Тема 1.2 Общие правила оформления управленческих документов

Необходимость и важность грамотного составления и соблюдения правил оформления документов.

«В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»

Формуляр документа, понятие, история, задачи. Пять основных реквизитов, без которых документ будет недействительным: автор документа, дата создания, регистрационный индекс, текст, подпись.

Понятие юридической силы документа.

Юридическая сила документа определяется и содержанием и формой документа! Одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю:

Вид документа, типология (классификация) документов (по происхождению, по способу документирования, в зависимости от отношения к аппарату управления, по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста, по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению и т.д.).

Форматы бумаги (наиболее применяемые - А4, А5)и поля(правое - ≥10мм, остальные - ≥20мм).

Общие требования к составлению и оформлению документов. Оформление документов в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий.

Каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) на основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях.

Бланки документов. Виды бланков документов, устанавливаемые ГОСТ. Угловые (как правило, для писем) и продольные бланки (в основном, для распорядительных) документов. Унифицированные формы документов.

	Бланк вклю­чает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создате­ля официального письменного документа На бланках изготавливают только первую страницу документа!

Установленный ГОСТ набор реквизитов (30 реквизитов делятся на три группы: реквизиты бланка и ограничительные отметки; реквизиты, определяющие юридическую силу документа; реквизиты, отражающие обработку и движение документа, т.е. делопроизводственные отметки). Виды бланков организации: общий бланк и бланк для писем, бланк конкретного вида документа, бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц.

Правила оформления реквизитов. Реквизиты бланка, определяющие юридическую силу, и ограничительные отметки: государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации, справочные данные (почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации), место составления или издания, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, подпись, гриф согласования, оттиск печати. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки): Ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, Резолюция, Заголовок к тексту, Отметка о контроле, Отметка о наличии приложений, Визы согласования, Отметка о заверении копии, Отметка об исполнителе, Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, Отметка о поступлении документа в организацию, Идентификатор электронной копии документа

Требования к тексту документов, требования к изготовлению документов.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение реквизита и формуляра.

2. Назовите обязательные реквизиты документа.

3. От чего зависит набор реквизитов конкретного документа?

4. Каковы основные требования, предъявляемые к управленческим документам, при наделении их юридической силой?

5. Чем определяется юридическая сила документа?

6. Что такое «вид документа» и изменялся ли этот реквизит с течением времени?

7. Назовите основания классификаций видов документов.

8. Какие вы знаете личные и официальные документы?

9. Как подразделяются виды документов по способу документирования?

10. Чем отличаются друг от друга входящие, исходящие и внутренние документы?

11. Как подразделяются виды документов по ограничению доступа?

12. Опишите индивидуальные, трафаретные и типовые документы.

13. Как подразделяются виды документов по степени подлинности?

14. Каковы установленные нормативными документами сроки хранения документов?

15. Как подразделяются виды документов по назначению?

16. Где закрепляются требования к составлению и оформлению управленческих документов?

17. Что такое бланк документа?

18. Реквизиты бланка письма.

19. Реквизиты общего бланка организации.

20. Опишите правила оформления реквизитов бланка, определяющих юридическую силу, и ограничительные отметки.

21. Опишите правила оформления реквизитов, отражающих обработку и движение документа (делопроизводственные отметки).

22. В чем заключаются требования к тексту документа?

23. В чем заключаются требования к изготовлению документа, и как они изменились с появлением современных информационных технологий?