Группировка листов для редактирования, форматирования и реорганизации

РАБОТА С ЛИСТАМИ

Книга может содержать листы разных типов. Над листами в книге можно выполнять следующие операции: вставлять, удалять, перемещать, копировать, присваивать имена, переименовывать, объединять в группу.

Вставка листа

Прежде чем вставить новый лист в существующую книгу, следует выделить ярлычок того листа в книге, перед которым будет вставлен новый лист. Затем можно поступить двумя способами:

1) воспользоваться командой меню Вставка | Лист;

2) вызвать на ярлычке выделенного листа контекстное меню, щелкнув по ярлычку листа правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выбрать команду Добавить.

При этом можно выбрать тип вставляемого листа: обычный лист, диаграмма, макрос, диалог.

Удаление листа

В рабочей книге можно удалять ненужные листы. При удалении листа удаляются все данные, которые там содержатся.

Для удаления листа нужно выделить его, щелкнув по его ярлычку. Затем воспользоваться либо командой меню Правка | Удалить лист, либо командой Удалить из контекстного меню, вызванного на ярлычке удаляемого листа.

Команда Удалить лист (а также команда Удалить из контекстного меню) отмене не поддается.

Переименование листа

Имена, присвоенные листам в рабочей книге по умолчанию, не очень информативны. Можно дать листам более осмысленные и полезные имена, которые позволят быстро определить содержание листа.

Имя должно состоять не более чем из 31-го символа, включая пробелы. Существуют несколько путей переименования листов:

1) команда меню Формат | Лист | Переименовать,

2) команда Переименовать из контекстного меню, вызванного на ярлычке листа,

3) двойной щелчок на ярлычке листа.

Копирование листа

Рабочий лист можно копировать в пределах рабочей книги или в другую книгу. Если лист копируется в другую книгу, то книга-источник должна быть активной (текущей), а книга-приемник - открытой. Копия листа принимает имя исходного листа. Если лист с таким именем уже имеется в рабочей книге, то к нему добавляется число в скобках, указывающее на номер копии.

Для того чтобы скопировать лист, необходимо выделить его. Затем воспользоваться командой меню Правка | Переместить/скопировать лист... или командой Переместить/скопировать... контекстного меню, вызванного на ярлычке копируемого листа.

В диалоговом окне Переместить или скопировать, появляющемся после выбора вышеуказанной команды, в раскрывающемся списке Переместить выбранные листы в книгу указать имя рабочей книги, в которую будет помещена копия листа. Если копирование производится в пределах одной книги, в з^ом списке должно быть указано имя текущей книги (книги-источника). Если лист копируется в другую книгу, то в указанном списке нужно выбрать имя книги-приемника.

В списке Перед листом нужно указать имя листа, перед которым будет помещена копия листа.

Перед завершением операции обязательно (!) установить флажок Создавать копию.

Копирование листов можно осуществить также с помощью мыши. Для копирования в пределах рабочей книги достаточно только щелкнуть на ярлычке листа, который нужно скопировать, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащить его в новую позицию. Перед копированием из одной рабочей книги в другую обе книги должны быть выведены на экран. При перетаскивании ярлычка листа из одной рабочей книги на ^ярлычки другой рабочей книги необходимо держать нажатой клавишу Ctrl. В обоих случаях над принимающими ярлычками появляется черный треугольник, который показывает будущее положение копии.

Перемещение листа

Excel предоставляет легкий способ перемещения листа из одного места книги в другое. Листы можно перемещать в пределах текущей книги, между книгами и в новую книгу. Если лист с тем же именем уже имеется в рабочей книге, имя перемещенного листа снабжается номером копии, заключенным в скобки.

Способы перемещения и копирования листов очень схожи. Разница заключается в следующем. При перемещении листа с помощью команд меню необходимо сбросить (или не устанавливать) флажок Создавать копию в диалоговом окне Переместить или скопировать. При перемещении листа с помощью мыши не нужно держать нажатой клавишу Ctrl. Сказанное нужно учитывать также и при перемещении листа в новую книгу и с помощью команд меню, и с помощью мыши.

Группировка листов для редактирования, форматирования и реорганизации

Можно одновременно выполнять операции на нескольких рабочих листах, создав групповое выделение. Это помогает единообразно отредактировать, отформатировать и реорганизовать группу листов. Можно сгруппировать рабочие листы, а затем добавить текст или отформатировать их все сразу. Такое групповое редактирование особенно полезно при создании или изменении множества листов, которые схожи как по задачам, так и по структуре, например месячные отчеты и т.п. Excel обозначает режим группового редактирования, добавляя [Группа]в строке заголовка окна книги.

Можно выделить и сгруппировать листы, используя один из перечисленных методов.

1. Выделить ярлычок первого листа в диапазоне смежных листов, которые нужно сгруппировать, и при нажатой клавише Shift щелкнуть на ярлычке последнего листа в диапазоне.

2. Выделить ярлычок первого листа и при нажатой клавише Ctrl последовательно щелкать на ярлычках всех листов, которые требуется включить в группу, независимо от того, являются ли листы смежными.

3. Выбрать команду Выделить все листы в контекстном меню ярлычков листов.

Для отмены выделения группы нужно щелкнуть по ярлычку любого невыделенного листа или воспользоваться командой Разгруппировать листы из контекстного меню листа. 1

Операции группового редактирования: 'I

1. ввод текста. Все, что вводится на одном листе, дублируется вовсех остальных листах группы;

2. печать. В режиме группового редактирования все команды печати из меню Файл применяются ко всем листам группы; 1

3. команды из меню Формат. Любые изменения форматирования которые сделаны в диалоговом окне Формат ячеек, применяются одновременно ко всем членам группы. В режиме групповой! редактирования команды Строка, Столбец, Автоформат, Условное форматирование и Стиль также применяются ко всем листан в группе;

4. команды из меню Правка. Все команды из меню Правка, за исключением Найти и Заменить, применяются одновременно ковсем листам в группе;

5. команды из меню Вставка. Команды Ячейки, Строки, Столбцы • Функция можно использовать для одновременной вставки во вселисты в группе;

6. заполнение группы листов. После объединения листов становится доступной команда Правка | Заполнить | По листам. Использован™ этой команды аналогично применению Копировать и Вставить, но она намного проще. Необходимо на одном листе, входящем Я группу, выделить диапазон ячеек, который нужно скопировать « другие листы, и воспользоваться указанной командой. В диалоге вом окне Заполнить по листам установить один из переключателей»

- полностью,

- только содержимое,

- только форматы.

Как и для отдельного листа книги, для группы листов можно выполнять вставку (число вставленных листов равно числу сгруппированный удаление (удаляются все сгруппированные листы), копирование и перемещение (копируется и перемещается, соответственно, вся группа; копируемые или перемещенные листы будут смежными).