Основні етапи та елементи організації обліку

Кожний вид роботи функціонує як технологічний процес — вхідні дані переробляються на вихідні.

Зі змісту бухгалтерського обліку, контролю та аналізу випливає, що ці види роботи як системи формуються господарськими фактами (явищами та процесами), оброблюваними згідно з вимогами управління. Тому бухгалтерський облік, контроль та аналіз можуть бути описані як технологічні системи, що організаційно формують певну послідовну систему етапів відповідного процесу. А це означає, що кожну таку структурну одиницю — етап, або фазу, можна виокремити як самостійний об’єкт організації.

Перший етап — вхід до системи. За сукупністю операцій, скажімо, у бухгалтерському обліку його характеризують порівняно однозначно як первинне спостереження, що складається зі споглядання, сприйняття, вимірювання, фіксування відповідного господарського факту на певному носії інформації. Водночас формуються докази для здійснення бухгалтерських записів у майбутньому. Цей етап можна охарактеризувати як первинний облік. Аналогічно готують дані до контролю чи аналізу господарської діяльності.

Другий етап — процес системи. У разі бухгалтерського обліку виконуються операції з реєстрації господарських фактів у системі рахунків на відповідних технічних носіях облікової інформації — облікових реєстрах (книгах, картках, журналах, машинограмах тощо), підсумування даних, їх розподілу та перерозподілу, складання різних розрахункових таблиць. Цей етап може бути охарактеризований як поточний облік. Аналогічно виконують контрольну або аналітичну обробку.

Третій етап — вихід із системи. За сукупністю операцій він являє собою складання різних зведених даних облікового, контрольного чи аналітичного характеру. Цей етап у бухгалтерському обліку називають узагальнюючим (підсумковим) обліком.

Етапи роботи в разі контролю та аналізу, що розглядаються як системи, називають аналогічно.

З огляду на сказане бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності можна подати як структурний аспект організації відповідної технології (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Технологічна структура бухгалтерського обліку, контролю та аналізу як процесу і об’єкта організації

Отже, бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності як технологічні сукупності і об’єкти організації з кібернетичного погляду поділяють на три щойно розглянуті самостійні етапи (фази). Основу такого поділу формує змістова характеристика етапу, яка випливає з відповідної цільової функції. Зазначимо, проте, що чіткої межі між етапами технологічних процесів немає — вони тісно переплітаються. Розглянемо ці етапи докладніше.

Перший організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Первинний облік — основа всіх видів обліку, контролю й аналізу господарської діяльності. Це сукупність робіт з утворення доказів господарських фактів — явищ та процесів, тобто процес документування, створення тих носіїв первинних даних, на підставі яких надалі відбуваються всі облікові, контрольні та аналітичні процеси стосовно господарських фактів у тому чи іншому господарстві.

До первинного обліку звичайно відносять прийом первинного спостереження — сприйняття, вимірювання, фіксації, нагромадження та обробки даних. Але формування первинних даних, здобутих у результаті перевірки, вимірювання, оцінювання об’єкта управління, сягає далеко за межі суто первинного обліку, торкаючись складних технічних, технологічних, економічних, правових питань, розв’язання яких потребує відповідної організації.

Однак яким би досконалим не був процес первинного обліку, завжди постають питання забезпечення вірогідності та повноти первинних даних, їх зв’язку з рішеннями конкретних осіб, своєчасності відбиття цих даних у бухгалтерському обліку, тобто питання контрольного та аналітичного забезпечення первинних даних, їх відповідного контролю та аналізу.

Відображення даних на документах потребує попереднього їх оцінювання. Необхідно забезпечити адекватність дійсного стану (або змін) господарського факту та його інформаційного відображення. Це означає, що первинний облік супроводить контроль та аналіз. При цьому первинний облік можна охарактеризувати як процедуру формування первинних документів, носіїв даних та інформації. Контроль як процедура підготовки даних первинного обліку являє собою лише попередній процес, що охоплює одержання вихідних даних стосовно об’єкта, за яким спостерігають, який вимірюють і оцінюють у документі — носії первинних даних.

На етапі первинного обліку виконують і таку контрольну функцію як ототожнювання даних. Останні фіксують у носії інформації з реальними фактами, явищами, подіями для підтвердження та юридичної доказовості таких даних.

Підготовка даних до контролю та аналізу як етапів технологічного процесу — це система способів (прийомів) вибору, визначення, оцінювання вихідних даних про господарські факти (явища і процеси), а також відомі відхилення від заздалегідь визначених параметрів (норм, квот, плану тощо), оцінка їх із погляду впливу на результати діяльності.

На першому (підготовчому) етапі контролю та аналізу характеризують дібраний матеріал для подальшої його обробки. Підготовка даних до контролю значною кількістю прийомів (як порівняння фактичних даних з нормами, квотами, плановими даними тощо) подібна до підготовки даних до аналізу.

Другий організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. На цьому етапі здійснюютьреєстрацію даних первинного обліку у відповідних облікових реєстрах, групування та перегрупування таких даних. Якщо первинний облік значною мірою пов’язаний з підготовчими етапами контролю та аналізу, то поточний є головною вихідною базою контрольного процесу господарської діяльності. Крім того, поточний облік слугує базою складання різних звітних форм, що становить основу аналітичних розрахунків, — другого етапу аналітичного процесу.

Процедури другого етапу контрольного та аналітичного процесів подібні між собою. Проте саме на цьому етапі загалом і відбувається відокремлення контролю від аналізу.

Третій організаційний етап технології бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Підсумковий (узагальнюючий) облік — це процеси складання різних вихідних даних, кінцевого бухгалтерського балансу та різних розшифрувань до нього, де наводяться дані про той чи інший господарський факт чи явище, а також характеристика його у статиці та динаміці.

Під час оформлення результатів контролю та аналізу хоч і застосовують однакові прийоми, проте ні за технікою, ні за методикою ці процеси не схожі.

Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як технологічні процеси мають дуже багато спільного, що потребує особливого підходу до їх організації. Кожний з них — і облік, і контроль, і аналіз — є самостійними функціями управління. Водночас ці функції в організаційному плані тісно переплітаються. Наприклад, бухгалтерський облік має три функції: інформаційну, контрольну та оцінну (по суті аналітичну). А це означає, що в бухгалтерському обліку використовуються специфічні методи контролю і аналізу господарської діяльності.

Тісний зв’язок бухгалтерського обліку, контролю та аналізу особливо яскраво виявляється в разі застосування методу управління за відхиленнями, тобто нормативного методу обліку витрат на виробництво продукції, функціонально-вартісного аналізу за наявності персональних комп’ютерів та АРМ бухгалтера.

Водночас бухгалтерський облік виконує специфічні контрольні функції, які стосуються стягнення дебіторської заборгованості, додержання правил інвентаризації, законності фінансових операцій тощо.

Облік, контроль та аналіз у технологічному аспекті не лише тісно переплітаються, а й доповнюють один одного. Дані обліку є основою аналізу, а прийоми аналізу часто використовують у контрольній роботі, наприклад під час оцінювання фінансового стану та результатів господарської діяльності.

Кожний етап облікового, контрольного і аналітичного процесів як об’єкт організації за змістом характеризується певним складом об’єктів технології.

Для того щоб визначити об’єкти організації технологічного процесу, потрібно розглянути сукупність операцій, які формують обліковий (контрольний, аналітичний) етап. На кожному етапі сукупність операцій визначають з огляду на цільову функцію бухгалтерського обліку (контролю, аналізу) як економічної системи.

Здійснення облікового, контрольного й аналітичного процесів, як і функціонування апарату управління підприємства, установи, організації регламентується певними нормативними документами, що, як правило, розроблені безпосередньо на підприємстві на основі типових форм з врахуванням особливостей господарювання, і носять назву елементів організації обліку або організаційних реґламентів.

До складу організаційних регламентів належать:

− стратегії розвитку,

− бізнес-плани,

− положення про управління, підрозділ чи відділ (бухгалтерію, відділ збуту, склад, відділ матеріально-технічного забезпечення та ін.),

− посадові інструкції,

− стандарти,

− положення,

− штатні розписи,

− колективні договори,

− графіки,

− операційні інструкції,

− програми управління,

− регламенти робочого дня, тощо.

Основою розробки організаційних регламентів є науково обґрунтована їх класифікація. Організаційні регламенти з обліку, контролю та аналізу з позиції розробки і застосування їх класифікують за такими ознаками:

− обов’язковістю застосування,

− конкретизацією,

− сферою застосування,

− поширенням на елементи організаційної структури.

За ознакою обов’язковості застосування організаційні документи розподіляють на обов’язкові (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»), основні (покладені в основу організації тих або інших робіт, процесів) і рекомендаційні (методичні матеріали про функції та організацію робіт облікового персоналу за умов автоматизованого бухгалтерського обліку).

За ознакою конкретизації розрізняють типові, галузеві та індивідуальні організаційні документи. Основна відмінність між ними полягає в деталізації та уточненні прикладного характеру питань, які цими нормативними документами регламентуються.

За сферою застосування організаційні документи класифікують залежно від поширення їх на об’єкти організації обліку, контролю й аналізу. Крім того, організаційні регламенти за сферою застосування поділяють за видами робіт, що ними реґламентуються:

· обліковий процес :

§ положення (стандарти) бухгалтерського обліку;

§ методичні вказівки по заповненню типових форм первинних документів і звітності;

§ інструкції щодо окремих ділянок обліку;

§ графіки документообігу;

§ журнали;

· контрольний і аналітичний процеси:

§ методичні вказівки щодо проведення окремих форм контролю;

§ положення про контролюючий підрозділ;

§ операційні інструкції з проведення аналітичної роботи;

§ графіки проведення окремих форм контролю (графіки проведення інвентаризації, плани ревізії);

· роботу апарату управління :

§ положення про окремі підрозділи, відділи;

§ посадові інструкції;

§ методичні матеріали про організацію робіт облікового персоналу в умовах автоматизованого обліку.

За ознакою поширення на елементи організаційної структури регламенти поділяють на загальнооб’єктні, що охоплюють усі елементи керованого об’єкта (загальноорганізаційні, загальногосподарські), внутрішньооб’єктні, посадові, регламенти, які поширюються на окремі елементи.

У системі управління процесами (підприємством, роботою людей тощо) можна виділити два типа основної мотивації: формальний та неформальний. Тому у теорії і практиці організації робіт з обліку, контролю і аналізу визнають два види організаційних засад – формальнітанеформальні.

Ознаками формальної організації робіт є зафіксований (заздалегідь визначений) зміст в організаційних документах підприємства, стандартах, нормативах, правилах і т.д. Повною протилежністю формальній організації праці виступає неформальна – не має офіційних атрибутів, що визначають побудову управління та порядок його функціонування, мотивація в цьому випадку базується на специфіці існуючих соціальних систем.

Оскільки регламентувати неформальну організацію праці неможливо (можливо лише посилювати/нівелювати чинники впливу на найбільш дієві щодо мотивації аспекти), то до регламентів формальної організації висуваються певні вимоги:

· положення регламентів, мають забезпечувати раціональне функціонування служби в цілому;

· регламент має доповнювати типові положення, виходячи з конкретних умов роботи підприємства;

· наявність повного переліку розділів регламенту;

· регламент не може містити суб’єктивну думку керівника щодо норм поведінки або дії.

Але на практиці норми неформальної організації праці часто включають до регламентів формальної організації: бонусна система оплати праці за залучення нових клієнтів, оплата праці з врахуванням коефіцієнту трудової участі тощо.

Планування організації обліку

Особливістю сучасного етапу розвитку нашої економіки є формування господарського механізму вдосконалення управління господарською діяльністю і важливих його функцій — бухгалтерського обліку, контролю та економічного аналізу.

Бухгалтерський облік, економічний контроль та аналіз потрібно, подібно до всієї системи управління, удосконалювати. Це можливо здійснювати тільки на планових засадах.

Загальні засади такого планування закладені в державній організації бухгалтерського обліку. Організаційне керівництво обліком в Україні покладено на два відомства — Державний комітет статистики та Міністерство фінансів.

Розробляючи систему національних рахунків, Комітет статистики закладає основи майбутнього плану рахунків бухгалтерського обліку.

Поряд із цим Державний комітет статистики України вирішує (часто разом з Міністерством фінансів України) і методологічні питання обліку — розробляє єдину методологію обліку, визначає загальний мінімум показників звітності, здійснює загальне керівництво організацією первинного обліку, перевіряє стан обліку і звітності тощо.

Методологічне керівництво бухгалтерським обліком в Україні покладено на Міністерство фінансів.

Міністерство фінансів України здійснює методологічне керівництво обліком, державний контроль за дотриманням фінансової дисципліни, затверджує за погодженням з Державним комітетом статистики України типові плани рахунків, форми бухгалтерського обліку, розглядає бухгалтерські фінансові звіти і т. ін.

Важлива роль в управлінні і розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу належить громадським організаціям, секції бухгалтерського обліку науково-технічної ради Міністерства фінансів України, асоціації бухгалтерів, таких як Федерація бухгалтерів та аудиторів України, Спілка аудиторів України тощо.

Питання для самоконтролю:

1. Що являє собою організація обліку?

2. Що є предметом організації обліку?

3. Що є об’єктом організації обліку?

4. Хто виступає суб’єктами організації обліку?

5. Які методи використовує організація обліку?

6. За якими етапами здійснюється організація обліку?

7. Що таке організаційні регламенти?

8. Як класифікуються організаційні регламенти?

9. Як здійснюється планування організації обліку?

10. Хто здійснює методологічне керівництво бухгалтерським обліком?

11. Які функції з організації обліку виконує Державний комітет статистики України?