Charakterystyka metodyki Prince 2

Historia Prince2................................................................................4

Charakterystyka metodyki Prince2................................................5

Pryncypia Prince2............................................................................6

3. Struktura Projektu Prince2…………………………….…….…..9

Etapy (procesy)...............................................................................10

Elementy.........................................................................................16

Techniki..........................................................................................19

4. Porównanie bramka-etap oraz Prince2………………….……....20
4.1. Mocne i słabe strony Prince2…………………………….…….....23

Podsumowanie......................................................................................25

Wstęp

Obecny świat nieustannie dąży do przodu, wszystko się rozwija w jakiś sposób w jakąmś stronę. Nowe technologie, rozwiązania wszystko musi zacząć się od czegoś. Oczywiście napierw idzie pomysł – to jest nasz początek, zanim idzie wdrażanie naszej idei w rzeczywistość, na to potrzebujemy określoną ilość czasu, to wszystko jest powiązane między sobą i nazywa się projektem.Z projektami mamy do czynienia codziennie, gdyż projekty to sposób na osiągnięcie zamierzonych celów. Projekt realizujemy budując dom, wprowadzając nowy produkt na rynek lub otwierając nowy oddział firmy. Bez względu na to, czy są to duże przedsięwzięcia, czy też złożone operacje, projekt to wysiłek podejmowany z myślą o realizacji celu w ograniczonym czasie i przy skończonych zasobach.Aby poprawnie zarządzać projektami, trzeba mieć odpowiednią wiedzę oraz stosować określone metody. Rozpoczynając prace nad projektem, zwykle nadchodzi taki moment, kiedy trzeba zdecydować, którą metodykę wybrać.Metodyka jest pojęciem szeroko rozumianym. W tym kontekście metodyka to ogół zasad, które nakreślają w jaki sposób wykonać daną czynność.Obecnie istnieje dużo metod z których można korzystać, na przykład: PMBOK, TenStep, Prince2 itd., właśnie niniesjsza praca jest poświęcona Prince2.

PRINCE2 – to uniwersalna metodyka zarządzania projektami oparta na pozytywnych i negatywnych doświadczeniach uzyskanych przez kierowników projektów. Zastosować ją można do zarządzania projektami wszelkiego rodzaju i dowolnej wielkości.

Celem zasadniczym niniejszej pracy jest przedstawienie ogólnej charakterystyki metody zarządzania projektami - Prince2, zapoznanie się z historią, procesami i elementami oraz porównanie z inną metodą. Przedstawiona praca składa się ze wstępu, częśći merytorycznej(rozdziały I, II, III, IV), podsumowania i aneksu bibliograficznego.

W pierwszym rozdziale niniejszej pracy zwrócono uwagę na historię metody Prince2, omówiono pojawienie się oraz udoskonalenie, pochodzenie nazwy, popularność w świecie, a także dziedziny w których sprawdza się najlepiej.W drugim rozdziale zostały poruszone zagadnienia związane z charakterystyką metody oraz pryncypie.W trzecim rozdiale skupiono uwagę bardziej na strukturze Prince2, procesy i elementy z których się składa, techniki. Kolejny rozdziale polega na porównaniu bramki-etap a Prince2 oraz zostały opisane mocne i słabe strony metody.

Historia Prince2

PRINCE2 bierze swój początek od opracowanego w połowie lat siedemdziesiątych standardu pod nazwą PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique). Dzięki jego rozwinięciu przez menedżerów ds. projektów związanych wcześniej z koncernem IBM, powstał PROMPT II opublikowany w 1979 r. przez brytyjską agendę rządową Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Wzbogacona wersja metodyki pojawiła się w 1989 r. jako standard PRINCE (Projects in Controlled Environments), który także doczekał się swojego udoskonalenia. Opublikowany po raz pierwszy w 1996 r. PRINCE2 zaczął wkrótce być stosowany także poza obszarem IT jako ogólna metodyka zarządzania projektami.

PRINCE2 świetnie sprawdza się w projektach informatycznych, w których powstaje konkretny produkt (stworzenie dedykowanego lub wdrożenie istniejącego oprogramowania) lub takie, w których jest kilku dostawców IT. Dzięki swojemu ustandaryzowaniu bardzo dobrze sprawdza się także w projektach, które wymagają formalności i dokładnej dokumentacji (np. projekty finansowane z dotacji unijnych).

Nazwa PRINCE2 to akronim pochodzący od terminu PRoject IN Controlled Environments, który można przetłumaczyć jako Projekty w środowisku sterowanym. Z kolei cyfra 2 oznacza, że jest to druga, ulepszona wersja tej metodyki.

PRINCE2 szybko zdobywał popularność i stał się standardem de facto w Wielkiej Brytanii. Zyskuje też coraz szersze uznanie na całym świecie stanowiąc główną alternatywę (nie wykluczającą) dla metodyki PMBoK instytutu PMI. Duże zmiany zostały opublikowane w 2005 r. przez Office for Government Commerce(OGC) – następcę CCTA. W 2009 roku została opublikowana nowa, aktualnie obowiązująca wersja.[2] Prawa do metodyki posiada Cabinet Office - Kancelaria Premiera Wielkiej Brytanii.

Od 2013 roku prawa właścicielskie należą do Brytyjskie spółki join-venture AXELOS. Inne organizacje takie jak APMG, EXIN i PeopleCert mają status Centrów Egzaminacyjnych, odpowiedzialnych za organizację i nadzorowanie egzaminów w imieniu i na rzecz AXELOS.
PRINCE2 stanowi obecnie główną alternatywę dla amerykańskiej metodyki PMBOK(Project Management Body of Knowledge) promowanej przez Project Management Institute (PMI). W Polsce PRINCE2 wciąż jest metodyką nową, o czym świadczą liczby ukazane na wykresie. Zaskakujące może być to, że jedynie 3676 Polaków posiada certyfikat PRINCE2 Practitoner.[1]

Źródło: http://4pm.pl/artykuly/prince2-pl

Charakterystyka metodyki Prince 2

Metodyka Prince 2 opiera się na kilku żelaznych zasadach, które odpowiadają na pytania, w jakim celu realizowany jest projekt i co będzie jego efektem. Działa na ośmiu etapach realizacji projektu. Procesem pierwszym jest przygotowanie założeń projektu, drugim planowanie mające doprowadzić do inicjowania projektu, trzeciego z procesów. Kolejne etapy takie jak strategiczne zarządzanie projektem, sterowanie etapem, zarządzanie wytwarzaniem produktu, zarządzanie zakresem etapu, mają na celu kontrolowanie przebiegu projektu, dobór odpowiednich narzędzi i tworzenie odpowiedniego produktu. Zamykanie projektu to ostatnia faza będąca zwieńczeniem wysiłków osób odpowiedzialnych za projekt oraz dostarcza produkty do klienta. W stosowaniu metodyki bardzo ważną rolę odgrywa gromadzenie dokumentacji zarządczej i specjalistycznej. Istotne są także pytania, kto w zespole projektowym będzie odpowiedzialny za poszczególne elementy i etapy, jakie narzędzia będą wykorzystywane i jaki jest zasób środków.

W dzisiejszej rzeczywistości nie ma ograniczeń, korzystania z tej metodyki. Prawo do posługiwania się nią jest bezpłatne, jednak aby dobrze wykorzystywać jej możliwości można przejść szkolenie i uzyskać certyfikat. Dokument można zdobyć zdając egzamin, który od niedawna przeprowadzany jest również w języku polskim. Metodykę Prince 2 wykorzystują z powodzeniem wielkie korporacje, małe lokalne firmy, agencje rządowe i administracyjne na całym świecie. Dzięki rozbudowanym narzędziom, metoda ta, znacznie ułatwia realizację projektów. Daje możliwość prowadzenia poszczególnych etapów krok po kroku, a dzięki elastyczności pozwala na korygowanie i wprowadzanie zmian w planie tak, aby w pełni wykorzystać możliwości. Minimalizuje także ryzyko niepowodzenia. Umożliwia prowadzenie skomplikowanych, jak i prostych projektów.[2]

Mimo wielu powielanych mitów PRINCE2 wcale nie jest przeznaczony wyłącznie do zarządzania dużymi projektami. Co prawda metodyka ta wywodzi się z pracy nad projektami administracji państwowej i jest mylnie kojarzona ze zbyt dużą biurokratyzacją i poziomem formalności, ale w rzeczywistości jest uniwersalna.

Standard PRINCE2 skupia się na pracy Kierownika Projektu, kierowników poszczególnych zespołów zarządzania projektem, a także członków kadry kierowniczej wyższego szczebla związanych z procesami decyzyjnymi w ramach projektu. Jest to w rzeczywistości zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami informatycznymi w Wielkiej Brytanii, który znalazł szerokie zastosowanie także w Holandii i Australii. Dzięki rozwojowi PRINCE2 w tych trzech ośrodkach, badania nad tą metodyką prowadzone są obecnie w ponad pięćdziesięciu krajach na całym świecie. Niedawno otwarte zostało biuro w Chinach, co było odpowiedzią na rosnące zainteresowanie PRINCE2 w tym kraju oraz innych ośrodkach Dalekiego Wschodu.

Pryncypia Prince 2

Czym są pryncypia w PRINCE2? Pryncypia topodstawowe zasady metodyki albo inaczej jej dobre praktyki. Mówią nam o tym, czy projekt zarządzany jest zgodnie z metodyką. Jeżeli któraś z nich nie jest spełniona – nie możemy wtedy powiedzieć, że prowadzimy projekt zgodnie z PRINCE2.

Do siedmiu pryncypiów należą:[3]

· ciągła zasadność biznesowa

· korzystanie z doświadczeń

· zdefiniowane role i obowiązki

· zarządzanie etapowe

· zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

· koncentracja na produktach

· dostosowanie do warunków projektu

Ciągła zasadność biznesowa

Projekt musi się wykazywać ciągłą zasadnością biznesową i z tego powodu każdy powinien mieć Uzasadnienie Biznesowe. Oznacza to, że decyzja o rozpoczęciu projektu musi być uzasadniona biznesowo z jednoznacznie określonym zwrotem z inwestycji.”[4] Uzasadnienie Biznesowe zawiera szczegółowe informacje składające się na Uzasadnienie Biznesowe. Pokazuje on, dlaczego projekt powinien być realizowany, jego koszt, spodziewane korzyści i uwarunkowania czasowe. Informacje te są też określane mianem zasadności biznesowej projektu. Jako, że Uzasadnienie Biznesowe jest jednym z pierwszych dokumentów tworzonych w projekcie to pomaga ono w unikaniu rozpoczynania projektów, które nie dają istotnych korzyści organizacji. Zasadność biznesowa jest przeglądana w trakcie projektu i ma to miejsce najczęściej na koniec każdego Etapu zarządczego.

Korzystanie z doświadczeń

Zespoły w projektach zarządzanych zgodnie z metodyką PRINCE2 powinny korzystać z doświadczeń z poprzednich projektów. W związku z tym powinny podejmować działania zmierzające do pozyskania takich doświadczeń i wykorzystywania ich we własnym projekcie. każdy projekt jest unikatowy, co oznacza, że w każdym jest zawsze coś nowego. Jest to jedno ze źródeł ryzyka w projekcie. Możemy również powiedzieć, że każdy projekt jest związany z niepewnością, co wymaga uważnej analizy. Wszystko to razem dobitnie pokazuje, dlaczego PRINCE2 kładzie nacisk na to, aby zespoły pozyskiwały doświadczenia z podobnych projektów zrealizowanych w organizacji a jeżeli takowych nie ma to np. od zewnętrznych konsultantów. Dotyczy całego cyklu życia projektu, począwszy od Przygotowania Projektu a skończywszy na Zamykaniu Projektu. Każde doświadczenie pozyskane w trakcie projektu powinno być udokumentowane i udostępnione tak, aby można je było wykorzystać w przyszłych projektach.

Zdefiniowane role i obowiązki

“Metodyka PRINCE2 mówi, że w projekcie powinny być zdefiniowane i uzgodnione role i odpowiedzialności tworzące strukturę organizacyjną angażującą interesariuszy reprezentujących biznes, użytkowników i dostawców.Ważne jest więc, aby struktura zespołu była klarowna ponieważ w przeciwnym razie zarządzanie projektem może się stać niemożliwe.Zgodnie z PRINCE2 projekt ma trzech głównych interesariuszy. Są to Sponsorzy biznesowi, Użytkownicy i Dostawcy.[5]

Zarządzanie etapowe

Dobrym sposobem na realizację dużego projektu lub zadania jest podzielenie go na łatwiej zarządzane fragmenty. W PRINCE2 takie fragmenty noszą nazwę Etapów zarządczych. Projekt realizowany zgodnie z metodyką PRINCE2 jest planowany, monitorowany i sterowany sekwencyjnie, etap po etapie. Etapy zarządcze są oddzielone od siebie punktami decyzyjnymi nazwanymi w PRINCE2 głównymi punktami kontrolnymi Komitetu Sterującego. Na koniec każdego etapu zarządczego Komitet Sterujący przegląda: wyniki etapu, Uzasadnienie Biznesowe i plan następnego etapu, w celu podjęcia decyzji czy można przejść do kolejnego etapu i kontynuować projekt. W każdym projekcie mamy minimum dwa etapy zarządcze. Etap Inicjowania i następujący po nim kolejny Etap Zarządczy, w którym dostarczane są produkty projektu. Proces Zamykanie Projektu jest częścią drugiego (i ostatniego) etapu zarządczego. Projekt realizowany zgodnie z metodyką PRINCE2 jest planowany, monitorowany i sterowany sekwencyjnie, etap po etapie.

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji jest stosowane na każdym poziomie zespołu projektowego do zarządzania poziomem niższym. Niższy poziom zarządzania powinien powiadamiać poziom wyższy tylko w przypadku wystąpienia poważnych zagadnień, prowadzących do przekroczenia tolerancji. W PRINCE2 poważne zagadnienie jest określane terminem „zdarzenia nadzwyczajnego”, co oznacza, że rozważane zagadnienie prowadzi do przekroczenia uzgodnionych tolerancji. W metodyce PRINCE2 zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji jest określane następująco: Projekt zgodny z PRINCE2 ma dla każdego celu zdefiniowane tolerancje określające granice delegowanych uprawnień. W PRINCE2 określa się 6 różnych tolerancji. Są to tolerancje na: czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko, korzyści. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji prowadzi do zbudowania warstwy zarządczej mogącej zarządzać i sterować warstwą niższą, nieangażującej się jednocześnie we wszystkie drobne zagadnienia, jakie pojawiają się w projekcie.

Koncentracja na produktach
Szczegółowy Opis Produktu będzie linią przewodnią dla projektu, pozwoli prawidłowo określić oczekiwania i pomoże w procesie jego dostarczania. Opis Produktu wprowadza do projektu klarowność, jako że zawiera: przeznaczenie produktu, skład, pochodzenie, format, kryteria jakości, metody jakości .Tak przygotowany opis ułatwia również oszacowanie niezbędnych zasobów, powiązań i działań koniecznych do wytworzenia produktu.

Dostosowanie do projektu w danym środowisku
Zarządzanie projektem powinno być dostosowane do wielkości projektu, złożoności, istotności, możliwości, ryzyka i środowiska, w którym jest realizowany. Jeżeli twój projekt jest niewielki jak choćby zaprojektowanie warsztatu dla 10 osób lub bardzo duży w rodzaju budowy elektrowni jądrowej to, chociaż metodyka PRINCE2 może być stosowana w każdym rodzaju projektów to za każdym razem sposób jej wykorzystania powinien być adekwatny do danego projektu.

Cele, jakie przyświecają dopasowaniu to:

· Zapewnienie, że metoda zarządzania projektem odpowiada środowisku, w jakim jest realizowany (środowisko finansowe, regulacje obowiązujące w organizacji).

· Zapewnienie, że elementy sterowania są odpowiednie do jego skali, złożoności, istotności, możliwości i ryzyka (np. jeżeli projekt jest obarczony wieloma ryzykami to zarządzanie ryzykiem może zając sporo czasu)

Prince 2 umożliwia:

· Opracowanie wstępnych założeń projektu zanim zostanie on rozpoczęty

· Używanie zdefiniowanych mechanizmów do delegacji kompetencji i komunikacji

· Dzielenie projektu na mniejsze, łatwe do zarządzania etapy

· Zapewnienie zaangażowania decydentów na każdym etapie, w którym potrzebne jest podejmowanie decyzji

· Generowanie regularnych i zwartych raportów

· Utrzymywanie czasu i częstotliwości narad z zarządem i akcjonariuszami na minimalnym niezbędnym poziomie[6]