Фільтрування даних: автофільтр, розширений фільтр

v Автофільтр– (команда Данные/Фильтр/Автофильтр) застосовується, коли треба скрити всі рядки крім тих, що містять у визначених (ключових) стовпчиках належні дані. При цому перелік можливих умов для кожного ключового стовпчика надається автоматично і користувачеві достатньо вибрати одне з них. Недоліком автофільтра є те, що діапазон таких умов обмежено.

v Розширений фільтр– (команда Данные/Фильтр/Расширенный фильтр) дозволяє робити умови необмеженої складності і не тільки скривати рядки а й копіювати відібрані рядки на нове місце.

Фільтрація - це швидкий і зручний спосіб пошуку даних у діапазоні та роботи з ними. У фільтрованому діапазоні відображаються лише рядки, які відповідають умовам, указаним для стовпця. У Microsoft Excel доступні дві команди для

фільтрація діапазонів:

Автофільтр, який включає фільтр за виділеним фрагментом, для простих критеріїв добору;

Розширений фільтр для складніших критеріїв добору.

На відміну від сортування, фільтрація не змінює порядок розташування записів у діапазоні. Під час фільтрації рядки, які не потрібно відображувати, тимчасово приховуються.

Під час фільтрації рядків у Microsoft Excel дані в діапазоні можна редагувати, форматувати, друкувати та створювати на їх основі діаграми, не змінюючи порядок рядків і не переміщуючи їх.

Фільтрування відомостей на аркуші дає змогу швидко знаходити потрібні значення. Фільтрувати можна один або кілька стовпців даних. За допомогою фільтрування можна керувати не лише відображенням потрібних даних, але і їх виключенням. Фільтрування можна виконувати на основі вибраних зі списку даних. Також можна створювати спеціальні фільтри, які дають змогу зосередитися лише на потрібній інформації.

Використовуючи фільтрування за допомогою поля Пошук в інтерфейсі фільтра, можна шукати текст або числа.

Під час фільтрування даних приховуються цілі рядки, якщо значення в одному або кількох стовпцях не відповідають умовам фільтрування. Ви можете фільтрувати числові або текстові значення, фільтрувати за кольором клітинок, до тла або тексту яких застосовано форматування кольором.

Автофильтр (AutoFilter) незаменим при обработке большого массива данных. Например, Вы выгрузили из 1С список проводок за месяц. Тысяч 5-10. Как найти нужную информацию в такой массе?

На помощь придет автофильтр.

Сначала сформируйте список так, как это было описано в выпуске про сортировку.

Затем выберите пункт меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter).

В результате в заголовке списка появятся <флажки> с выпадающими меню автофильтра. Здесь Вы увидите несколько вариантов отбора строк нашего списка.

Во-первых, Вам предложат выбрать одно из значений столбца. Тогда Excel скроет все строки списка, кроме строк с выбранным значением. Например, все проводки за определенную дату или все продажи определенного менеджера.

Во-вторых, автофильтр может показать первые несколько записей (например, десятку лучших менеджеров; предварительно отсортируйте список по убыванию объемов продаж).

В-третьих, можно отобрать строки по сложным критериям, выбрав пункт <Условие:>.

В появившемся диалоге можно задать до двух условий отбора записей списка.

Условия, как и в функции =ЕСЛИ(), могут относиться как к текстовым значениям, так и к числам. Например:

* Чтобы показать все записи, начинающиеся на букву А, выберите тип условия <равно> и значение <А*>;

* Чтобы показать все записи, объем продаж в которых больше 2000 руб., выберите тип <больше или равно> и значение 2000.

Последнее условие нужно задавать в столбце объема. Фильтры по разным столбцам можно комбинировать. Например, можно настроить фильтр для показа всех проводок по Дт сч. 20 за определенную дату. Для этого настройте фильтр в полях Дата и Дт.

О том, что список отфильтрован, свидетельствует надпись в строке состояния:

и отображение номеров строк ячеек синим цветом:

Обратите внимание: на рисунке вторая строка скрыта. Это можно заметить по более жирной границе между подписью первой и третье строк.

Чтобы снова показать все записи, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню автофильтра в каждом столбце или просто отключите автофильтр. Для этого снова войдите в меню <Данные - Фильтр - Автофильтр> (menu Data - Filter - AutoFilter) и снимите галочку.