: цена номера за сутки: № 1-2800 руб., № 2 -2500 руб., № 3-3200 руб., № 4-2800 руб
- Сумма: количество умножить на цену = сумма за проживание.
Пример: 2 сут. х 2800 руб. (№1) = 5600 рублей взять за проживание.
- п.8 если есть трансфер, то писать в эту строчку: Трансфер Аэропорт - Гостиница 1 шт. х 800 руб. = 800 руб.
- п.9 Трансфер Гостиница-Аэропорт 1 шт. х 800 руб. = 800 руб.
- Подсчитать общую сумму к оплате: 5600+800+800=7200 руб.
- Итого получено по счету: писать прописью общую сумму с копейками: Семь тысяч двести рублей 00 копеек
- Дежурный администратор: поставить подпись и фамилию.
- Печать.
КАК ОТДАТЬ КЛИЕНТУ
Оторвать один экземпляр счета, чтобы отдать клиенту.
Выбить чек по сумме документа (или приходно-кассовый ордер при просьбе клиента)
Прикрепить кассовый чек или приходный кассовый ордер степлером к левому верхнему углу формы 3-Г.
Найти приложения
Копии свидетельства о гос. регистрации
Уведомление о поставке на налоговый учет.
Необязательные приложения к счету:
Лист записи Единого гос. реестра ИП,
ИНН
Вложить в файлик.
Передать клиенту
Посчитать стоимость документов-
Если документы менее 10 суток проживания,
Если документы более 10 суток проживания.
Принять оплату от клиента.
Поблагодарить клиента.
После ухода клиента Заполненную форму 3Г зарегистрировать в «Журнале регистрации счетов формы 3-Г» и в систему бронирований.
Дата
Номер комнаты
ФИО
Номер счета формы 3-Г
Дата и время заезда
Дата и время выезда
Цена за сутки
Количество суток
Сумма
Город откуда гость прибыл
Название организации, где работает
Номер его телефона
Если есть, то проценты и сумма.
ДОКУМЕНТЫ ООО
ВНИМАНИЕ! Мы делаем документы (3-Г+чек+приложения) от имени ИП Валиевой.
В случае, если вас просят оформить документы от ООО, необходимо
Попросить написать все данные для заполнения документов 3-Г.
2. Взять предоплату-15% от стоимости документов.
Договориться, что они заедут вечером, и мы им позвоним, во сколько именно.
Позвонить партнеру
Алексей документы OOO +7-9373-666-333.
5.Сказать: Здравствуйте, Алексей. Меня зовут ____ , гостиница Абсолют. Мы у вас обычно заказываем документы ООО, у нас есть клиенты, которым необходимо к вечеру сделать документы, вы сможете? Вам удобнее по смс или по телефону записать данные? Когда вы сможете их к нам сегодня завезти?
Послать смс Алексею с данными клиента.
7. Рассчитать стоимость для Алексея. У клиента взять 15%, Алексею отдать 10% от суммы документов.
Позвонить клиентам и сказать, во сколько им приехать- на пол часа позже привоза документов от Алексея.
Когда Алексей завезет документы, проверить все данные на 3-Г,есть ли необходимые приложения.
10. Отдать 10% от суммы,
Поблагодарить Алексея.
Когда клиент приедет за документами отдать документы.