Часть 2. Создание базы данных в СУБД MS ACCESS

Часть 1. Основы СУБД MS Access

Краткие сведения

СУБД Access 2003 использует реляционнуюмодель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

СУБД Access 2003 позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблицыслужат для хранения данных в определенной структуре. Таблицы составляют основу базы данных.

Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.

Для каждого поля необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие типы полей (всего 10):

ТекстовыйКороткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Поле МемоДлинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.

ЧисловойОбщий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.

Дата/времяЗначения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

ДенежныйДенежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

СчетчикАвтоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. В таблице может быть только одно такое поле.

ЛогическийЗначения "Да"/"Нет", "Истина'/Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

ПолеобъектаОLЕОбъекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка- позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.

Мастерподстановок– запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы

Запросысоздаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Формыпредназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Отчетыявляются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Макросыиспользуются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модулиявляются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Страницыдоступа к данным – это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Задание 1.Ознакомиться с учебной базой данныхкомпании «Борей»

Технология

1. Загрузить Microsoft Access 2003.

2. В меню Справка выбрать пункт «Примеры баз данных…», далее – «Учебная база данных «Борей».

5. Закрыть главную кнопочную форму.

6. Просмотреть данныекаждой таблицы,открыв их.

7. Просмотреть структурукаждой таблицыв режиме конструктора.Обратить внимание на типы и свойства полей.

8. Открыть таблицу «Клиенты».Выполнить следующие операции:

- определить количество записей в таблице;

- просмотреть 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей

- рассортировать таблицу по должностям. Для этого установить указатель мыши на заголовок столбца и щелкнуть правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выбрать в контекстном меню пункт «Сортировка по возрастанию».

- скрыть столбец «Обращаться к», выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/ Скрыть.Отобразить скрытый столбец;

- выделить первые два столбца и закрепитеих, выполнив команду ФОРМАТ/Закрепить.Прокрутить таблицу по горизонтали. Отменить закрепление;

- применить фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделить в любой строке поле со значением «Лондон» и вызвать контекстное меню. Выбрать пункт «Фильтр по выделенному». Отменить фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту «Удалить фильтр»;

- изменить вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели «Таблица», если такой кнопки нет, то ее необходимо ввести.

9. Просмотреть запросы и их структуру

- открыть запрос на выборку товаров с ценой выше средней;

- переключить запрос в режим конструктора и просмотреть структуру запроса.

10. Просмотреть формы:

- «Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;

- «Товары»;

- «Типы»;

11. Просмотреть форму«Сотрудники» в режиме конструктора.

12. Просмотреть отчеты:

- «Каталог»;

- «Продажи по типам»;