Інформація та документація

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ Частина 2. Настанови

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦІЙ Часть 2. Практическое руководство

Information and documentation

Records management

Part 2: Guidelines

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт — це настанови щодо упроваджування ISО 15489-1 для використовування фахівцями з керування документаційними процесами та особами, які керують службовими документами в своїх організаціях. Вони надають єдину методологію, що полегшить впроваджу­вання ІSО 15489-1 в усіх організаціях, яким потрібно керувати своїми службовими документами. В них наведено огляд процесів та чинників, які треба враховувати організаціям, щоб запрова­дити керування документаційними процесами згідно з ІSО 15489-1.

ПОЛІТИКА ТА ОБОВ'ЯЗКИ

2.1 Вступ

У розділі 6 ІSО 15489-1 описано у загальній формі необхідність для організацій, які прагнуть відповідно до стандарту розробити політику керування документаційними процесами та визначити і запровадити для окремих працівників обов'язки, пов'язані з керуванням службовими докумен­тами. Цей стандарт надає додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та обов'язків, які треба визначити та запровадити.

2.2 Положення політики керування документаційними процесами

Організаціям треба розробити та задокументувати політику керування документаційними процесами, забезпечити її впроваджування та дотримування на всіх рівнях.

Виклад політики керування документаційними процесами — це виклад намірів. Політика визначає, що організація має намір зробити, та інколи містить короткий виклад програми і процедур для досягнення цих намірів. Проте сам по собі виклад програми не гарантує належного керування документаційними процесами; вирішальними для її успіху є схвалення та активне й реальне її підтримування вищим керівництвом, а також надання необхідних ресурсів для реалізування цієї політики. Отже, ефективний виклад політики визначить, яка особа з керівно­го складу несе головну відповідальність за керування документаційними процесами та здійснює контроль за виконанням політики і програм керування документаційними процесами.

Положення політики керування документаційними процесами мають містить посилання на інші програмні документи, пов'язані з інформацією, наприклад політику щодо інформаційних систем, інформаційної безпеки або керування ресурсами, але не дублювати їх. Вона має бути забезпечена процедурами та інструкціями, викладом планування та стратегії, номенклатурою справ та іншими документами, що разом формують політику керування документаційними процесами.

Постійно треба заохочувати підтримування та схвалювання політики керування документа­ційними процесами всіма працівниками. Особливо важливо, щоб політика керування докумен­таційними процесами зобов'язувала всіх працівників створювати та зберігати документи, які відповідають правовим, регуляторним, фіскальним, операційним потребам організації та її потребам вархівній (історичній) інформації. Також є важливим відстежування на відповідність політиці керування документаційними процесами.

Обов'язки

2.3.1 Цілі визначання обов'язків та повноважень

Головна ціль визначання обов'язків, повноважень та взаємозв'язків — встановити та підтри­мувати режим керування документаційними процесами, що відповідає потребам внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.

Точніше, визначання обов'язків, повноважень та взаємозв'язків має увійти до методики або правил ділової діяльності, які:

а) вимагають від працівників створювати службові документи, що належним чином докумен­тують ділову діяльність, в якій вони беруть участь, згідно з потребами основної діяльності та робочими процесами;

b) забезпечують створення інформаційними системами та системами обробляння даних, які забезпечують ділову діяльність, відповідних службових документів як частини забезпечування цієї діяльності;

с) забезпечують прозорість процесів документування та відповідності документаційних систем протягом активного життя службових документів (документи, потрібні для здійснюван­ня поточних операцій і часто використовувані, зазвичай розміщують поряд з користувачем, якщо це фізичний документ, або надають його в режимі гарячої лінії через комп'ютерну систему);

d) забезпечують зберігання та збереженість службових документів протягом періоду потреби в них для організації та для зовнішніх зацікавлених сторін: архівних установ, дослідників і ауди­торів; та

e) забезпечують передавання документів на зберігання або вилучання для знищування лише відповідно до встановленого процесу експертизи.