Управление складскими операциями

Цель управления складом заключается в создании взаимосвязан­ной системы потоков и организации управления ею на основе прин­ципов устойчивости и адаптивности для достижения максимальной эффективности логистической системы в целом. Объектом логисти­ческого управления складом являются потоки, проходящие и цир­кулирующие на складе. Выделяют три основных вида потоков — ма­териальные, информационные и финансовые.

Система управления логистическими операциями базируется на опреде­лении основных процессов в деятельности компании, создании соответст­вующей организационной структуры компании, внедрении в компании корпоративного стандарта управления и разграничении полномочий участ­ников процесса [14, c. 45-46].

Численный состав основного персонала склада включает единицы:заведующих складами (кладовщиков); водителей подъемно-транспортных механизмов (механизаторов, крановщиков); остальных членов бригады товарного склада (комплектовщи­ков, грузчиков, отборщиков и т. д.).

В основе расчета потребности в основном производственном персонале лежит расчет размера потока (О) на отдельных опера­циях технологического процесса склада. Зная объем работ на каж­дой операции, норму времени на ее выполнение, а также продол­жительность рабочей смены можно определить необходимую чис­ленность персонала (N_чел):

N_чел = (В х О х Л₁ х Л₂)/Ф, (28)

где В — норма времени на 1 т перерабатываемого груза для кон­кретного вида работы выполняемой одним человеком, чел.часов/тонну;

О — объем перерабатываемых грузов в смену по каждой опера­ции технологического процесса, тонн/смену;

Ф — количество часов в смену, в течение которого применяет­ся норма, часов/смену;

Л₁ — коэффициент неучтенных и дополнительных технологи­ческих операций с грузами, Л₁ принимают равным 1,1;

Л₂ — коэффициент невыхода на работу по болезни, отпускам.

Норма времени на 1 т перерабатываемого груза определяется по Межотраслевым нормам времени на погрузку, разгрузку ваго­нов, автотранспорта и складские работы. Объем работ на отдель­ных участках склада может измеряться не в тоннах, а в других единицах, например, в количестве документострок в комплекто­вочных ведомостях (участок комплектования). Расчет численно­сти персонала в этом случае может выполняться на основе норм, полученных в результате хронометража.

Коэффициент невыхода на работу по болезни, отпускам и др. причинам определяется как частное от деления числа рабочих дней в году на число дней, фактически отработанных работником (в среднем по складу). Например, число рабочих дней в году со­ставило 254, фактически среднестатистический работник склада отработал 223 дня (21 день — отпуск и 10 дней болезнь, отгулы и т. п.). Тогда

Л₂ =• 254/223 Л₂ = 1,14 [1, c. 129-130].

Бизнес-процессы на складе

Основной задачей склада с точки зрения его роли в деятельности компании является обеспечение непрерывности товароматериального потока, возмож­ности обработки требуемых объемов в заданные сроки и выполнение необхо­димых операций с ТМЦ перед их отправкой. При этом основным средством оптимизации складских операций при обработке товароматериальных цен­ностей и снижения расходов на единицу продукции при ее продвижении от поставщика до конечного потребителя является организация соответствую­щего технологического процесса.

Складской технологический процесс— совокупность последо­вательно выполняемых операций, связанных с подготовкой к приемке продукции, поступлением, перемещением, распаковкой, приемкой продукции по количеству и качеству, размещением на хранение, укладкой, отборкой, комплектацией, подготовкой к от­пуску и отпуском продукции потребителю.

Технологическая карта- форма документации, отражающая детальную пооперационную разработку складского технологичес­кого процесса с указанием технических средств, затрат времени и труда на его выполнение. Технологические карты составляются на весь процесс переработки продукции на складе или на отдель­ные его этапы (поступление продукции, отправка продукции). В технологических картах определяется: содержание работы (перечень выполняемых операций); исполнители; перечень документов, составляемых по ходу технологического процесса.

На формирова­ние складской технологии влияют следующие факторы: предназначение склада в рамках деятельно­сти компании; человеческий фактор — фактор руководителя; инфраструктура территории, на которой расположен склад; конструктивные особенности склада и организация входа и выхода ТМЦ; операции, выполняемые с ТМЦ; используемое складское оборудование; возможности используемого программного продукта; ассортимент товароматериальных ценностей, находящихся на складе; оборот склада; система управления складскими операциями [14, c. 99-106].

Бизнес-процессы на складе

Весь технологический процесс с момента поступления ТМЦ до мо­мента отгрузки необходимо разделить на бизнес-процессы, которые должны последовательно охватить весь процесс складской обработки ТМЦ. Каждый бизнес-процесс должен иметь законченный цикл. После завершения одного бизнес-процесса может последовать другой.

Каждый бизнес-процесс состоит из отдельных последовательных операций. Эти операции являются кирпичиками всего здания — технологического про­цесса. Если какие-либо операции пропущены, то при практическом выполне­нии бизнес-процессов возникнут проблемы.

На любом складе можно выделить следующие основные бизнес-процессы (рисунок 2): приемка товара и размещение их на хранение; хранение товара; подбор заказа и размещение его в зоне комплектации; отгрузка товара; инвентаризация; дополнительные операции с товарами.

Рисунок 2 - Основные бизнес-процессы на складе

Бизнес-процесс на складе — это законченный процесс или совокупность операций, которые осуществляют сотрудники склада при обслуживании ТМЦ. Он характеризуется четкой последовательностью операций или действий и определением лиц, их осуществляющих.

Рассмотрим более подробно основные бизнес-процессы.

Операции, осуществляемые на этапе поступления и приемки товара:

1) проведение подготовительных мероприятий по приемке продукции;

2) проверка целостности вагонов, контейнеров, транспортной упаковки;

3) разгрузка транспортных средств: технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от характера груза, от типа транспортного средст­ва, а также от вида используемых средств механизации; выгрузка товаров может осуществляться с уровня дороги, либо со специальной рампы, поднятой на уровень кузова транспортно­го средства;

4) оценка сохранности поверхности транспортной упаковки;

5) учет всех расхождений и повреждений до подписания доку­ментов перевозчика;

6) проверка каждой позиции продукции по упаковочному листу и счету;

7) перемещение продукции в зону приемки;

8) распаковка;

9) проверка количества и качества продукции;

10) контроль документального и физического соответствия партии поставки заказу покупателя;

11)установление фактического количества, качества и комп­лектности продукции, определение отклонений и вызвавших их причин;

12)документальное оформление прибывшей продукции (процедура оприходования);

13)раскладка по местам хранения;

14)формирование складской грузовой единицы.

Приемка продукции (проверка по количеству и качеству), а также размещение на хранение проводятся в свободное от отгрузок время.

Приемка продукции по количеству— процедура сверки массы, количества мест и единиц фактически поступившей продукции с данными сопроводительных товарно-транспортных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной). Проводится в сроки, указанные в инструкциях. Недостача оформляется ком­мерческим актом.

Приемка продукции по качествупредставляет собой процедуру выявления качества и комплектности продукции, поступившей на склад, а также соответствия тары, упаковки и маркировки уста­новленным требованиям государственных стандартов, технических условий, утвержденным образцам (эталонам), условиям договора поставки и сопроводительным документам (сертификат качества, санитарный сертификат, ветеринарный сертификат). Проводится в установленные инструкциями сроки. При обнаружении недобро­качественной или некомплектной продукции приемку приостанав­ливают и составляют коммерческий акт.

Следующим бизнес-процессом является хранение товаров. К системе хранения предъявляются следующие требования: высокая степень использования площади и объема склада; свободный доступ к каждой единице хранения; быстрое реагирование на изменения в структуре запасов продукции; возможность высотного складирования и хранения продукции; легкость обслуживания потребителей; возможность автоматизированного управления запасами про­дукции на складе; выполнение принципа FIFO («первый пришел – первый ушел»); низкий уровень инвестиций и затрат на строительство; низкий уровень эксплуатационных расходов, а также затрат на техническое обслуживание.

Выполнение заказа начинается с отборки продукции с мест хра­нения. Основанием для отборки может служить отборочный лист.

Методы отборки продукции: индивидуальная отборка (для од­ного заказчика) — это последо­вательное комплектование от­дельного заказа. При индиви­дуальной отборке продукция сразу укладывается в соответству­ющую тару и по окончании процедуры отборки готова к про­верке и отправке получателю; комплексная отборка (для группы заказчиков) — заключается в отборе единиц хранения одновременно для нескольких заказ­чиков по одному сводному отборочному листу.

Комплектацияпроизводится из множества различных видов продукции определенного ассортимента, имеющегося в наличии, в соответствии с заказом потребителя.

Процедура комплектациисводится к подготовке продукции в соответствии с заказами потребителей. Сюда входят:

1) получение отборочного листа, содержащего заказ покупателя;

2) документальное оформление подготовленного заказа;

3) контроль над подготовкой заказа;

4) помаршрутное комплектование партий отправки;

5) перемещение укомплектованных партий отправки в зону погрузки;

6) подготовка партии отправки к отпуску (упаковка, окантовка, маркировка, переупаковка, укладка на поддоны, в контейнеры);

7) оформление отпуска продукции;

8) объединение заказов покупателей в партию отправки и оформление товарно-транспортных накладных;

9) погрузка партий отправок в автотранспортные средства, кон­тейнеры, железнодорожные вагоны;

10)отправка по назначению (доставка) либо отгрузка;

11)экспедиционные операции по отправке продукции покупа­телям (формирование маршрутов, погрузка транспортных средств, централизованная доставка продукции);

12)сдача продукции получателям (в случае централизованной доставки).

Эффективность операций по подготовке товаров к отпуску, можно характеризовать следующими показателями: частота отборки, то есть количество отобранных заказов в единицу времени; пропускная способность участка отборки количество сформированных грузовых единиц (контейнеров, ящиков, поддонов и т. п.) в единицу времени; уровень обслуживания заказчиков; случаи отсутствия запаса товара, включенного в отборочный лист.

Процедура отгрузки (отпуска) продукции со склада заключается в выпол­нении заказов на хранящуюся на складе продукцию. Управлением всех операций, связанных с отгрузкой ТМЦ, занимается опе­ратор склада.

Отгрузка заказа включают:

· формирование бланка-заказа в соответствии с заявкой клиента;

· передачу бланка-заказа отборщику;

· отбор товара каждого наименования по заказу клиента,

· комплектация отобранного товара для конкретного клиента в соответствии с его заказом;

· подготовку товара к отправке (укладывание в тару, на товароноситель);

· упаковку, маркировку;

· документальное оформление подготовленного заказа и контроль над доставкой заказа в экспедицию отправки;

· объединение заказов клиентов в партию отправки и оформление транспорт­ных накладных;

· отгрузку грузов в транспортное средство.

Кладовщик по распоряжению оператора организует погрузку товаров в ТС и подписывает отгрузочные документы.

Кроме основных бизнес-процессов, существующих практически на всех складах, на некоторых их них могут проводиться дополнительные операции с ТМЦ. В зависимости от назначения склада и потребности в обработке ТМЦ дополнительные операции могут быть различными. Рассмотрим, например, операцию по кросс-докингу ТМЦ.

Одним из важных бизнес-процессов являетсяинвентаризацияпродукции:

• процедура установления фактического наличия продукции путем пересчета, т. е. снятия остатков, и проверки учетных запи­сей. Данные о фактическом наличии продукции сопоставляются с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении;

• сплошной или выборочный подсчет (пересчет) всех видов продукции. Полученные данные в натуральном выражении оцени­ваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму.

В ходе инвентаризации проверяются:

• сохранность единиц хранения;

• правильность их хранения и отпуска;

• состояние весового оборудования и измерительного инстру­мента;

• порядок ведения учета продукции.

Преимущества инвентаризаций:

1) предохраняют от перебоев в обеспечении потребности производства в ежегодных физических запасах; 2) предохраняют от ежегодной корректировки запасов; 3) обеспечивают возможность персоналу точно оценивать уровень запасов; 4) выявляют причины ошибок в учете и определяют меры по их устранению; 5) поддерживают точность записей запасов.

Важной задачей при выполнении основных бизнес-процессов на складе является выявление бракованных (некондиционных) товаров.

Основанием отнесения товара к категории «брак» является договор, заклю­ченный с владельцем товара, или документ (Положение, Инструкция), опре­деляющий состояние товара, когда склад является структурным подразделе­нием компании. В этих документах указывается, при каких признаках товар должен быть отнесен к категории «брак» и порядок работы с такими товарами.

Основным признаком отнесения товара к категории «брак» является внеш­нее состояние упаковки товара. При обнаружении товаров с поврежденной упа­ковкой, со следами протечек и др. после выгрузки с ТС также желательно зафиксировать данные факты при помощи фотоаппарата. Такое документи­рование состояния товара позволит складу снять с себя ответственность и даст возможность владельцу предъявить претензию перевозчику [14, c. 137-143].

4.3.Формирование системы учёта и документооборота на складе

Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъяв­ляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ве­дения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями не­возможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внут­ри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы: установленные стандартные формы документов для ведения различных операций; существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании; возможности корпоративной информационной системы; перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией; степень детализации учета осуществляемых операций; возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечат­ки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта; существующую систему управления складскими операциями; знание технологического процесса на складе.

Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между скла­дом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой склад­ской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положе­нием) в рамках компании.

Результатом получения и обработки информации являются различные отче­ты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходи­мые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидае­мом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой от­грузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов: отчет о наличии товаров (качественных, бракованных); отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему,
ячейкам, весу); отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки; отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров); отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.); отчет по результатам инвентаризации; отчет по выполненным работам сотрудниками склада; отчет по учету рабочего времени сотрудников склада; отчет по расходованию материалов и др.

Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

· по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;

· объемам обработки товаров за определенные периоды;

· по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;

· по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;

· экономической эффективности работы склада за определенные периоды [14, c. 150-154].