Зразок виконання завдань до лабораторної роботи №6.

Практична робота №4

“Робота зі списками. Використання функцій баз даних при розв’язуванні економічних задач”

Мета роботи. У даній роботі студент навчається працювати в невеликих базах даних: виконувати типові операції при роботі з масивами записів, а також використовувати функції для роботи з базами даних.

Зразок виконання завдань до лабораторної роботи №6.

Виконати нижченаведені перетворення таблиці:

Країна	Місто	Вид	Платіж	Дата
Росія	Курськ	Готівка		05.січ
Україна	Київ	Банк		14.січ
Білорусь	Мінськ	Готівка		25.січ
Білорусь	Брест	Банк		09.лют
Росія	Москва	Банк		12.лют
Росія	Курськ	Готівка		20.лют
Україна	Київ	Банк		08.бер
Україна	Київ	Готівка		18.бер
Росія	Москва	Готівка		24.бер
Росія	Москва	Готівка		26.бер
Україна	Львів	Готівка		01.кві
Росія	Курськ	Банк		06.кві
Білорусь	Мінськ	Готівка		08.кві
Білорусь	Брест	Банк		20.кві
Білорусь	Мінськ	Банк		21.кві
Росія	Москва	Готівка		25.кві

1/ Сортування.

· Упорядкувати дані таким чином: Місто – Платіж – Вид.

2/ Фільтрація – Автофільтр.

· Відібрати платежі, що відносяться до Росії за березень.

· Відібрати платежі, що перевищують 95 і відносяться до Москви та Мінська.

3/ Фільтрація – Розширений фільтр.

· Відібрати наявні платежі, що відносяться до квітня, які надійшли з Росії та України і є більше або рівними 120 тис.

4/ Підсумки.

· Зробити підсумки по готівковому та безготівковому розрахунку.

· По кожному з міст знайти суму платежів.

· По кожній з країн знайти суму платежів, число платежів, максимальне значення платежа.

1. Після введення даних нам може знадобитися впорядкувати їх. Процес упорядкування записів у базі даних називається сортуванням. Порядок сортування записів визначається конкретним завданням.

Команда Данные - Сортировка встановлює порядок рядків у таблиці відповідно до вмісту конкретних стовбців.

Сортування за зростанням передбачає такий порядок:

· числа;

· текст, включаючи текст із числами (поштові індекси, номери автомашин);

· логічні значення;

· значення помилок;

· порожні комірки.

Можна також сортувати у зворотному порядку. Порожні комірки завжди розташовуються в кінці списку.

Під час сортування за зростанням текстові дані впорядковуються за абеткою від А до Я. Числові дані впорядковуються за зростанням значень від мінімального до максимального. Дати впорядковуються від найбільш ранньої дати до найбільш пізньої. У разі вибору перемикача по убыванию порядок сортування змінюється на протилежний.

Отже, виконуємо сортування. Упорядковуємою дані таким чином: Місто – Платіж – Вид. Для цього використовуємо команду Данные - Сортировка, відкривається вікно Сортировка диапазона, що дає можливість вказати поля для сортування і визначити критерій сортування. За допомогою списку, що розкривається, Сортировать по ми можете вибрати стовпець для сортування. Порядок сортування встановлюється перемикачами по возрастанию чи по убыванию.

Заповнюю таким чином:

· Сортировать по – Місто;

· Затем по – Платіж;

· В последнюю очередь, по – Вид.

Це матиме такий вигляд:

Натискую ОК і отримую результат:

Вікно Сортировка диапазона містить кнопку Параметры, в результаті натискання якої відкривається вікно Параметры сортировки.

За допомогою цього вікна можна:

· Визначити користувацький порядок сортування для стовпця, зазначеного в списку, що розкривається, Сортировать по;

· Зробити сортування сприйнятливим щодо використання великих і малих літер;

· Змінити напрямок сортування (замість сортування згори донизу встановити сортування зліва направо).

2. Фільтрація списку дає можливість знаходити й відбирати для обробки частину записів у списку, таблиці, без даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять певне значення чи відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими.

Активізуємо таблицю. Виконуємо команду Данные-Фильтр-Автофильтр. Біля назв полів з’являються кнопки розкриття списків. Натискуємо кнопку біля слова Країна, у списку, який відкрився, вибіраємо Росія. Потім натискуємо кнопку розкриття списку біля слова Дата, вибірамо пункт Условие ... З’являється вікно Пользовательский автофильтр, у якому робимо відповідні установки, як на рисунку.

Результат буде таким:

Щоб відібрати платежі, що відносяться до Москви та Мінська робимо так, як на рисунку.

Результат буде таким:

Потім знову використовуємо Пользовательский автофильтр, щоб відібрати платежі, що перевищують 95.

Результат буде таким:

3. В Excel для фільтрації даних також використовується команда Расширенный фильтр. На відміну від Автофильтра, де критерії заносяться під час ро-боти фільтра, Расширенный фильтр може працювати тільки тоді, коли критеріїї для пошуку даних попередньо створені користувачем і занесені у визначе-ний діапазон комірок таблиці. Цей діапазон бажано розмістити над списком і він має бути відокремленим від списку щонайменше одним порожнім рядком.

Для використання команди виконуємо такі дії:

· активізуємо базу даних;

· Данные-Фильтр- Расширенный фильтр;

· вводимо відповідні дані.

Виконуючи дану команду, ми отримуємо слідуючий результат:

4. Автоматичне підбиття підсумків – це зручний спосіб швидкого узагальнення та аналізу даних у електронній таблиці. Для того, щоб мати можливість автоматично робити загальні і проміжні підсумки, дані у таблиці повинні бути організовані у вигляді списку чи бази даних.

Перед обчисленням проміжних підсумків потрібно виконати сортування потим стовпчикам, по яким будуть виконуватися підсумки, для того, щоб усі записи з однаковими полями цих стовпчиків попали в одну групу.

При підведенні підсумків Excel автоматично створює формулу, додає рядок або рядки для запису проміжних піжсумків і підставляє адреси комірок даних. Значення загальних і проміжних результатів перераховуються автоматично при кожній зміні детальних даних.

При підбитті проміжних підсумків автоматично можуть бути обчисленні: Сумма, Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток, Кількість чисел та інші статистичні показники.

Для автоматичного підбиття підсумків потрібно виконати наступну послідовність дій:

· відсортувати список по стовпчику, для якого потрібно виконати проміжні підсумки;

· виділити яку-небудь комірку таблиці (активізуємо таблицю);

· вводимо команду меню Данные – Итоги;

· у діалоговому вікні Промежуточные итоги зі списку При каждом изменении в:вибрати стовпчик, що містить групу, по якій потрібно підвести підсумки. Це повинен бути той стовпчик, по якому проводилося сортування списку;

· зі списку Операція вибрати функцію, потрібну для підбиття підсумків, наприклад Сумма;

· у списку Добавить итоги по: вибрати стовпчики, що містять дані, по яким потрібно підбити підсумки.

Щоб зробити підсумки по готівковому та безготівковому розрахунку виконуємо попереднє сортування по полю Вид. Далі вводимо команду меню Данные – Итоги, у вікні Промежуточные итогиробимо потрібні установки, як на рисунку.

Натискуємо кнопку ОК і одержуємо результат:

Знайдемо тепер по кожному з міст суму платежів.

Далі знаходимо по кожній з країн суму платежів, число платежів, максимальне значення платежа.