Загальні вимоги до оформлення документів. Правила оформлення документів

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

♦ бути юридично правильно оформленим;

♦ бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;

♦ базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

♦ бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення ін­формації;

♦ мати послідовність викладу

♦ бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

♦ оформлятися за встановленою формою;

♦ відповідати прийнятим у суспільстві етичним нормам;

♦ бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

♦ складатися на відповідних носіях стандартного формату.

Принципи визначення формату

Усі формати паперу поділяються на три ряди — А, В, С.

Ряд А - основний, В і С - додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряд також поділяється на класи за розміром формату. В ряді А наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазнача­ється літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його роз­мір визначається в міліметрах.

Найширше застосовуються формати А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

Особливості виготовлення бланків документів

Усі службові документи, зазвичай, повинні оформлятись на бланках установ. Бланк службового документа - це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інфор­мацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної ін­формації.

Окрім вищезазначених форматів А4 та А5, дозволяється використовувати бланки формату АЗ (297x420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 (105x148 мм) —для написання резолюцій.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися від­повідно до схем розташування реквізитів , де позначаються межі зон для їх фіксування на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (по­чаток і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом. Дозволяється розміщувати реквізити у межах, установлених пропонованими схемами з допуском 2 мм.

Друкуються бланки у друкарні на білому папері високої якос­ті (світлих) тонів фарбами насиченого кольору, переважно, чор­ного, синього або зеленого.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі служ­бові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовуються рекві­зити заголовка (1-Ю), реквізит 14 (місце складання або видання документа), а також обмежувальні позначки для реквізитів: 11 (дата документа), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (поси­лання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 19 (заголовок до тексту) та 20 (відмітка про контроль).

Не всі зазначені реквізити та обмежувальні позначки можуть бути одночасно зафіксовані на бланку. Склад реквізитів, необхід­них для виготовлення бланку, залежить від його виду:

♦ загальний бланк документа, крім листа;

♦ бланк конкретного виду документа, крім листа;

♦ бланк листа (додаток 1.6).

Загальний бланк документа максимально може включати рек­візити заголовка (крім реквізитів 5, 9, 10), а також обмежувальні позначки для реквізитів 5,11, 12, 19, 20 (додаток 1.4).

На загальному бланку посадової особи на місці реквізиту «Назва структурного підрозділу» розміщується «Назва посади».

Бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказ, протокол, акт тощо) може доповнюватися реквізитом 5 (код фор­ми документа за ДКУД) та 10 (назва виду документа).

Реквізит 14 (місце складання або ведення документа), якщо він входить до складу назви документа, може не вказуватись, наприклад, Київський автомобільно-дорожний інститут або Пе-реяслав-Хмельницька міська державна адміністрація.

Бланк листа. Цей бланк містить реквізити заголовка (окрім 10, назва документа), а також обмежувальні позначки: 11 (дата доку­мента), 12 (реєстраційний індекс документа), 13 (посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь), 16 (адресат), 19 (заголовок до тексту документа) та 20 (відмітка про контроль).

Облік бланків документів в установі встановлюється безпосе­редньо її керівництвом. Проставляють обліковий номер за допо­могою нумератора друкарським або типографським способом на нижньому березі зворотнього боку бланку.

(ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА)