Проектирование системы экономической документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под докумен­том понимается определенная совокупность сведений, исполь­зуемая при решении экономических задач, расположенная на ма­териальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономическо­го языка, имеющий единство формы, содержания и материаль­ного носителя и обладающий следующими свойствами:

• полифункциональности, поскольку документ может предназ­начаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов, происходящих в эконо­мической системе, для обработки, хранения этой информа­ции и для передачи ее на расстояние;

• наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверж­дается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управле­ния экономическим объектом. Отличительной особенностью си­стемы экономической документации является большое разнооб­разие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

• по степени официальности (документы утвержденной и неут­вержденной формы);

• по отражаемой стадии воспроизводства (производство, тор­говля и т.д.);

•по уровню управления (государственный уровень, уровень ми­нистерства, уровень объединений, предприятий и организа­ций);

• по принадлежности к определенной функции управления (про­гнозирования, планирования, учета, контроля, анализа, нор­мирования, оперативного управления и др.);

• по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

• по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе докумен­ты и обрабатываемые в системе);

• по отношению к задаче (первичные документы, промежуточ­ные и результатные документы);

• по способу заполнения (документы ручного заполнения; полу­автоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автомати­ческого получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

• по способу чтения и обработки (документы визуального чте­ния и ручной обработки, машинно-ориентированные доку­менты, машиночитаемые документы);

• по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

• по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не­автоматизированных ЭИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка докумен­тов в таких системах занимает более 40 % времени работников управления. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;

•введение безбумажной технологии, основанной на использо­вании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Рассмотрим содержание каждого из подходов. Унификация документов выполняется путем введения единых форм докумен­тов в результате осуществления синтаксической и семантической унификации. Таким образом вводится единообразие в наимено­вания показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это рацио­нально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления неко­торым экономическим объектом. По уровням управления, для ко­торых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях стра­ны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкрет­ной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обя­зательные для использования в рамках предприятий или органи­заций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

• стандарты и технические условия;

• проектно-конструкторская и технологическая документация;

• проектная документация по капитальному строительству;

• плановая документация;

• статистическая отчетность;

• первичная учетная документация;

• финансовая первичная и отчетная документация;

• бухгалтерская документация бюджетных организаций и объе­динений;

• организационно-распорядительная документация;

• документация по материально-техническому снабжению;

• документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требова­ниям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатывать­ся с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи ин­формации;

• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локаль­ных классификаторов.

Проектирование унифицированной системы документации ЭИС.При разработке системы документации в ЭИС проектиров­щик должен решать следующие проблемы: спроектировать и уни­фицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использоваться в ЭИС без изменений; выявить в существу­ющей системе те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ (рис. 33):

• построение новых форм документов;

• унификация всей системы документации;

•разработка инструкций и методических материалов, регламен­тирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим содержание работ, выполняемых на каждом этапе.

На первом этапе выполняются шесть работ. Содержа­ние первой работы «Определение состава результатных показа­телей» зависит от того, какие формы документов проектируют­ся. Выделяются первичные и результатные документы, состав которых выявляется после разработки всех постановок задач. При этом в первую очередь проектируются формы результатных до­кументов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава пер­вичных показателей» выявляется полный состав первичных – ис­ходных показателей, на базе которых рассчитываются результат­ные показатели, отражаемые в формах результатных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результат­ных документов и форм первичных документов. Разбиение пока­зателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете резуль­татных показателей. Если проектировщик разрабатывает формы результатных документов, то критерий алгоритмической увязки показателей является главным. Например, обоснованным считается включение в один результатный документ «Ведомость от­пуска товаров со склада за месяц» следующей группы показате­лей: «количество отпущенных товаров со склада по накладной», «цена товара», «стоимость отпущенных товаров по накладной», «итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за ме­сяц», «итого стоимость отпущенных товаров по каждому скла­ду» и «по всем складам».

Рис. 33. Схема процесса проектирования УСД

Если проектируются формы первичных документов, то основ­ным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизит­ного состава этих показателей. Например, в первичный документ «Накладная на отпуск товара» правильным считается включение следующих показателей: «количество отпущенных товаров оп­ределенной номенклатуры со склада на определенную дату», «цена товара этого вида номенклатуры», «стоимость отпущен­ных товаров этого вида номенклатуры на определенную дату».

При выполнении четвертой работы осуществляется «Выбор типа носителя» для документа. Если документы первичные, то носителем является бумага формата А4 или А5. Если проектируются результатные документы, то тип и форма выдачи резуль­татной информации зависят от характера решаемой задачи. На­пример, если решается прогнозная задача, при получении резуль­татов которой применяются методы корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран ЭВМ, на который будут выданы графики, и бумажный носитель.

Если решается задача математического моделирования, то информация выдается на экран или рулонную бумагу. При реше­нии задачи оперативного управления основным носителем будет являться экран. В качестве критерия выбора носителя можно ис­пользовать показатели надежности хранения информации, дос­товерности информации и качества воспроизведения материала.

При выполнении пятой работы «Определение способа нанесе­ния информации в документы» выбирается способ нанесения ин­формации, который зависит от того, как считывается информа­ция с первичного документа: визуальным способом или автома­тическим. Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время суще­ствуют следующие виды шрифтов:

• кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);

• стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

• нормализованные, например шрифты, применяемые на почто­вых конвертах;

• графические отметки.

Содержание выполнения шестой работы «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа и будет рассмотрено ниже.

На втором этапе выполняются работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существую­щие. Для этого необходимо выявить и проанализировать пол­ный состав системы документации, составить перечень доку­ментов по функциональным подсистемам, выявить характери­стики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), ис­ключить из первичных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую тер­минологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и коди­рование документов, реквизитного состава документов, уточ­нить используемые формы и построить единые формы доку­ментов.

На третьем этапе составляются технологическая доку­ментация и инструкции, описывающие правила заполнения, пе­редачи, использования и хранения документов, схемы докумен­тооборота, отражающие все операции, выполняемые над доку­ментами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от выписки и кончая сдачей их в архив.

Особенности проектирования форм первичных документов.Первичные документы предназначены для отражения процес­сов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и опе­ративную информацию, необходимую для решения экономичес­ких задач и выработки управленческих решений. К числу основ­ных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: неизбыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность соби­раемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учиты­вались требования удобства для последующей обработки данных в ЭВМ.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

• отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

• отсутствие дублирования показателей в документах;

• выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значе­ний на документ, т.е. выделение однозначных и многознач­ных реквизитов;

• выделение справочных, группировочных реквизитов и рекви­зитов-оснований;

• логичность построения, т.е. старшие по объему понятий при­знаки должны предшествовать младшим (например, наимено­вание предприятия – наименование цеха – номер участка);

• согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенно­сти в каждой организации и выполняется в следующей последо­вательности.

1. Определение полного реквизитного состава каждого доку­мента.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания; справочные и группировочные; перено­симые и не переносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов пер­вичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной фор­ме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со сло­варем-тезаурусом.

Особенности проектирования форм документов результатной информации.В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный доку­мент используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

• полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные пока­затели;

• количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

• своевременность предоставления информации управленческо­му персоналу;

• достоверность предоставляемой информации;

• хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

• отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результат­ных документов:

• выделение трех зон в документе;

• разделение реквизитов на однозначные, т.е. имеющие одно значение на документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений в документе;

• выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вто­рую зону документа, и размещение этих реквизитов в поряд­ке убывания старшинства;

Электронный документооборот. Основные понятия. Модели информационного пространства документооборота предприятия

При построении эффективной автоматизированной системы первым этапом является исследование и формализация бизнес-процессов деятельности банка или предприятия. Т.е. описание системы ведения делопроизводства с целью эффективного использования информации для достижения поставленных задач и решения проблем, стоящих перед организацией. Организация работы с документами (будь то платежные или конструкторско-технологические документы) является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

· получения информации;

· переработка информации;

· анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением процессов управления, проектирования и производства. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

· руководство теряет целостную картину происходящего;

· структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

· это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

· приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

· для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

· оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли.

Сегодня для организации документооборота (в дальнейшем под этим термином мы будем понимать документооборот любых документов: конструкторских, технологических, финансовых, организационных и т.п.) предлагается множество самых различных средств автоматизации, несмотря на это документооборот часто организован плохо, даже на относительно небольших предприятиях. Независимо от степени автоматизации предприятия и его типа – отсутствие или игнорирование модели организации документооборота неизбежно приведет к тому, что старые проблемы останутся нерешенными. При этом, если по состоянию делопроизводства в организации был "ручной" хаос, то результатом автоматизации будет "компьютерный" хаос.

Когда на Западе, а теперь и в России схлынула первая волна увлечения системами автоматизации документооборота, оказалось, что без должной оценки возможностей пользователя, исследования бизнес – процессов его предприятия трудно ожидать эффекта от внедрения как систем документооборота класса docflow так и, тем более, workflow.При этом совсем неважно, как планируется или уже реализован документооборот: вручную или путем автоматизации с помощью мощных западных либо отечественных пакетов – всегда на первом месте должна быть четкая стратегия, направленная на упорядочение бизнес-процессов. Иначе говоря, прежде чем что-то делать, неплохо было бы ответить на вопрос, кому и почему выгодно выполнять те или иные процессы, имеющие место на предприятии. Проводя в жизнь программу модернизации делопроизводства, важно представлять, какого уровня уже достигло предприятие и какое место ему отводится в модельном пространстве системы документооборота.

Основные понятия электронного документооборота. Пример: Вы написали заявление на отпуск и передали его в отдел кадров. Так появился документ. Что же превратило чистый лист бумаги в документ? Во-первых, информация, представленная в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. И в-третьих, бумагу готовили с расчетом на последующую деятельность сотрудников отдела кадров. Документ – это совокупность трех составляющих:

· Физическая регистрация информации.

· Форма представления информации

· Активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки.

При этом форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов. Так родилась бюрократия – неизбежный спутник цивилизации.

Документ – слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации, понятная человеку. В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или электронный бланк, проблем корпорации не решает – первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением проекта.

Бюрократическая технология – это технология взаимодействия людей, служб и подразделений внутри и вне организации. Не будет технологии – возникнет анархия. Если работник не знает что ему надо делать, он делает то, что считает нужным, а не то, что требует тот или иной бизнес-процесс предприятия. Сама бюрократия неизбежна, опасность представляет отрыв реальных целей предприятия от работы текущей системы документооборота.

Собственно документооборот может быть двух типов:

· универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

· операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент работы с ними. Любой опытный менеджер может подтвердить, что работа не по регламенту порой отнимает намного больше времени, чем собственно производственная деятельность. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно усложнить работу, повысив вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Итак, документ занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе разделяемых функций исполнения. Поэтому правильно рассматривать документ как инструмент распределения функций между работниками.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести:

· Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с разными документами и их отдельными частями

· Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

· Быстрое создание новых документов из уже существующих.

· Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

· Сокращение времени поиска нужных документов.

Использование АИС может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. При этом управление предприятием реализует следующие основные функции:

· обслуживание клиентов;

· разработка продукции;

· учет и контроль за деятельностью предприятия;

· финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую возможности:

· удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

· доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

· средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

· сохранения целостности данных в общей базе данных;

· полнотекстового и реквизитного поиска информации;

· открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

· защищенность информации;

· удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

· масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое предприятие.

Определенные ранее направления автоматизации документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента прохождения документов, определяют трехмерное пространство свойств, где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии (рис.34).

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

Рис.34. Трехмерное пространство свойств

Вторая ось (D) – полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.

Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение – регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси – набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах – все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") – речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат – тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да. Единственно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом. Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием. Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых ящиков", прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) – все равномерно, единственное, что отсутствует – компьютеризация.

Рассмотренная модель документооборота не является застывшим образованием, данным нам в ощущениях – прежде чем сформировалось современное представление о контурах этой модели, она претерпела три основные фазы своей эволюции, две из которых представлены на рис.34, а третья на рис.35.

Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру и атрибутику. Условно эту фазу можно представить в виде одной единственной оси.

Рис.35. Эволюция бизнес-моделей документооборота

Точка на этой оси – это текущее состояние системы документооборота организации. Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информации и начиная с определенного момента которого можно отметить второй этап первой фазы – возникновение понятия "операция". Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес-процессам предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов). На этом этапе начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси приобретает все более операционный оттенок. После возникновения привязки к конкретным бизнес-процессам дальнейшая эволюция документооборота в одномерном пространстве уже невозможна – необходим новый качественный скачок к новой фазе.

Фаза вторая – полнотекстовая. Расширение организации и увеличение круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления: графики, таблицы, видео и т. п. виды конструкторско-технологической документации. Возникает новая ось – полнотекстовые или, лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном, пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации.

Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на предприятии уже используется автоматизация, то хранилище – это не что иное, как электронный архив. Движение по оси "полнотекстовые документы" предполагает наращивание атрибутивных возможностей: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархию хранения, классификация. Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п.

На данной оси также имеются свои этапы – с определенного момента развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Доступ к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности. Если, например, говорить о точке "А", то соответствующее ей состояние системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных площадках. Система для этой точки предполагает также структурирование информации по уровням управления и наличие средств репликации данных. Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно – необходим новый скачок к очередной фазе.

Фаза третья – регламентирующая. Нормальный документооборот в масштабах корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения регламента работы. Если ранее, на второй фазе (плоскость) негласно присутствовал лишь один, простейший регламент (нулевая точка) – каждый сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому работнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря, было известно только, что документ существует), то сейчас этого недостаточно. Требуется уже интегральная оценка. Необходим, например, контроль за тем, как работник выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного процесса своего согласования (например согласования пакета конструкторско-технологической документации на сборочную единицу).

Третья ось в пространстве документооборота предприятия, как и две другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением атрибутов, отвечающих за регламент, например: "оплатить до", "действителен для". Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму этапу, отличительная черта которого – появление системы, специально предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента. При дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой системы управления проектом. Теперь документ в системе "документооборота" становится вторичным – первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес – процедур, оставляющий после себя документы.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии – все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания и промышленная фирма. В общем случае можно выделить три типа организаций:

· банк и торговая компания: приобретение, наценка, продажа, получение прибыли – главный объект деятельности;

· бюджетная организация: основная деятельность – формирование документов;

· промышленное предприятие: закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности – операция.

Если задачей организации является формирование документов, например мэрия, суд или министерство, то ее позиция в модели будет занимать достаточно высокое положение относительно осей "F" и "D". Кстати, сегодня наибольшей популярностью пользуются именно приложения, ориентированные на автоматизацию деятельности государственных и правительственных административных структур – основная цель которых и состоит в подготовке документов. Однако если рассматривать деятельность коммерческого банка или фирмы задача которой – производство операций, материальных ценностей, то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения.

Координаты точки, характеризующей сбалансированную систему документооборота (бизнес-модель функционирования предприятия), должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно одинаковы – соответствовать друг другу. Главное не автоматизация как таковая, а оптимизация потоков документов и интегральность – даже самая прекрасная программа автоматизации документооборота окажется напрасным вложением средств, если модель одномерная или плоская.

Нет большого смысла говорить о жизненном цикле документов без связи с основными бизнес-процессами предприятия. Система автоматизации документооборота, функционирующая в отрыве от всех слоев, будет мертва, мало того, она может нанести вред: запутать и без того неуправляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота, по сути дела, ничего не автоматизирующего. И, как следствие, раздувание штатного расписания и дискредитация самой идеи автоматизации делопроизводства. При создании или внедрении АИС необходимо всегда помнить, что компьютер или комплект программных средств типа workflow – это только голый инструмент, неумелое использование которого чаще всего влечет за собой только вред, а не долгожданное облегчение и освобождение от внутрикорпоративных проблем по управлению.