Глава 1 историография и источники

Источниковую базу курсовой работы составили законодательные акты Республики Беларусь и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок документирования и оформления документационного обеспечения управления, а также отдельные нормативно- правовые акты Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь.

Действующая Конституция Республики Беларусь 1994 года является главным, основным законом государства. На ее основе формируется вся система текущего законодательства, в ней определяется компетенция государственных органов. Конституция воздействует на развитие правовой системы, определяет правотворческую компетенцию государственных органов, в ней определяются как объекты, так и границы правового регулирования. В Конституции закрепляются виды нормативных актов и их соподчиненность

[13].

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Республики Беларусь от 4 октября 2004 г. № 482, от 12 января 2007 г. № 23 регламентирует вопросы использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь [29].

Указ Президента Республики Беларусь от 2 марта 2011 г. № 95 «О некоторых вопросах сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности» издан в целях дальнейшего совершенствования порядка сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности и в целом направлен на упорядочение процессов введения государственными органами новых форм отчетности и запросов различной информации [43].

Закон Республики Беларусь от 18 июня 1993 г. № 2435-XII «О здравоохранении», действующий сегодня в редакции Закона Республики Беларусь от 16.06.2014 № 164-3 [21].

Новыми изменениями и дополнениями уточнены основные термины, применяемые в Законе, а также введены некоторые новые. Уточнена и сфера действия Закона - он распространяется на государственные органы, природоохранные организации, другие организации.

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-3 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (в ред. Закона Республики Беларусь 2 июля 2009 г. № 31-3) определяет нормативный правовой акт (далее - НПА) как официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение [24].

Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными Законами Республики Беларусь от 19 июля 2006 г. № 150-3, от 9 июля 2007 г. № 247-3, от 28 декабря 2009 г. № 78-3, определяет правовое регулирование, порядок использования и описание государственных символов Республики Беларусь, установленных Конституцией Республики Беларусь [20].

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» устанавливает правовые основы применения электронных документов и правовые условия использования в них электронной цифровой подписи, при соблюдении которых такая подпись является равнозначной собственноручной подписи на документе, составленном на бумажном носителе. Кроме того, этот законодательный акт определяет и основные требования, предъявляемые к электронным документам, определяет электронный документ как документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Данный нормативно-правовой акт указывает на одно из самых серьезных отличий электронного документа от обычного - оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу [30].

Регулирование общественных отношений, возникающих при поиске, получении, передаче, сборе, обработке, накоплении, хранении, распространении и (или) предоставлении информации, а также пользовании информацией; создании и использовании информационных технологий, информационных систем и информационных сетей, формировании информационных ресурсов, а также организации и обеспечения защиты информации осуществляет Закон Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» от 10.11.2008 № 455-3 [9].

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, по организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством в Республике Беларусь [27].

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 декабря 2008 г. № 2010 [53].

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень) определяет сроки хранения документов [44].

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы [10].

Организационно-правовые и делопроизводственные аспекты рассмотрены в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3 [29].

Государственный стандарт СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 18, устанавливает определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины и их определения, закрепленные в СТБ 2059-2013, рекомендуются для применения в документации всех видов, учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе, входящих в сферу работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ [6].

Необходимость планирования жизненного цикла электронных документов при проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение этих документов предписывается требованием СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» [8]. Согласно этому стандарту документы в электронном виде, создаваемые в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации, или в соответствии с требованиями унифицированной системы документации, должны быть оформлены согласно действующим нормативным правовым актам, определяющим порядок оформления данных видов документов [42].

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам [45].

Кроме того, источниками для написания дипломной работы явились следующие локальные нормативные акты общества с дополнительной ответственностью «Лунная Соната»:

- Устав общества с дополнительной ответственностью «Лунная Соната» определяющий состав, местонахождение, компетенцию, цели и виды деятельности, орган управления учреждением и др. [46];

- Штатное расписание общества с дополнительной ответственностью «Лунная Соната» на 2016 год - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в учреждении [5].

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,

набавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание учреждения, согласно Уставу подлежит согласованию с вышестоящим органов и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. В учреждении согласно штатному расписанию 46 должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75) [48];

Правила внутреннего трудового распорядка ОДО «Лунная Соната» регламентируют определенные действия в сфере трудовых отношений и состоят из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины;

- должностные инструкции сотрудников - организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности;

- приказы директора ОДО «Лунная Соната» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ В ОДО «ЛУННАЯ СОНАТА»

2.1 История, структура и деятельность общества с дополнительной ответственностью «Лунная Соната»

2.2 Документационное обеспечение управления (ДОУ) в ОДО «Лунная Соната»

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации,, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления - (служба ДОУ) [10].

Приказом директора функции службы ДОУ в обществе возложены на отдельного сотрудника - секретаря, а также включены в круг обязанностей руководителей структурных подразделений.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в обществе, их сохранность, возложена на директора, в структурных подразделения учреждения - на руководителей этих подразделений.

Сотрудники общества ознакомлены с установленным порядком работы с документами в учреждении [10].

Задачи, функции службы ДОУ определены и закреплены в должностных инструкциях секретарю и заведующим структурными подразделениями, участвующим в делопроизводственном обслуживании общества [11].

Основными задачами секретаря, как лица, обеспечивающего документационное обеспечение управления в организации, являются: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота; унификация форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в учреждении, его структурных подразделениях.

Функции секретаря включают:

технологические: первоначальная обработка входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам учреждения; набор текста на компьютере; оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке;

организационные: подготовка к докладу главному врачу поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов главным врачом учреждения; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

контрольные: контроль за правильностью оформления исходящих и внутренних документов, представляемых на подпись главному врачу; контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование главного врача по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

методические: разработку номенклатуры дел учреждения, инструкции по делопроизводству, табеля и альбома унифицированных форм документов; проведение консультирования по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

В обществе вопросы документационного обеспечения управления, регламентированы Инструкцией по делопроизводству в ОДО «Лунная Соната» (далее - Инструкция). Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами. Инструкция по делопроизводству учреждения согласована с вышестоящей организацией и утверждена приказом главного врача, т.к. учреждение не является источниками комплектования государственных архивов [10]. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников учреждения. Инструкция разработана с целью совершенствования

документационного обеспечения деятельности общества, унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними. [11].

Инструкция состоит из 4 разделов, 18 глав и 17 приложений и отражает весь процесс документирования, технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения'.

Общий раздел устанавливает область распространения инструкции по документационному обеспечению, указывает цели и причины ее издания, основания разработки инструкции.

Второй раздел «Подготовка и оформление документов» содержит главы:

Документирование управленческой деятельности

Виды бланков учреждения и порядок их использования

Правила подготовки и оформление документов

Требования к текстам документов

Оформление отдельных видов документов

Третий раздел «Организация документооборота, регистрация и контроль исполнения документов» включает следующие главы: Порядок прохождения входящих документов Порядок прохождения исходящих документов Порядок прохождения внутренних документов Контроль исполнения документов Работа исполнителя с документами

Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом ограниченного доступа

Раздел «Хранение документов» имеет главы: Составление номенклатуры дел Формирование дел Оперативное хранение дел Экспертиза ценности документов Оформление дел и составление описей дел Передача дел на архивное хранение.

Следует отметить, что в Инструкции в соответствующих разделах и главах регламентированы вопросы работы с кадровой документацией: от составления и оформления до формирования в дела и хранения, оговорены особенности визирования кадровой документации, определен круг должностных лиц, обязанных согласовывать определенные кадровые документы.

Также в инструкции отражены вопросы применения средств автоматизации в процессах подготовки, регистрации, учета, контроля исполнения документов, выполнения других документационных работ. Закреплена автоматизация отдельных направлений работы с документами (кадрового делопроизводства, статистического учета, регистрации входящих и исходящих документов).

Документационное обеспечение кадровой службы осуществляется старшим инспектором по кадрам, в ведении которого находятся вопросы по оформлению и хранению личных дел, издание приказов по личному составу, подготовка организационных документов и т. д.

Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом [16].

Одной из наиболее важных функций кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Документирование трудовых правоотношений позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют, чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности). Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, в соответствии с законодательными и нормативными актами, инструкциями.

В обществе сформирована достаточная база нормативных документов, установлена электронная справочная система по законодательству Республики Беларусь ЭКСПЕРТ, регулярно осуществляется подписка на специализированные периодические издания.

Документы, которые ежедневно держит у себя под рукой работник кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. В блоке "Документы по трудовому праву и охране труда" можно отметить три нормативных правовых акта:

Трудовой кодекс Республики Беларусь. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой

организации. Нормы Трудового кодекса Республики Беларусь регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-3 «Об информации, информатизации и защите информации» (Принят Палатой Представителей 9 октября 2008 г., одобрен Советом Республики 22 октября 2008 г.). На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников, решается вопрос о том, каким образом обрабатывается и где хранится информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

К следующей группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами:

Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации, и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет, и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно- распорядительные документы: приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работает сотрудник кадровой службы.

Рекомендации, содержащиеся в нормативно-методических документах упрощают работу с документами.

Кроме выше перечисленных нормативно-правовых актов, важное место занимают локальные нормативные акты. В ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь содержится определение локальных нормативных актов. Локальные нормативные акты - это коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя. К числу локальных нормативных актов относятся штатное расписание, должностные инструкции работников, графики работ (сменности), графики отпусков, положения и инструкции по охране труда и технике безопасности и другие локальные нормативные акты по вопросам труда (ч. 1 ст. 194 ТК), относящиеся, в свою очередь к организационным документам и регулирующие трудовые и связанные с ними отношения.

При приеме на работу каждый работник учреждения ознакамливается с правилами внутреннего трудового распорядка под подпись.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, соответствующие выпуски Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД), утверждаемые Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования, взаимоотношения.

Должностная инструкция составляется по каждой должности учреждения, носит обезличенный характер. Сотрудник под подпись знакомиться при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

На основании должностных инструкций разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом. В учреждении его утверждение осуществляется ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников учреждения.

Приказы главного врача учреждения по личному составу составляют наиболее значимую группу документов, так как содержат информацию, которая касается каждого работника организации.

Составление и оформление приказов по личному составу регламентируется нормативными и методическими документами. Основным нормативным актом является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Кроме Инструкции при подготовке и оформлении приказов по личному составу необходимо руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:

Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38.2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [45];

Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 №41;

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 [13].

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности учреждения.

Приказы по личному составу оформляются в строгом соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь:

при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с...по...), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

при увольнении - основание и причина увольнения (конкретная статья Трудового кодекса Республики Беларусь), указание на период, за который использован трудовой отпуск [43];

при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается распорядительным словом, точно обозначающим предписываемое действие: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. [13].

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например, «О приеме на работу Яковлева И.А.».

Если приказ содержит два пункта и более по одному и тому же вопросу, то есть касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются [12]. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «О поощрении» и т.п.

В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержит обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу присутствует виза ознакомления, содержащая слова: «С приказом ознакомлен:» и подпись, расшифровку подписи, дату.

Приказы по личному составу визируются старшим инспектором по кадрам и главного врачами тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом учреждения.

Главным бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются директором учреждения, а в его отсутствие - заместителем директора по общим вопросамчасти, курирующим эти вопросы, в соответствии с Уставом ОДО «Лунная Соната»[46].

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела старшим инспектором по кадрам.

Основания к приказам образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому согласно п. 10 Инструкции во внутренней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение [39, с. 41].

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа о приеме на работу. В связи с этим при включении дополнения в личное дело в нем заполняется только строка «Фамилия, имя, отчество», остальные строки и графы заполняются в процессе ведения личного дела.

Личный листок по учету кадров является одним из базовых документов личного дела. Личный листок представлен в виде анкеты - формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Личный листок заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Под личным документом понимается официальный документ, который удостоверяет личность человека и (или) его права, обязанности, служебное либо общественное положение, а также может содержать другие сведения биографического характера (ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции, к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

Важным вопросом является и порядок хранения кадровой документации. Личные карточки работников (в том числе временных работников), личные дела, журналы учета личных дел и личных карточек хранятся 75 лет. Срок хранения журналов учета трудовых договоров, контрактов и приходно- расходных книг по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года. Книги учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и книги регистрации расписок в получении трудовых книжек хранятся 50 лет [41].

Это свидетельствует, что среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода, поскольку она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации.

Сохранность документов в процессе документооборота обеспечивается регистрацией их в специальных регистрах. Регистрами выступать карточки, книги, реестры, сопроводительные ярлыки и т.п. Регистрации подлежат все документы, связанные с материальной ответственностью.

Хранение документов осуществляется в специально отведенной закрывающейся комнате, оборудованной полками. Документы хранятся в папках и пачках.

Приказом по учреждению ограничен круг лиц, имеющих доступ к документам.

Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела (тома или папки) для их дальнейшего хранения в архивах бухгалтерии.

В одно дело формируются однородные первичные документы, содержащие обычно до 250 листов, при толщине не более 4 см. С делами такого объема удобно работать в дальнейшем: они не рассыпаются и хранятся дольше.

По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно- распорядительная документация подлежат передаче на архивное хранение.

Сложившаяся практика вызывает необходимость организации оперативного и архивного хранения документов.

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельности регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21 [34].

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.

Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.

Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется законодательством.

Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом главному врачу юридического лица (индивидуальному предпринимателю).

В учреждении за регистрацию входящих документов, правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции главного врача. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обращается к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ [17, с. 26]. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.

Контроль исполнения входящих документов в учреждении осуществляется следующим образом:

при поступлении документа в учреждение, после первичной обработки секретарь регистрирует документы;

затем передает документы на рассмотрение директору; директор проставляет визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения и возвращает документы секретарю;

секретарь проставляет в журнале учета" входящих документов в графе срок исполнения букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставится и на документе;

копия документа направляется исполнителю;

оригинал помещается в папку контроля и находится там до снятия с контроля, т.е. полного исполнения;

затем дата контроля записывается в электронный органайзер с фиксацией срока исполнения и указанием время напоминания за три дня до истечения срока исполнения;

секретарь делает напоминание исполнителю за 3 три дня до истечения срока исполнения документа;

в установленный срок исполненный документ поступает к секретарю; после проверки секретарем правильности оформления, документ передается на подпись директору;

подписанный документ секретарь готовит к отправке, проставляет регистрационный номер и дату документа, и ссылку на регистрационный номер и дату документа, а также проставляет номер дела, в котором будет храниться документ;

на последнем этапе документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться.

В учреждении секретарем ежеквартально осуществляется анализ документов и обобщение данных о состоянии исполнения по установленной форме.

Система контроля с использованием электронных средств вполне себя оправдывает, но существует опасность утери данных в случае выхода из строя компьютера.

Кроме контроля своевременности исполнения секретарь осуществляет контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста.

Основными задачами контроля за исполнением документов являются: • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов;

Обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству.

Контрольный массив в программе «Секретарь» организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы классифицируются по срокам исполнения (по дням месяца, а также на' более длительные Сроки исполнения), возможна классификация по исполнителю.

В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Необходимо сказать, что на практике в работе учреждения основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Аналитическая работа позволяет говорить о довольно высоком уровне исполнительской дисциплины.

Однако учитывая, что контрольную деятельность осуществляет практически один секретарь, установка в учреждении локальной сети позволила бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, и в итоге, поддерживать на уровне исполнительскую дисциплину и повышать эффективность управленческой деятельности в целом.

После исполнения документы определенное время находятся в оперативном хранении. Для осуществления быстрого поиска документной информации, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел [16, с. 151]. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Составлению номенклатур дел в учреждении предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации [1, с. 27]. Номенклатура дел учреждения составляется секретарем на основании Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения и номенклатур за прошлые года; по сути, осуществляется актуализация («подновление») ранее действовавших номенклатур.

В номенклатуру дел включены заголовки дел, отражающие все документальные участки работы учреждения.

Названиями разделов номенклатуры дел учреждения являются названия структурных подразделений и служб.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года - указывается количество дел.

В графе 4 указывается срок хранения дела, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел,

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.

Номенклатура дел утверждается главным врачом, и раз в 5 лет согласовывается с вышестоящей организацией.

Номенклатура дел оформлена следующим образом:

В левом углу пишется наименование учреждения, ниже пишется наименование вида документа, и на какой год составляется номенклатура.

Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, место издания.

В правом верхнем углу проставлен гриф утверждения.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования, включающий проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения [16, с. 161]. Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке ЭЦД их уничтожение запрещается.

В учреждении приказом главного врача от 21.09.2013 № 300 «О создании экспертной комиссии» создана постоянно действующая экспертная комиссия и на основании типового положения об экспертной комиссии разработано и введено в действие Положение об экспертной комиссии ГУО «Республиканский центр повышения квалификации»».

Первая глава положения об экспертной комиссии содержит общие положения, куда входят основные понятия работы комиссии.

Вторая глава положения содержит функции экспертной комиссии.

Третья глава посвящена правам экспертной комиссии.

Заключительная глава освещает вопросы организации работы экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению, позволяет структурировать и упорядочить архивную документацию, а также освободить пространство для оперативного хранения документов других категорий.

Таким образом можно говорить о том, что порядок работы с документации в учреждении достаточно регламентирован в отношении организационно-распорядительной документации, но в меньшей степени освещены вопросы создания и организации работы с плановой и отчетной документацией, финансовой и бухгалтерской.

Следует также отметить, что внесенные в Инструкцию изменения еще не в полном объеме реализовываются в структурных подразделениях учреждения, что обусловлено недостаточностью акцентирования внимания сотрудников, отвечающих за делопроизводство на изменениях в данной сфере деятельности.

Увеличение документооборота, которое отмечается в последнее время, обусловлено расширением круга вопросов, входящих в компетенцию учреждения, увеличением количества документов, поступающих из вышестоящих организаций, требующих подготовки письменных ответов; запросами однотипного характера, запрашиваемые разными организациями и дублирующиеся через вышестоящие организации.

Все это можно отнести к внешним условиям функционирования организации, на которые само учреждение влиять не может, в том числе: изменения в законодательстве, возрастание объема поручений, поступающих от органов государственного управления, изменения в системе ведомственной и статистической отчетности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Если работники придерживаются требований стандартов к деловым документам, то обмен информацией становится более эффективным и учреждения демонстрируют высокую управленческую культуру.

Задачи документационного обеспечения управления должны решаться комплексно и включать систему мер направленных на совершенствование составления оформления и обработки организационно-распорядительных документов.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами внутри организации. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие организации.

Специалистами в области документационного обеспечения управления не раз отмечалась важность и насущная необходимость в построении и поддержании эффективной системы информационно-документационного обмена внутри организации. Прозрачность и законность делопроизводственных операций не только упрощает управленческий процесс и позволяет реализовать уставные функции, снижает возможность налоговых рисков, но и формирует положительный имидж организации. В связи с этим можно отметить, что деятельность специалистов в области работы с документами по построению юридически значимого документооборота в рамках организации представляется выгодной с нескольких позиций: экономической, управленческой, ретроспективной и др.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, устав, справка и другие имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организована по определенным правилам.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и др. факторов.

В ходе проведенного исследования изучены ключевые этапы работы с документами в учреждении.

Анализ ошибок в оформлении документов и в организации работы с ними в учреждении позволил разработать ряд мер организационного, технического характера:

1. Введение дополнительно в состав службы ДОУ сотрудников, имеющих профильное образование.

3. Автоматизация всех процессов документационного обеспечения и установка локальной сети.

4. Создание условий для работы архива.

5. В целях поддержания в актуальном состоянии профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников, имеющих отношение к процессам документирования и работе с документами, периодически проведение обучающих семинаров с привлечением как сторонних специалистов, так и коллег из ведомственных учреждений для обмена опытом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Белая, Т.М. Методика составления и применение примерной номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2007. - № 4. С.27.

2. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004. - С. 172.

3. Вальчук Э.А., Гулицкая Н.И., Царук Ф.П. Основы организационно- методической службы и статистического анализа в здравоохранении Минск: БелМАПО, 2006. - 480 с.

4. Григорьев, В. Штатное расписание и его содержание / В. Григорьев // Секретарское дело. - 2010. - № 9. - С. 15-18.

5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 утвержден и введен в действие с 1 сентября 2013 г.

6. Зикрацкий С. Анализ Закона «Об информации, информатизации и защите информации». /С. Зикрацкий // Секретарское дело. - 2009. - № 3. - С 12- 16.

7. Конституция Республики Беларусь 1994 года: с изм. и доп., принятыми на респ. референдумах 24 ноября 1996 года и 17 октября 2004 года. - 9-е изд., стер. - Мн.: Нкц. центр правовой информации РБ, 2013. - 63 с.

8. Кузнецова Т. В. Введение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря// Секретарское дело. 2007. № 4. С.24.

9. Кузнецова, Т.В. /Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, JI.B. Санкина, Т.А. Быкова [и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 357 с.

10. О государственных символах Республики Беларусь: Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года № 301-3 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

11. О некоторых вопросах сбора информации, не содержащейся в государственной статистической отчетности: Указ Президента Республики Беларусь от 2 марта 2011 г. № 95 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

12. О нормативных правовых актах Республики Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 10 янв. 2000 г. № 361-3: в ред. Закона Респ. Беларусь от 2 июля 2009 г. № 31-3 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

13. О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Респ. Беларусь: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 февр. 1993 г. № 100: с изм.и доп. текст по состоянию на 23 дек. 2008 г. № 2010 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

14. Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь от 25 нояб. 2011 г. № 323-3 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

15. Об обращениях граждан и юридических лиц Закон Респ. Беларусь // Консультант Плюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр».

16. Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357: с изм. и доп., текст по состоянию на 12 янв. 2007 г. № 23 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

17. Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон Респ. Беларусь от 28 дек. 2009 г. № 113-3 // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

18. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием

сроков хранения: утв. постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140. // Эталон - Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. - Минск, 2015.

19. Рыбаков А.Е., «Отдел кадров» № 10 (69), октябрь 2006

20. Рыбаков, А.Е. Ведение делопроизводства по обращениям граждан / А.Е. Рыбаков // Отдел кадров. - 2006. - № 7. - С. 41-46.

21. Рыбаков, А.Е. Ведение делопроизводства по обращениям граждан / А.Е. Рыбаков // Отдел кадров. - 2006. - № 8. - С. 58-62.

22. Сокол, О. Порядок хранения кадровой документации / О. Сокол // Секретарское дело. - 2010. - № 6. - С. 17

23. Сукач А. Правила составления и оформления документов, пересылаемых посредством электронной почты// Секретарское дело. - 2010. - № 9. - С. 79

24. Сукач, А. Порядок составления и оформления документов при приеме на работу / А. Сукач // Секретарское дело. - 2010. - № 6. - С. 22-30.