При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов. 3 страница

Стандарты ISO предусматривают, что дополнительные сведения об адресанте документа (почтовый адрес, телефон, телекс, теле­графный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответству­ющем поле в верхней части бланка, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней час­ти бланка. Поле адреса стандартами ISO предназначено для указа­ния одного или двух адресатов. В российском стандарте предусмот­рено указание на документе от одного до четырех адресатов.

1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера

Важную часть нормативной базы управления документами в части подготовки и оформления документации составляют нор­мативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти феде­рального уровня.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентиру­ющим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обес­печения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреж­дениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструк­ции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536).

Значительную часть нормативно-методической документации по обеспечению управления документами разрабатывает и распро­страняет Всероссийский научно-иследовательский институт доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности.

В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обес­печения управления» (разработка Гильдии управляющих докумен­тацией), а также «Европейские типовые требования к автоматизи­рованным системам электронного документооборота. Специфи­кация MoReq» (утв. Европейской комиссией — руководящим органом Евросоюза).

На основе рассмотренных правовых актов и нормативно-мето­дических документов в организации или учреждении разрабаты­ваются нормативные документы (положения, инструкции, мето­дические указания и рекомендации), регламентирующие управле­ние документами с учетом конкретных условий.

Лекция 2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Для обеспечения придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для ис­пользования (см. разд. 1,1.1), необходимо придерживаться опреде­ленных правил и процедур оформления документов.

В действующем ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архив­ное дело. Термины и определения», кроме понятия «документ» дано и уточняющее понятие «официальный документ». Официаль­ным, т.е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный юридическим (учреждение или чиновник) и физическим (гражданином) лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Управленческий документ представляет собой сложную инфор­мационную совокупность, характеризующуюся множеством раз­личных параметров: тип носителя, формат, правила расположения информации по полю документа, состав информационных элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, текст, название документа и т.д.).

Каждый реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хране­ния и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, от­тиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (но­мер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Он представляет собой графическую модель построения множества документов. Устанавливает форматы бумаги, размеры полей, рас­положение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность располо­жения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных докумен­тах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перей­ти к автоматизированному проектированию необходимых доку­ментов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен в виде как чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и описания рекви­зитов с указанием последовательности их оформления и взаимно­го расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше предпочтение отдается первому варианту или сочетанию обоих, в компьютерных технологиях — описательному варианту.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуля­ром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные сис­темы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

• форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от A3 до А6 с гори­зонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) рас­положением текста;

• служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесе­ния собственно документной информации: поле подшив­ки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поле не менее 10 мм;

• конструкционная сетка, определяющая размеры применя­емых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой,

з*

равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 х 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шриф­та Times New Roman Cyr 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах).

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государст­венными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Прида­ние юридической силы документам на машинном носителе и маши­нограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ­ные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы доку­ментации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

• наименование организации — создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и его код;

• наименование документа (формы) и его код;

• дата документа;

• подпись (код) лица, ответственного за правильность изго­товления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;

• местонахождение организации — создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов. Но в практике работы с документами только реквизитов, при­дающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в про­цессе его создания и обработки должно быть представлено значи­тельно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию пере­чень реквизитов управленческих документов, расположение, пра­вила и варианты их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что органи­зации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Любая организация участвует во внеш­нем для нее информационном обмене, поэтому оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы и как следствие не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятель­ные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документа­ционного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым усло­вием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать поло­жение, согласно которому электронные документы при распечат­ке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.

2.2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Нормативно определены требования к оформлению и раз­мещению на документе 30 реквизитов:

1
— Государственный герб Российской Федерации;

2 — герб субъекта Российской Федерации;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер юри­дического лица (ОГРН);

имеют применение только в границах конкретной системы доку­ментации. Однако, поскольку конкретный состав реквизитов и порядок их оформления зависят от вида документа, а некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, то на конкретном документе их будет меньше.

Часть реквизитов вносится полностью, частично, или для них выделяется место при проектировании бланков документов.

Государственный герб Российской Федерации (01). В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановле­нием Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:

• на бланках Президента Российской Федерации, палат Фе­дерального Собрания, Правительства Российской Федера­ции, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• на бланках центральных органов федеральной исполни­тельной власти, а также дипломатических представи­тельств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

• на бланках органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответству­ющими нормативными актами (законами, уставами, конституци­ями и т.д.) субъектов РФ.

Гербы могут быть напечатаны в черно-белом или цветном изоб­ражении. Изображение герба на бланках с угловым расположени­ем реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занима­емой реквизитом «Наименование организации», т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Эмблема организации или товарный знак {знак обслуживания) (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 (ред. от 11.12.2002, с изм. от 24.12.2002) «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федера­ции или герб субъекта РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано согласно установленному порядку, а в уставе или в Положении об организации должно быть указано о размещении на бланках эмблемы.

Изображение эмблемы организации на бланках соответствует порядку размещения на них гербов. Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».

Код организации (04) является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Коды организа­ций проставляют по Общероссийскому классификатору предпри­ятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО состоят из 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Об­щероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит входит в состав реквизитов бланка письма и указыва­ется под реквизитом «Справочные данные об организации».

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри­дического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. В бланках писем указывается наряду с кодом ОКПО под реквизитом «Справочные данные об организа­ции».

Идентификационный номер налогоплательщика /код причины по­становки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН юриди­ческого лица — это 10-значный цифровой код, КПП — 9-значный код. ИНН/КПП указывается в бланках писем, так же как коды ОКПО и ОГРН.

Наименование организации (07) является собирательным обоз­начением реквизита автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учре­дительных документах (учредительном договоре, уставе или поло­жении), например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

(ГУУ)

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименова­ния на русском и национальном языках размещают на одном уров­не: наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Наименование коммерческой организации на иностранном языке приводится только в том случае, если оно зафиксировано в уставных документах. Например:

Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документов пре­доставлено нескольким уровням иерархии должностных лиц. На­именование подразделения располагают ниже наименования ор­ганизации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосред­ственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку, например:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» Институт информационных систем управления

Автором документа может быть и должностное лицо, представ­ляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации, но его авторство, как пра­вило, отражается в подписи, хотя вновь входит в практику и регла­ментировано оформление бланков должностных лиц (см. рис. 5.4 ГОСТ Р 6.30-2003).

Наименования организаций субъектов РФ, имеющие наряду с государственным языком государственный язык субъекта РФ, пе­чатаются на двух языках. Наименование на языке субъекта РФ должно помещаться ниже наименования на русском языке или правее его. Наименование на иностранном языке может появлять­ся на документе только в тех случаях, когда оно закреплено в уста­ве (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают в документе так же, как и при использовании языка субъекта РФ.

Если документ готовится совместно двумя или более организа­циями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изго­товлении документа и размещаются в соответствии с их положе­нием в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей ор­ганизации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

Справочные данные об организации (09) являются принадлежнос­тью бланка письма. Реквизит включает: почтовый адрес организа­ции; номера телефонов, факсимильной связи, код телекса, адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка ука­зывается в том же порядке, как и в реквизите «Адресат».

Наименование вида документа (10) является одним из важней­ших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав рекви­зитов и структуру текста. Наименование видов применяемых рас­порядительных документов регламентируется уставом (положени­ем об организации). Наименование вида проставляется на всех документах, за исключением писем и факсограмм, и печатается, как и изображения гербов и эмблем, центрованно прописными буквами, например:

ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, АКТ, ДОГОВОР

Датой (11) большинства документов является дата его подпи­сания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия (заседания, проверки).

В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания даты (например, 14.07.2008) или же в соответ­ствии с международным стандартом (2008.07.14). В текстах норма­тивных документов, а также документах, содержащих сведения финансового характера, часто применяется словесно-цифровой способ оформления дат (14 июля 2008г.).

В факсограммах, телеграммах и телефонограммах и других до­кументах в состав даты входит и указание часов и минут (например, 2008.07.14 13:42). Их написание регламентируется только между­народным стандартом.

Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписа­ния. При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с (под) подписью.

Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов: от грифа утверждения до отметки о получении доку­мента. Постоянной части дата не имеет, но на документах в блан­ках, штампах, при оформлении реквизитов сплошной линией обо­значается место ее расположения.

Регистрационный номер документа (12) — цифровое или буквен­но-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его ре­гистрации. Наличие на документе регистрационного номера сви­детельствует о том, что он включен в информационную базу дан­ных по документам организации, находится под контролем и ответственностью организации.

Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих и входящих пи­сем он, как правило, обычно складывается из нескольких частей. Например: 34-28/1467, где 34 — номер структурного подразделе­ния, 28— номер дела по номенклатуре, 1467— порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера и часто дополняется другими обоз­начениями, имеющими для конкретной организации уточняющее смысловое понятие, так, номер приказа дополняют годом его со­здания: 124-2008.

На документах, составленных совместно несколькими органи­зациями, регистрационные номера проставляют через косую чер­ту в порядке указания авторов на документе: 106/75.

В документах место расположения реквизита входит в состав
реквизитов бланка и обозначается значком №______

Ссылка на регистрационный номер и дату ('инициативного) доку­мента (13) входит в состав бланка письма и оформляется в виде отметки:

На № от

Наличие этого реквизита исключает необходимость упомина­ния регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного документа, например: «На ваше письмо от... №... сообщаем...» и т.п. Сведения в реквизит переносятся с поступив­шего документа.

Место составления или издания (14) документа обязательно ука­зывается в том случае, если затруднено его определение по рекви­зитам «наименование организации» (например, Московский...) и отсутствуют справочные данные об организации. Место составле­ния или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно должно включать только обще­принятые обозначения и сокращения. Например: г. Пушкино Московской области

или:

с. Ивантеевка Пушкинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не принято ставить при написании названий городов, оканчивающихся на «град» («бург»), другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: поселок — пос, село — с, станица — ст.

Многие реквизиты вносятся в конкретные документы уже в процессе их изготовления (создания) и последующей обработки. Например, оформление приказа руководителя включает несколь­ко реквизитов, большинство из которых находят свое отражение в реквизитах документа.

Таблица 2.2

Заголовок к тексту (18) — это краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации и последующего поиска. Поэтому он обязателен для всех документов, за исключением писем, оформленных на бланках формата А5. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа:

Письмо, приказ, заявление, отчет, положение и т.д. (о чем?):

• об оказании материальной помощи;

• о предоставлении информации;

• о невыполнении договорных обязательств;

• о бухгалтерии. Протокол, план (чего?):

• собрания акционеров;

• заседания ученого совета;

• работы ревизионной комиссии. Должностная инструкция (кого?):

• менеджера по продажам;

• бухгалтера.

Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного тек­ста, таблиц, анкеты или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущес­твительным в именительном падеже или словосочетанием с глаго­лом второго лица множественного числа настоящего или прошед­шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть со­гласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заклю­чительную часть (приказы — распорядительную часть без конста­тирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа­ции — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В приказах, распоряжениях и других документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от перво­го лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «про­шу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил(а)».

В совместных документах текст излагают от первого лица мно­жественного числа: «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», «решили».

В положениях и инструкциях, устанавливающих права и обязан­ности организаций, их структурных подразделений, а также актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, ис­пользуют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в со­став объединения входят», «комиссия установила».

В письмах используют разные формы изложения содержания:

• от первого лица множественного числа: «просим напра­вить», «направляем на рассмотрение»;

• от первого лица единственного числа: «считаю необходи­мым», «прошу выделить»;

• от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «кафедра считает возможным».

При изготовлении документа на нескольких листах для второй и последующих страниц используют чистые листы бумаги того же формата и нумеруют их, номера проставляются посредине верхне­го поля листа.

Отметка о наличии приложения (21). Этот реквизит оформляется различно, в зависимости от документа, на котором проставляется. Так, этот реквизит особенно часто используется в сопроводитель­ных письмах, поэтому подробно описано несколько способов оформления отметки о наличии приложения. В письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно подтекстом без абзаца. Если документ-приложение назван в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте пись­ма, то в отметке о приложении указывают его наименование, ко­личество листов и количество экземпляров; при наличии несколь­ких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредито­вания на 5л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отмет­ка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.07.2008№ 7и приложения к нему, всего на 9л.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров: Приложение: в Зэкз.

Или, если документ направляется нескольким корреспонден­там, а приложение только одному из них, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.

Приложения к актам, справкам, договорам и другим докумен­там оформляются аналогично.

В распорядительных документах, нормативных актах и доку­ментах, содержание которых дополняется или поясняется прило­жениями (протоколами), сведения о наличии приложений указы­ваются в тексте, например: «Утвердить инструкцию по учету и хранению документов (приложение 1)» или «список прилагается».

На самом приложении, на верхнем поле справа вписывается или указывается заранее:

Приложение к письму (приказу, протоколу) от 20.05.2008 № 46

При рассылке приложений без нормативного акта отметки о приложении заменяют на гриф его утверждения соответствующим актом:

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора предприятия от 20.05.2008№ 46

Гриф согласования (23) — это письменная фиксация факта пред­варительного рассмотрения вопросов, представленных в проекте документа всеми заинтересованными в его содержании и оформ­лении сторонами. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование, а также согласование с внутренними кол­легиальными органами оформляется грифом согласования. Он