Проведение вводного совещания
Руководитель команды внутренних аудиторов начинает аудит с проведения вводного совещания с руководством проверяемых подразделений, и другими сотрудниками по необходимости. На этом совещании также присутствуют члены команды внутренних аудиторов.
Вопросы для обсуждения на вводном совещании включают:
· объем и задачи внутреннего аудита;
· представление членов команды внутренних аудиторов и разъяснение их ролей и функций;
· освещение основных выводов последнего внутреннего аудита, и того как команда аудиторов планирует включить эту информацию в данный аудит;
· подтверждение плана проведения аудита на объекте;
· подтверждение сроков проведения заключительного совещания.
Сбор фактов.
Сбор фактов для формирования выводов и разработки рекомендаций по результатам аудита осуществляется с использованием трех источников:
· индивидуальные интервью с ключевыми руководителями и специалистами подразделений;
· изучение документации;
· наблюдения на рабочих местах (условия, порядок выполнения работы), включая беседы с рабочими.
При сборе фактов команда внутренних аудиторов руководствуется контрольным листом (чек - листом) по СУОТ в целом или по отдельным процессам системы в зависимости от объема аудита.
Внутренние аудиторы должны собрать достоверную информацию, достаточную для того, чтобы подтвердить соответствие требованиям, обосновать выводы о несоответствии требованиям и оценить уровень эффективности функционирования СУОТ и ПБ проверяемых подразделений.
Проведение заключительного совещания.
По окончании назначенного срока внутреннего аудита проводится заключительное совещание аудиторов с персоналом проверяемых подразделений. Эта встреча является завершающим этапом процесса аудита на проверяемом объекте и началом оформления официального отчета. Ее цель заключается в донесении информации о выводах аудита до руководителей подразделений с тем, чтобы добиться единого понимания выявленных фактов, что позволит подготовить своевременные и необходимые корректирующие действия по улучшению ситуации.
Во время заключительного совещания руководителю команды внутренних аудиторов необходимо:
· напомнить участникам совещания цель и реализованный план аудита;
· отметить сильные стороны проверяемого объекта;
· представить выявленные несоответствия и замечания, связав их с возможными рисками для СУОТ структурного подразделения в целом;
· отметить необходимость и целесообразность корректирующих действий, направленных на постоянное улучшение.
Команда внутренних аудиторов передает персоналу проверяемых подразделений анкету для оценки работы, проведенной ими на объекте. Заполненные анкеты направляются в течение 3 дней после проведения внутреннего аудита руководителю структурного подразделения и в службу охраны труда и промышленной безопасности для обработки и анализа информации и дальнейшего совершенствования порядка проведения аудита СУОТ.
Документирование результатов внутреннего аудита.
В течение 5 рабочих дней после заключительного совещания по результатам внутреннего аудита руководителем аудиторской группы оформляется отчет о результатах внутреннего аудита (приложение 6).
Руководителем структурного подразделения приказом (распоряжением) назначается работник ответственный за ведение Журнала регистрации отчетов для идентификации отчетной документации (приложение 10).
Идентификационный номер Отчета состоит из порядкового номера и двух последних цифр года через точку.
Например, по окончанию первого аудита в 2012 году будет оформлен Отчет со следующим номером: Отчет № 01.12; второй - Отчет № 02.12 и так далее.
Идентификационный номер отчета содержит:
ХХ. ХХ ,где:
две последние цифры года
порядковый номер отчета по результатам внутреннего аудита
Команда внутренних аудиторов готовит отчет о проведенном внутреннем аудите СУОТ с учетом мнений и комментариев, высказанных руководителями подразделений на заключительном совещании.
Через 5 календарных дней с момента завершения аудита отчет по результатам направляется руководителю структурного подразделения.
Оформление отчета по внутреннему аудиту.
Классификация статуса несоответствий.
Применяется следующая классификация статуса несоответствий:
· Статус закрытого имеет несоответствие, по которому были реализованы соответствующие корректирующие действия непосредственно во время проведения аудита объекта. Аудитор должен удостовериться в успешном выполнении корректирующих действий.
· Статус нового имеет несоответствие, которое не было выявлено в ходе предыдущего внутреннего аудита СУОТ.
· Статус повторного имеет несоответствие, выявленное в ходе предыдущего внутреннего аудита СУОТ и ПБ, по которому не было выполнено корректирующих действий, или несоответствие, аналогичное выводу, сделанному в ходе предыдущего аудита.
Внутренние аудиторы должны с особой осторожностью относиться к повторяющимся несоответствиям. Если выявляется проблема, установленная в ходе предыдущего аудита, и она не полностью устранена, то необходимо произвести оценку и обсудить дальнейшие корректирующие действия с руководством структурного подразделения.
Определение категории несоответствий.
Устанавливаются три категории несоответствий:
· «Требования государственных нормативных актов» - несоответствия, относящиеся к государственным нормативным документам, касаются федеральных законов, нормативных актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда в которые входят: межотраслевые и отраслевые правила и типовые инструкции по охране труда, строительные и санитарные нормы и правила, правила и инструкции по безопасности, правила устройства и безопасной эксплуатации, свод правил по проектированию и строительству, гигиенические нормативы и государственные Положения безопасности труда, а также постановления Правительства Российской Федерации, документы федеральных органов исполнительной власти, которым предоставлено право осуществлять функции по нормативно-правовому регулированию, и международные договоры.
· «Требования компании» - несоответствия, относящиеся к политике и Положениям компании, касаются обязательных требований, приводимых в документах ОЖД и локальных инструкциях структурного подразделения.
· «Указания/Наблюдения» - несоответствия, касающиеся необязательных практик или программам, которые важно доводить до сведения руководства объекта по одной или нескольким из следующих причин:
- оно может оказать влияние на соответствие государственным нормативным или корпоративным требованиям в будущем, хотя на текущий момент объект этим требованиям удовлетворяет;
- оно указывает на неспособность системы следовать надлежащей практике эксплуатации (например, повторные или многочисленные происшествия);
- если проблемы, на которые указывает это несоответствие, не будут решены, то это может привести к материальной ответственности руководителя объекта (например, в связи с нанесением ущерба окружающей среде или с риском для здоровья людей).
Классификация несоответствий, принадлежащих одновременно к нескольким категориям, проводится следующим образом:
· если несоответствие можно отнести к категории «Требования государственных нормативных актов» или «Требования компании», его необходимо отнести к категории «Требования государственных нормативных актов»;
· если несоответствие можно отнести к категории «Требования государственных нормативных актов» или «Указания / Наблюдения», его необходимо отнести к классу «Требования государственных нормативных актов»;
· если несоответствие можно отнести к категории «Требования компании» или «Указания / Наблюдения», его следует отнести к классу «Требования компании».
Выводы о локальном факте, требующем внимания, касаются незначительной и легко исправимой ситуации, не попадающей под вышеперечисленные категории. К этим фактам могут относиться незначительные отклонения в показателях и возможности для улучшения системы управления охраной труда, которая, в целом, эффективно функционирует, либо важные факты, выходящие за пределы объема данного аудита. На такие факты обращается внимание соответствующего руководителя, однако, в письменный отчет об аудите они не включаются.
Рекомендованная практика – это корректирующее действие или программа корректирующих действий, предлагаемая для внедрения. Рекомендованная практика включается в отчет в качестве отдельного приложения и не учитывается при выставлении общего балла за аудит.
Составление рекомендаций.
Основываясь на выводах относительно сильных сторон и методов и практики, требующих улучшения, команда аудиторов составляет список рекомендаций. Для оказания помощи в правильной расстановке приоритетов по корректирующим действиям руководством структурного подразделения, все рекомендации можно распределить по уровням.
Уровень 1: Действия, имеющие высший приоритет - связаны с ситуациями, которые могут создавать серьезный риск для работников, акционеров, заказчиков, компании в целом, ее репутации, окружающей среды, населения, или приводят к уголовной или гражданской ответственности за соответствующие нарушения.
Уровень 2: Приоритетные действия, не отвечающие критериям Уровня 1, однако, выходящие за рамки единичного случая или случайной ситуации.
Уровень 3: Рекомендации, являющиеся по своему характеру организационными, или относящиеся к отдельному случаю или случайной ситуации.
Формируется полный пакет документов по проведенному аудиту (план аудита, заполненный контрольный лист с оценками), который прикладывается к отчету и предоставляется руководителю структурного подразделения.
Разработка и контроль выполнения корректирующих действий.
В течение 10 календарных дней с момента составления отчета руководство структурного подразделения на основании анализа результатов организует разработку корректирующих действий (КД), предусматривающих меры по устранению причин несоответствий, и формирует доклад в соответствии с утвержденным Алгоритмом доклада по результатам аудита.
Формулировки и сроки выполнения КД согласовываются с руководителем аудиторской группы. Срок проведения мер коррекции/ корректирующих действий должен соответствовать серьезности выявленных несоответствий и не может превышать двух месяцев с даты последнего дня аудита.
Руководитель структурного подразделения устанавливает порядок контроля за сроками выполнения корректирующих действий, ежемесячно рассматривает ход выполнения КД.
Оценку качества проведения аудита, эффективности разработанных корректирующих действий и соблюдения сроков их устранения проводит служба охраны труда и промышленной безопасности при проведении аудита в структурном подразделении или по представленной по запросу документации от структурного подразделения.
Допускается однократное перенесение срока исполнения корректирующего действия, если корректирующее действие, относящееся к Уровням 2 или 3, не может быть завершено к контрольной дате, лицо, ответственное за исполнение плана КД представляет для утверждения руководителю структурного подразделения новую контрольную дату. Это должно быть сделано до того, как срок выполнения КД истечет, и только в том случае, если причины продления сроков связаны с обстоятельствами, не контролируемыми руководством структурного подразделения, и/или, если такая задержка не приведет к повышению уровня риска. При корректирующих действиях по выводам Уровня 1 перенос даты завершения не допускается.
Утверждение переноса сроков завершения корректирующих действий предполагает анализ ситуации и письменное разрешение руководителя структурного подразделения.
Регистрация факта завершения внутреннего аудита осуществляется посредством проставления отметки в годовой программе проведения аудитов СУОТ. Аудит считается завершенным после проведения мер коррекции/ корректирующих действий (МК/ КД).
Анализ руководством результатов внутренних аудитов.
Обобщенные результаты проведения внутренних аудитов доводятся до сведения руководителя структурного подразделения и работников и являются составной частью исходных данных для проведения анализа СУОТ руководством.
Если выполнение КД и ПД требует участия руководства дирекции (службы), то соответствующие проблемы по установленной форме доклада должны быть доведены до вышестоящего руководства.
Оценка
Показатели результативности процесса представлены в таблице
Таблица
Показатели результативности процесса
| № | Показатели | Критерий и размерность | Периодич-ность контроля | Методы контроля | Кто измеряет и предста-вляет результаты |
| 1. | Соблюдение годовой программы проведения внутренних аудитов СУОТ | Процент выполнения запланированных аудитов по срокам и объемам | Ежегодно | Сравнение годовой программы аудитов СУОТ с наличием отчетов по аудитам | Руководитель структурного подразделе-ния |
| 2. | Показатель контроля устранения несоответствий | Количество выявленных несоответствий/ количество реализованных КД (МК) | Ежемесячно Ежеквартально и по итогам года | Мониторинг и рассмотрение, анализ по реализации КД | Руководитель структурного подразделения, вышестоящая дирекция, НБТ |