Процедура создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм
В Excel можно построить внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм.
Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при создании отчетов, для демонстрации диаграмм рядом с данными, по которым они построены. Перед внедрением диаграммы необходимо подготовить место, вставив строки, столбцы или ячейки.
Для работы с диаграммой отдельно от данных на рабочем листе можно построить ее на отдельном листе диаграмм. Этот лист помещается в активную рабочую книгу и сохраняется вместе с ней. Диаграмма на отдельном листе удобна, если, например, нужно вывести ее на печать.
Если выделить данные и нажать клавишу F11, Excel создает диаграмму на листе диаграмм, используя тип диаграммы по умолчанию (гистограмма на отдельном листе).
Диаграммы легко строятся с помощью Мастера диаграмм. Он руководит процессом создания диаграмм и дает возможность перед завершением процесса просмотреть диаграмму и внести в нее необходимые изменения.
Шаг 0: вызов Мастера диаграмм. Выделить данные, по которым будет строиться диаграмма, и нажать кнопку Мастера диаграмм или выбрать команду Вставка (Диаграмма. Мастер диаграмм позволяет задать исходные данные для построения диаграммы в процессе диалога, но предварительное выделение упрощает процесс. С помощью четырех окон диалога Мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую Excel для построения диаграммы.
Шаг 1: выбор типа диаграммы. В первом диалоговом окне задается тип (гистограмма, график, линейчатая и т.д.) и вид (обычная гистограмма, гистограмма с накоплением и т.д.) диаграммы. Это окно диалога содержит две вкладки: для стандартных и нестандартных типов диаграмм. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, полученные на основе встроенных диаграмм, так и смешанные (гистограмма с графиком, гистограмма с областями, график с двумя осями значений и т.п.) диаграммы Excel.
Шаг 2: уточнение исходных данных. Второе окно диалога Мастера диаграмм, как и первое, содержит две вкладки. Вкладка Диапазон данных позволяет проверить или задать диапазон исходных данных. Excel автоматически выбирает ориентацию рядов, предполагая, что диаграмма должна содержать рядов меньше, чем точек. Но при необходимости можно указать, где расположены ряды данных: в строках или столбцах.
Вкладка Ряд предоставляет возможность задать имена рядов (поле Имя), значения рядов (поле Значение), а также текст, идентифицирующий точки в рядах данных (поле Подписи по оси Х).
Чтобы увидеть, из каких ячеек для конкретного ряда будут поступать значения и имя, которое появится в легенде, нужно выбрать имя ряда в списке Ряд. В поле Значения отображается ссылка на диапазон ячеек рабочего листа, в котором находятся значения ряда данных. Кроме того, это поле позволяет задать новый диапазон, что приведет к изменению значений ряда. Если исходный диапазон не содержит заголовков строк и столбцов, которые можно использовать в качестве имен рядов данных, то Excel назначает каждому ряду стандартные именования: Ряд 1, Ряд 2 и т.д. Чтобы изменить стандартное имя, нужно ввести текст в поле Имя или после щелчка на этом поле выделить ячейку рабочего листа, содержащую нужный текст. Если исходный диапазон содержит заголовки, в поле имя для каждого ряда отображается ссылка на ячейку, из которой поступает имя ряда. Если значение этой ячейки изменится, то автоматически изменится и имя ряда.
Если исходный диапазон не содержит заголовки строк или столбцов, которые именуют точки ряда данных, то в этом случае для точек используются стандартные обозначения 1, 2, 3 и т.д. Чтобы изменить их, необходимо ввести текстовые значения прямо в поле Подписи оси X (Подписи категорий, Подписи второй оси X), разделяя их точкой с запятой, или после щелчка на этом поле выделить диапазон рабочего листа, содержащий нужные подписи.
Шаг 3: задание параметров диаграммы. Третье окно диалога Мастера диаграмм содержит шесть вкладок. Они позволяют задать различные параметры диаграммы:
- название диаграммы и заголовки для ее осей,
- характеристики осей,
- легенду,
- подписи значений в рядах данных,
- линии сетки,
- таблицу данных.
Название диаграммы и заголовки для ее осей. На вкладке Заголовки можно задать название диаграммы и заголовок для каждой ее оси. При выводе текста в диаграмме Excel использует установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки - это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы.
Характеристики осей. Некоторые диаграммы выглядят лучше без одной или нескольких осей. Вкладка Оси позволяет отменить в диаграмме вывод любой ее оси. Для этого нужно снять соответствующий флажок.
Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси. Временное масштабирование отличается от обычного в нескольких отношениях:
1) Excel располагает точки в хронологическом порядке с учетом относительных значений дат. Например, если на оси времени есть значения для 1 января, 2 января и 6 января, то точка 2 января располагается ближе к 1 января, чем к 6 января;
2) Excel автоматически отображает точки данных в возрастающем порядке, даже если исходные значения дат не были отсортированы по возрастанию.
Ось времени может применяться как в плоских, так и в объемных графиках, гистограммах, диаграммах с областями и линейчатых диаграммах. В этих типах диаграмм можно использовать для оси X обычную шкалу (категории) (даже если данные имеют формат даты) или шкалу времени (даже если данные не имеют формат даты), установив в группе Основная ось переключатель категории или ось времени соответственно. Если установлен переключатель автоматическая, Excel выберет тип оси (категории или ось времени) сам.
Размещение и скрытие легенды. Легенда автоматически располагается в правой части диаграммы. Вкладка Легенда позволяет выбрать для легенды новое место или совсем удалить ее из диаграммы. Кроме того, легенду можно переместить и после создания диаграммы, перетащив ее с помощью мыши в новое место, а команды форматирования позволяют изменить используемый шрифт.
Подписи данных. Вкладка Подписи данных предоставляет возможность подсоединять к маркерам данных различного типа подписи. Например, секторы круговых и кольцевых диаграмм могут идентифицироваться с помощью долей (процентов), абсолютных значений или одновременно с помощью того и другого. Столбцы в гистограммах и маркеры в графиках могут иметь подписи, показывающие значения каждой точки или текст соответствующей категории на оси X.
Таблица данных. В зависимости от типа создаваемой диаграммы Excel может позволить дополнительно включить таблицу данных. Это простой и эффективный способ визуализации диаграммы и данных. Чтобы добавить таблицу данных, нужно установить флажок Таблица данных на одноименной вкладке. Присоединяемая к диаграмме таблица связывается с данными рабочего листа, что обеспечивает изменение значений в таблице при изменении соответствующих значений данных рабочего листа, взятых для построения диаграммы. После создания диаграммы можно с помощью команд форматирования изменить тип линии и шрифт, используемый в таблице данных. Таблица данных не применяется в круговых, точечных, кольцевых, пузырьковых, лепестковых и поверхностных диаграмм.
Линии сетки - это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида. Можно удалить линии сетки или отобразить их в диаграмме с помощью вкладки Линии сетки. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии сетки - промежуточные деления. Excel автоматически определяет положение этих делений шкалы, но с помощью команд форматирования можно изменить их расположение. Линии сетки в круговых и кольцевых диаграммах не используются.
Шаг 4: размещение диаграммы. Четвертое окно Мастера диаграмм позволяет задать расположение диаграммы:
- на рабочем листе рядом с исходными данными (переключатель имеющемся),
- на отдельном листе диаграмм (переключатель отдельном).