Обследование документов и документооборота системы управления

Основные понятия электронного документооборота. Пример: Вы написали заявление на отпуск и передали его в отдел кадров. Так появился документ. Что же превратило чистый лист бумаги в документ? Во-первых, информация, представленная в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. И в-третьих, бумагу готовили с расчетом на последующую деятельность сотрудников отдела кадров.

Итак, документ – это совокупность трех составляющих:

Ø физическая регистрация информации;

Ø форма представления информации;

Ø активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов.

Документ – слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации. В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем предприятий не решает – первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением проекта.

Документооборот может быть двух типов:

Ø универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

Ø операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Итак, документ занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения. Поэтому правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций между работниками.

Преимущества электронного документооборота. К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

Ø Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

Ø Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

Ø Быстрое создание новых документов из уже существующих.

Ø Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

Ø Сокращение времени поиска нужных документов.

Использование АИС может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. При этом управление предприятием реализует следующие основные функции:

Ø обслуживание клиентов;

Ø разработка продукции;

Ø учет и контроль за деятельностью предприятия;

Ø финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

В процессе обследования необходимо создать единый альбом форм докумен­тов и установить важнейшие характеристики каждого документа:

Ø систему документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организа­ционно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);

Ø форму документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма):

Ø реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;

Ø характеристики объема информации документа (количество экземпляров до­кумента, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год, месяц).

Ø схему документооборота, которая отражает состав и последова­тельность выполнения управленческих процедур.

Изучение основных единиц информации – реквизитов входных, выходных до­кументов, полей записей файлов информационной базы и их групп – позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной об­ласти.

Сбор данных об информационных потоках внутри предприятия и между структурными подразделениями предприятия производится на основе технологии «реестров».

Анкетируемым выдается 3 реестра, разделенные по направления движения:

Ø реестр входящей информации;

Ø реестр исходящей информации;

Ø реестр внутренней информации.

Заполняя реестры, анкетируемый указывает:

· наименование документа, кем утвержден и т.д.;

· количественные характеристики (количество документов данного типа за фиксированный период – день, месяц, квартал, год);

· представление документа: бумажный документ, файл, электронное письмо и т.д.;

· временные характеристики: время оперативного использования и срок хранения в архиве;

· направление движения (для входящих и исходящих) и схему документооборота.

Заполненные на рабочих местах в подразделениях предприятия материалы позволя­ют выявить существующие информационные потоки, их характеристики. На основании этих данных можно смоделировать взаимодействия между различными структурными элементами системы, а затем выявить те, которые целесообразно рассматривать как предмет автоматизации.

Для того чтобы стало возможно проведение комплексного информационного анализа, необходимо провести кодирование полученной документации. Для этого разработан метод кодирования, позволяющий в дальнейшем проводить анализ по различным критериям.

Кодированию подлежат:

Ø задачи и функции структурных элементов;

Ø предприятия/отделы/сектора/рабочие места, в которые входит и исходит информация;

Ø тип документа;

Ø направление передачи (входящий, исходящий, внутренний);

Ø характеристики его использования (время оперативного использования, срок хранения).

В таблице 4.1 приведена схема кодирования.

Таблица 4.1

Пример кодирования первичной информации

Название поля	Пример кода	Обозначение
Функциональная принадлежность документа	УК02	УК – код задачи (управление кадрами) 02 – код функции (подготовка приказов по личному составу)
Код структурного элемента	001.009.046.059	001 – код предприятия (Западные электросети) 009 – код отдела/службы (ОДС) 046 – код сектора (оперативно-диспетчерский) 059 – код рабочего места (оперативная работа)
Тип документа	зп02	зп – вид документа (записка) 02 – разновидность (служебная)
Направление передачи	вх ис вн	входящий исходящий внутренний
Количество	/г	в год

Кодированные документы вносятся в информационную базу данных, в которой содержатся:

ü основная база по документам;

ü справочник кодов задач;

ü справочник кодов функций;

ü справочник предприятий;

ü справочник отделов;

ü справочник секторов;

ü справочник рабочих мест;

ü справочник типов документов.

Методика сбора документации предпроектного обследования производится в 2 этапа: сбор материалов и передача материалов аналитикам.

После окончания обработки раздаточного материала участниками обследования, ответственные лица на каждом предприятии организуют сбор материала, образуя общий пакет данных о данном подразделении.

Сбор производится по принципу «снизу-свверх», т.е. данные, собранные на конкретных рабочих местах, группируются по секторам, в которые они входят, к этим данным прибавляются материалы сектора, таким образом, образуется папка сектора.

Далее сектора объединяются по отделам и службам, данные, полученные от секторов, дополняются материалами, заполненными начальником отдела или службы.

Информация отделов и служб, а также от руководства подразделения, сдается ответственному лицу.

После сбора всей информации по предприятию ответственное лицо сдает материалы представителям исполнителя. В процессе приемки проводится предварительная проверка качества и полноты материалов, уточняются неточности и недоработки.