Краткий обзор зарубежных и отечественных автоматизированных систем управления гостиничным предприятием
Рассмотрим зарубежные автоматизированные системы:
1. Лоджинг Тач ЛИБИКА
Разработчик системы «Лоджинг Тач ЛИБИКА» – корпорация «MAI System Corporation» и ее структурное подразделение «Hotel Information System». Головной офис компании расположен в г. Ирвине, штат Калифорния (США), региональные офисы находятся в Канаде, Великобритании, Гонконге, Сингапуре и Мексике [5].
Компания обладает разветвленной мировой дистрибьюторской сетью. «Hotel Information System» осуществляет продажи и оказывает услуги по внедрению и техническому сопровождению широкого спектра автоматизированных систем управления, включая системы Лоджинг Тач, Paragon, CLS. Авторизованный дистрибьютор корпорации на российском рынке – компания «ЛИБРА Интернейшнл» специализируется на поставках компьютерных систем международного класса и оказании профессиональных услуг. В области информационных технологий для гостиничной индустрии предлагая оптимальное решение задач автоматизации гостиницы, гостиничного комплекса или группы гостиниц. Ее специалисты имеют в области гостиничных технологий многолетний опыт и десятки успешно реализованных проектов, оказывают услуги по поставке, внедрению и сопровождению одной из ведущих в мире программ гостиничного управления. Система управления гостиницей «Лоджинг Тач» эффективно и комплексно решает задачи автоматизации гостиницы. Проста в использовании. Графический пользовательский интерфейс делает систему доступной даже для незнакомого с компьютерами пользователя. Система гибко настраивается в соответствии с принятой технологией работы гостиницы.
В 1997 г. система «Лоджинг Тач» ЛИБИКА была отмечена наградой компании «Microsoft» – «RAD (Retail Application Developer) Award», присуждаемой лучшим разработкам области прикладного программного обеспечения.
Система Лоджинг Тач используется в сотнях отелей по всему миру, включая такие известные сети, как «Choice-Hotel», «Holiday Inn», «Oriental Express», «Gruppo Sol» и др. Успешно применяется для комплексной автоматизации гостиничной и ресторанной деятельности в российских гостиницах разного класса и размера, таких как столичные отели «Катерина», «Савой», «Домодедово Аэроотель», гостиницы «Октябрьская» (Санкт-Петербург), «Hotel Riga» (Рига) [5].
Достоинства системы «Лоджинг Тач ЛИБИКА»:
Функциональная полнота – обладает богатым набором функций для эффективного управления гостиницами бизнес и туристского класса; Модульность – взаимосвязанные модули системы комплексно охватывают все процессы организации обслуживания гостей и финансово-хозяйственного управления гостиничным предприятием.
Базовый модуль (портье, бронирование, регистрация и поселение гостей, расчеты с гостями, управление номерным фондом, инженерная служба, телефонный оператор, электронный консьерж, ночной аудит). Этот блок назван базовым, так как он поддерживает функции бронирования» номеров (оформление и отмена брони, ведение листов ожидания, просмотр поэтажных планов), заселения и выписки гостей, начисления платежей и процедуры ночного аудита. Здесь можно просмотреть отчет по состоянию гостиницы (в графическом или табличном виде), получить разнообразную справочную информацию (гостевые карточки, паспортные данные и др.). Процедура ночного аудита занимает от 5 до 15 мин.
Модуль гостевой истории хранит информацию о гостях и компаниях. Функция планирования проживания гостя дает возможность указания автоматического изменения тарифа, комнаты, типа номера, а также других условий на каждый день проживания гостя [5].
Модуль управления номерным фондом позволяет составлять графики уборки номеров, организовывать работу горничных – календарный статус номерного фонда показывает статус и состояние каждого номера на текущую
и будущие даты.
Взаимосвязанность модулей «Лоджинг Тач» обеспечивает доступность информации: по каждому гостю из любого модуля; по состоянию гостиницы на текущий момент времени, включая сведения об уровне загрузки, состоянии номеров, количестве приходящих броней и др. при помощи мастера запросов; по любым критериям и условиям сортировки и простоту ее представления в виде экранных таблиц и отчетов; в любой момент времени доступна статистика по каждому клиенту, данные по количеству броней, ночей проживания, незаездов и отмен, а также полученному гостиницей доходу от каждого гостя или компании. Системная документация и инструкции пользователя доступны из любого модуля системы нажатием клавиши помощи; использование современных информационных технологий – система работает под управлением операционной среды Windows NT и СУБД MS SQL Server, является 32-битным клиент-серверным приложением. Использует графический пользовательский интерфейс (GUI). Простота, универсальность, стандартность структуры экранов модулей, каждый модуль системы имеет свой цвет. Ориентироваться в системе легко, процесс обучения прост; система имеет функции обработки кредитных карт – заносит в картотеку все полученные коды подтверждения, отслеживает кредитное состояние счета каждого клиента. При использовании интерфейса с системами авторизации кредитных карт запрос на авторизацию посылается автоматически с получением подтверждения в реальном режиме времени. Система также позволяет мгновенно выводить на экран необходимую для поселения или расчета форму гостя при считывании его кредитной карты;
позволяет организовывать экспорт и импорт данных в разных форматах и обмениваться данными с приложениями MicrosoftOffice (Word, Excel, Access и др.)[5].
2. Libra Hospitality
Компания Libra Hospitality является официальным партнером и дистрибьютором компании SoftBrands, Inc., крупнейшего мирового поставщика решений автоматизации для индустрии гостеприимства с опытом около 5000 установок в более чем 100 странах мира. Libra Hospitality работает на рынках стран СНГ и Балтии с 1998 года. Головной офис находится в Москве, компания имеет представительства в Киеве и Праге.
Основное направление деятельности Libra Hospitality – предоставление эффективных бизнес-решений и комплексных услуг для автоматизации предприятий гостиничной отрасли. Предлагаемые решения основаны на системах семейства epitome Solutions и Core и включают системы управления для гостиниц, системы корпоративного управления, электронной коммерции и бизнес-аналитики. Libra Hospitality эксклюзивно предоставляет Karyon – сервис провайдинга в международных каналах продаж.
Для предоставления клиентам полного комплекса взаимосвязанных систем, Libra Hospitality имеет партнерские соглашения с ведущими поставщиками смежных систем, среди которых – системы интерактивного телевидения, системы электронных замков, телефонные станции, системы управления санаторной деятельностью и системы безопасности.
Поставляемые системы прошли локализацию в соответствии с требованиями России и других стран СНГ. Изменения в законодательстве и требованиях рынка, а также пожелания пользователей систем регулярно находят отражение в новых версиях программных продуктов.
Libra Hospitality оказывает широкий спектр профессиональных услуг, направленных на достижение наибольшей эффективности проектов автоматизации с учетом особенностей и индивидуальных требований каждого клиента. Консультационные услуги компании помогают клиентам успешно применять новейшие методы управления и стандарты обслуживания гостей с использованием современных технологических решений [4].
Cистемы семейства epitome Solutions предоставляют высокоэффективные инструменты управления бизнесом и обслуживания гостей, а также полную информацию о работе гостиничных предприятий. Системы epitome Solutions направлены на: повышение операционной эффективности; улучшение уровня обслуживания гостей; оптимизацию доходов; интеграцию бизнес-процессов; увеличение прибыли.
Различные варианты комплектации и конфигурации систем epitome позволяют их успешно использовать гостиничными предприятиями различного типа, класса и размера. Libra Hospitality предлагает ряд вертикальных решений, основанных на системах epitome Solutions.
Основные типовые решения автоматизации гостиниц: управляющие компании и гостиничные цепочки; городские гостиницы категории 4-5 звезд; городские гостиницы категории 2-3 звезды;
курортные гостиницы и пансионаты; санатории; горнолыжные курорты;
апарт-отели.
Услуги Libra Hospitality по технической поддержке включают круглосуточную горячую линию и возможность удаленного модемного доступа в установленные системы для проведения технических работ и оказания технологических консультаций.
Новые версии систем поставляются клиентам, находящимся на лицензионном обслуживании, автоматически по мере их выпуска производителем.
Отечественные автоматизированные системы представляют:
1. «Невский портье»
Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев «Невский портье» разработана в г. Санкт-Петербурге в 2001 г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы «Актис-отель» (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система [4].
Основные принципы, которые были заложены в основу системы «Актис-отель» – это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом. Эти же качества авторы постарались сохранить и в своей новой разработке, названной ими «Невский портье».
Особенности системы «Невский портье»:
«Невский портье» – это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе «Невский портье» заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя [4].
В системе «Невский портье» имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.
Использование понятия «расчетный час» не только полностью соответствует «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ», утвержденным соответствующим постановлением Правительства РФ, но и позволяет системе «Невский портье» автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.
Система «Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно в том случае, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.
Система «Невский портье» предназначена для автоматизации работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10. Система «Невский портье» может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т. д. [4]. В системе «Невский портье» автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы: модуль работы с заявками; модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов); модуль бронирования (резервирования) мест; модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов); модуль контроля должников и выселения; модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.; модуль справок о проживающих; модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание); модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников; модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.;
2. «Эдельвейс»
Разработчиком системы является компания «Рексофт», основанная в 1991 году. В настоящее время в России «Эдельвейс» используют около 20 гостиниц. Среди них: «Victoria Palace Hotel» (Астрахань), «Версаль» (Хабаровск), «Скандинавия» (Сестрорецк), санаторий «Черноморье», пансионат «Шексна» (Сочи). Особенность этого программного продукта-широкое распространение за рубежом. В мире насчитывается более 600 инсталляций системы. Она используется во многих странах: Швейцарии, Испании, Великобритании, Германии, Голландии и др. [2].
Программа состоит из двух частей: основного модуля и конфигуратора. Количество модулей может наращиваться за счёт стыковки « Эдельвейса» с другими программами и комплексами, например, с бухгалтерской программой, автоматизированной системой управления ресторана, телефонным тарификатором.
Основной модуль устанавливается на рабочее место сотрудника отеля и содержит следующие взаимосвязанные функциональные части:
План.
Счета (управление счетами гостей).
Группы (для группового бронирования).
Бухгалтерия (контроль дебиторской задолженности партнёров, разнесение услуг по разным счетам одного гостя).
Текст (встроенный текстовый редактор для печати писем и отчётов).
Отчёты.
Архив.
Горничные (трёхуровневый статус номера, автоматическое изменение статуса номера с телефонного аппарата, лист уборки, блокировка номеров).
Статистика.
Журнал (хранение данных о гостях, фирмах, статистика неприездов, по обороту, гостям, фирмам, турфирмам, статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом).
Основные функции системы «Эдельвейс»:
управление индивидуальным и групповым бронированием;
управление размещением и выездом гостей из отеля;
управление телефонными переговорами;
управление управленческой информации по доходам гостиницы за анализируемый период;
контроль за работой персонала гостиницы [2].
Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет проводить эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Существуют широкие возможности этих счетов. Можно вести дебиторские счета, в том числе специальные для любых кредитных карточек. Гость оплачивает свой счёт в любой форме: наличными, чеком, кредитной картой. Одно из важнейших преимуществ системы – использование визуального плана резервирования, что позволяет проводить все операции легко и быстро. Функциональные возможности «Эдельвейса» обеспечивают автоматизацию бронирования как для индивидуалов, так и для групп, работу с номерным фондом, счетами гостей, ведение архивов. «Эдельвейс» обеспечивает работу с рядом внешних систем, в том числе с «Pay TV» –платными телеканалами. При этом автоматически начисляется стоимость просмотра платных телеканалов и стоимость дополнительных услуг, заказываемых через систему, на лицевой счёт гостя в системе «Эдельвейс». Возможна также совместная работа с системами управления рестораном, в частности, с «R-keeper» и «Компас» и стыковка с системой бронирования на основе «WEM International» (бывшая система «Ключ») или с другими глобальными системами бронирования [2]. Реализован интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (1С), а также с биллинговой системой «Барсум Про», предназначенной для тарификации телефонных переговоров по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счёт клиента в системе «Эдельвейс». Программный комплекс обеспечивает поддержку систем контроля доступа в гостиницу при помощи электронных замков. При этом система генерирует специальную информацию для записи на магнитной или чиповой карточке-ключе. Такой карточка-ключ может быть использована и в качестве внутригостиничной клубной карты, по которой осуществляется идентификация гостя в службе приёма и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж: ресторане, баре, сауне, казино, спортивном зале. На базе системы контроля доступа возможна работа системы внутреннего кредита. При оказании дополнительных услуг в точках продаж оплата осуществляется через считыватели электронных карт. Система «Эдельвейс» позволяет учитывать счета за такие услуги на общем счёте гостя, причём последующий расчёт возможен при выезде из гостиницы. Действуют кредитная и депозитная схемы оплаты с контролем остатка. Таким образом в гостинице создаётся единое расчётно-платёжное пространство «портье-ресторан-бар-точки продаж», что существенно упрощает и ускоряет обслуживание клиентов, повышает его качество. Кроме того, единое расчётно-платёжное пространство позволяет персонифицировать обслуживание постоянных гостей, предоставляя им определённые привилегии, кредитование, зачёты, авансы.
На сегодняшний день наиболее распространенными автоматизированными гостиничными системами, которые применяются в мировой практике, являются: Lodging Touch LIBICA, Libra Hospitality, Невский портье, Эдельвейс.