Классификация бланков документов

Бланк документа

Бланк документа– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.¹

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.²

Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.^*

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

_____
¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 44.
² Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

_____
^* Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.
Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.
Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

Классификация бланков документов

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;
• виду документа

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:¹

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документабланки документов подразделяются на:²

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

В зависимости от вида документабланки подразделяются на:³

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1. Классификация бланков документов

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 2), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 3).

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 2. Бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

Рис. 3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

• какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);
• кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке;
• как будут располагаться реквизиты на бланке.

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.4.
² Там же. – Пункт 4.6.
³ Там же. – Пункт 4.6.

Формат бланка документа

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.1.

Общий бланк

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.¹

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа.²

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа".

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.³

Рис. 1.
Расположениереквизитов(угловойвариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации; 11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа

Рис. 2.
Расположениереквизитов(продольныйвариант) общего бланка (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации; 11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.⁴

Примеры оформления общего бланка:

Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1).

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.
² Там же. – Пункт 4.7.
³ Там же. – Пункт 4.4.
⁴ Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

• бланк документа;
• классификация бланков документов;
• размеры полей;
• формат бланка документа;
• реквизит документа;
• реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";
• реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";
• реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";
• реквизит "08 - наименование организации";
• реквизит "11 - дата документа";
• реквизит "12 - регистрационный номер документа";
• реквизит "14 - место составления или издания документа.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:¹

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации";
09 - справочные данные об организации,

а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.²
15 – адресат;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.³

Рис. 1.
Расположениереквизитов(угловойвариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2.
Расположениереквизитов(продольныйвариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".⁴

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.⁵

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book".⁶

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.⁷

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4. Бланк письма организации с реквизитами на двух языках

Рис. 5. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Бланк письма структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 9. Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 10. Бланк письма должностного лица с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 11. Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 12. Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

Образцы бланка письма также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.
² Там же. – Пункт 4.7.
³ Там же. – Пункт 4.4.
⁴ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
⁵ Там же.
⁶ Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.