Внимательно проверьте поле первичного ключа таблицы Руководители. Оно не должно содержать повторяющихся или пустых значений

Ввод данных по умолчанию

Часто при заполнении таблиц требуется вводить повторяющиеся данные.

1. Кнопкой Видоткрыть таблицу Сотрудники в режиме конструктора.

Выделить поле Должностьи ввести значение по умолчанию, как показано на рис.

Сохранить изменения в описании таблицы.

2. Перейти в режим просмотра и ввести в конец таблицы любую новую строку. При этом в поле Должность автоматически появится значение по умолчанию.

3. Ввести несколько строк, при необходимости изменяя вручную значение поля Должность.

4. Перейти в режим конструктора и снять установленное значение по умолчанию.

Наложение ограничений на числовые данные

Иногда целесообразно накладывать ограничения на вводимые числовые данные. Это позволяет избежать некоторых ошибок.

Например, пусть вам известно, что значения табельного номера любого руководителя должны быть больше 99 и меньше 500.

В режиме конструктора выделить поле Таб_ном _рук и в строке Условие на значениеввести ограничение

Сохранить изменение структуры таблицы.

Появится

!!! Если вы уверены, что ранее введенные данные соответствуют наложенным ограничениям, то ДА.

Далее перейти в режим просмотра и вводить новые значения в полеТаб_ном_рук.

При вводе правильных данных Access их воспримет.

А при вводе ошибочных ( например, 551) появится

В этом случае надо откорректировать ввод.

3. Просмотр информации в длинном поле

Введите в таблицу Сотрудники новое поле А и заполните его длинным текстом.

Например,

Чтобы прочесть содержимое длинного поля целиком, надо установить курсор в это поле иShift+F2.

Появится

Поиск записей

1. Выделить поле, по значениям которого планируется поиск

2.Задать условия поиска

3КнопкаНайти далее

Появится

Замечание: при необходимости найденное значение можно изменить. Проделать самостоятельно.

Сортировка записей

Допустим, что наша таблица имела следующий вид

Пусть требуется упорядочить записи по возрастанию значений поля ФИО.

Установить курсор в любом месте поля ФИО (или выделить его) и

выбрать Записи/Сортировка/Сортировка по возрастанию.

Появится

Использование фильтров

Фильтры используются для того, чтобы отобразить на экране только значения, определяемые заданным критерием.

Допустим, требуется найти записи о инженерах.

Выделить любое значение “инженер”.

Выбрать Записи /Фильтр/ Фильтр по выделенному

После нажатия Фильтр по выделенному появится

Для изменения фильтра использовать Записи/Фильтр/Изменить фильтр,а далееЗаписи/Применить фильтр.

Изменять фильтр можно многократно (применяя новый фильтр к результатам предыдущей фильтрации). Например, если выделить значение инженери использовать Записи/Фильтр/Исключить выделенное, то появятся строки,не содержащиезначение инженер.Далее, например, можно отфильтровать строки, не содержащие значение менеджер и т.д

Для удаления фильтра использоватьЗаписи/Удалить фильтр

Появится вид всей таблицы. Но, в действительности, фильтр не удален (удален с экрана только результат действия фильтра). Его можно вновь вызвать, нажав Применить фильтр.

Лучше фильтр удалить полностью.

Для полного удаления фильтра нажать кнопку Вид. Появится описание таблицы в режиме конструктора.

Нажать кнопку удаления окна Закрыть(в правом верхнем углу).

Появится

Нет

Задание первичного ключа

Замечание: первичный ключ – это поле (или группа полей), значения которого однозначно идентифицируют строки таблицы. Очевидно, что в нашем случае таким полем является Таб_ном_рук.

Внимательно проверьте поле первичного ключа таблицы Руководители. Оно не должно содержать повторяющихся или пустых значений.

Перейти в режим конструктора с помощьюкнопкиВид.

Установить курсор в поле, которое должно быть ключом (выделите его).

Появится

Нажать кнопку Ключевое поле.

Появится

Сохранить.

С этого момента первичный ключ установлен.

Перейти в режим просмотра.

Внимание ! Строки таблицы отсортированы по значениям поля первичного ключа.

Это объясняется тем, что при установке первичного ключа СУБД автоматически строит индекс для поля.

Замечание: для снятия первичного ключа надо снова выделить его поле и нажать Ключевое поле.

Задание связей между таблицами

Наши исходные таблицы можно связать между собой с помощью внешнего ключа таблицы Сотрудники. Таким полем является Таб_ном_рук.

Обратите внимание, что все значения внешнего ключа Таб_ном_рук таблицы Сотрудники соответствуют значениям первичного ключа Таб_ном_рук таблицы Руководители.При этом не требуется, чтобы все значения первичного ключа таблицы Руководители соответствовали значениям внешнего ключа таблицы Сотрудники (например, табельный номер 500 не имеет соответствия).

Таблица Руководители является в данном случае родительской, а таблица Сотрудники – дочерней.

Связь между этими таблицами – 1:М (один ко многим).Это означает, что каждая запись таблицы Руководители может быть связана со многими записями таблицы Сотрудники. С другой стороны, каждая запись таблицы Сотрудники может быть связана только с одной записью таблицы Руководители.

1. Нажать Схема данных или (пункт меню Сервис/Схема данных).

Появится

2. Пункт меню Связи/Добавить таблицу

Появится

5. Нажать Добавить, затем выделить Сотрудники, вновь нажать Добавить и Закрыть.

Появится

4. Для установления связи тащить мышью Таб_ном_рук таблицы Сотрудники на Таб_ном_рук таблицы Руководители.

Появится

6. Установить переключатель Обеспечение целостности данных и нажать Создать.

Замечание: обеспечение целостности означает соблюдение ограничений, указанных в самом начале данного раздела (относительно соответствия значений первичного и внешнего ключа).

Появится

Замечание: при необходимости удаления связи надо выделить ее мышью и удалить.