Понятие и правовая основа делопроизводства в органах внутренних дел

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство и режим секретности в ОВД»

на тему: Организация делопроизводства в органах внутренних дел

Вариант № 1

Выполнил: старшина группы тыла

прапорщик внутренней службы

Банщикова А.В.

Проверил: преподаватель ЦПП

ГУ МВД России по Челябинской области

майор полиции

Крылов Д.В.

Исправить указанные замечания

В введении не прописаны цели и задачи исследования.

Неравномерно распределено содержание в рассматриваемых вопросах. На отдельный вопрос должно отводиться 5-7 листов.

Работа выполнена поверхностно, нет конкретных ссылок на действующий приказ МВД России № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Использованы утратившие силу нормативно-правовые акты, в частности - Приказ МВД РФ от 21.11.2008 № 1006 «Об упорядочении подготовки ненормативных правовых актов» и Приказ МВД России от 04.12.2006 № 987 «Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации»;

Есть замечания к оформлению работы (шрифт, поля, расположение текста, не соответствуют требованиям, каждый вопрос следует начинать с нового листа, отсутствует нумерация вопросов, не выдержаны границы текста, первая строка абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля, список литературы оформлен неправильно).

В заключении слушателем не сделаны выводы по выполненной работе.

Необходимо перед написанием работы внимательно ознакомится с «Методическими рекомендациями для подготовки контрольной работы».

Челябинск, 2016

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Понятие и правовая основа делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации.

2. Основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов. Реквизиты служебных документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

Список использованной литературы 15

Вопросы для варианта № 1

1. Понятие и правовая основа делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации.

2. Основные требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов. Реквизиты служебных документов.

ВВЕДЕНИЕ

Эффективная деятельность органов внутренних дел невозможна без такого важного направления как делопроизводство, немыслима без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленчиских функций. В процессе своей деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем количество документов постоянно возрастает.

Процесс делопроизводства в органах внутренних дел представляет собой, прежде всего, процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации.

Большинство функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел предполагает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Объем знаний по документированию у разных категорий работников различен, но знание общих требований к документам и порядку работы с ними обязательно для каждого сотрудника. Поэтому эффективность деятельности сотрудников органов внутренних дел связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документы - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы в органах внутренних дел как носители различной информации подвергаются поиску, процессам хранения, преобразования и передачи.

Знание сотрудниками органов внутренних дел нормативно правовых документов, регламентирующих работу со служебной документацией, в том числе и имеющими гриф секретности, в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их оперативное и эффективное функционирование, нести ответственность за сохранность государственной тайны, строго и неукоснительно соблюдать режим секретности.

ПОНЯТИЕ И ПРАВОВАЯ ОСНОВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Информация зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер, дата) становится документом.

Документ - объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Осуществление функций управления органов внутренних дел, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и гражданами. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют крайне важное значение.

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключа-ется в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки.

Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям. Движение документов должно быть быстрым, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, необходимо исключить или ограничить возврат документов. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего в Отделах (отделениях, группах) делопроизводства и режима разработан алгоритм работы с поступающими (входящими) и приготовленными для отправки (исходящими) документами.

Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются приказом МВД России № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Делопроизводство - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.

Служебная деятельность в основном фиксируется организационно-распоря-дительными документами:

- организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);

- распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);

- справочно-информационные (письма, акты, справки и др.).

Служебные документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными нормативно-правовыми актами МВД.

К подготовке документов предъявляются следующие требования:

- юридические (подзаконность, полномочность и др.);

- информационно-технические;

- организационные (реквизиты и гриф).

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел, обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений, осуществления связи служб и подразделений между собой, с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

Основные задачи подразделений делопроизводства и режима в органах внутренних дел Российской Федерации:

- быстрый поиск информации в делах и в архиве, необходимой для обеспечения работы сотрудников;

- обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции;

- обеспечение контроля за исполнением и оформлением документов;

- обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, состав-ляющих государственную или служебную тайну;

- экономия затрат времени на составление, изготовление и поиск документов.

На сотрудников подразделений делопроизводства и режима в органах внутренних дел возлагаются следующие функции:

- прием, регистрация и распределение входящей (поступающей) корреспон-денции;

- передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после письменной резолюции руководителя передача документа непосредственно исполнителю;

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;

- регистрация исходящей корреспонденции (отправляемой), обработка и от-правка по адресам;

- контроль за правильностью оформления документов, предоставляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему);

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроиз-водства;

- копирование и оперативное размножение документов;

- разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секрет-ных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел в вышестоящий территориальный орган для утверждения;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совер-шенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности;

- подготовка дел постоянного и временного хранения для передачи в соот-ветствующее подразделение спецфондов;

- выдача сотрудникам нормативно-правовых актов, документов, дел, и посто-янный контроль за их возвратом;

- участие в сверке наличия документов, находящихся у исполнителя;

- проведение в установленном порядке экспертизы документов, дел, журна-лов с истекшим сроком хранения, предоставление проектов актов об уничто-жении не подлежащих архивному хранению, не имеющих исторической и научной ценности на рассмотрение экспертной комиссии в установленном порядке;

- информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении доку-ментов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами;

- использование новых технологий работы с документами, оптимизирующих документооборот;

- оперативное обеспечение готовности к спасению документов в случае по-жара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

- проведение занятий с сотрудниками органов внутренних дел в системе слу-жебной подготовки по вопросам делопроизводства;

- участие в проведении служебных проверок по фактам утраты документов и разглашения сведений, составляющих государственную тайну;

- организация работы по рассмотрению обращений граждан;

- подготовка заявок на изготовление печатей, штампов, печатно-бланочной продукции;

- учет печатей, штампов, бланков, а также хранилищ документов и ключей он них;

- проводить анализ состояния документооборота, на его основании предоставлять руководителю органа внутренних дел предложения по упорядочению ведения служебной переписки.

Правовая основа делопроизводства в органах внутренних дел может быть разделена на общую и специальную. Общая применяется при ведении вопросов делопроизводства в организациях, специальная - непосредственно отражает специфику организации и осуществления делопроизводства в органах внутренних дел.

Рассмотрим оба вида нормативно-правового регулирования делопроизводства.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст.16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик".

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации, который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в органах внутренних дел составляют законодательства Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, государственные стандарты Российской Федерации, а также нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу и установлены единые правила работы со служебными документами.

Важнейшие значение для организации делопроизводства в ОВД имеют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Непосредственно осуществление делопроизводства в органах внутренних дел осуществляется на основании Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987. Данная инструкция определяет порядок документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

В Инструкции указано, что организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения, управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации определяет:

- основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутрен-них дел;

- требования к подготовке и оформлению документов;

- организация документооборота, учета и исполнения документов;

- прием и передача текстов документов по официальным каналам электросвязи и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, организация их учета;

- контроль исполнения документов и поручений;

- автоматизация документационного обеспечения (система управления доку-ментами и электронными административными регламентами) органов внутренних дел;

Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими докумен-тами Государственной архивной службы РФ, Инструкцией по делопроиз-водству и иными документами МВД РФ.

Деятельность Министерства внутренних дел РФ обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документацион-ную базу. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллек-тивный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.

Результаты оперативно-розыскной деятельности, расследования уголовных дел отражаются в оперативно-служебных или процессуальных документах, делопроизводство по которым осуществляется отдельно, специально уполномоченными на то сотрудниками.

Порядок ведения секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел.

Правила подготовки нормативных актов в центральном аппарате МВД РФ регламентируются специальным нормативным актом МВД России - Приказом МВД РФ от 27.06.2003 № 484 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России".

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, устными и письменными обращениями граждан, своевременность и качество их исполнения, а также за обеспечение надлежащих условий работы сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальника Аппарата Министра, начальников главных управлений, управлений, территориальных структурных подразделений МВД РФ.

Заключение

В нынешних условиях деятельности органов внутренних дел существующая в ряде аппаратов управления недооценка значения современной организации делопроизводства и работы секретариатов недопустима. Культура управленческой деятельности предполагает четкость постановки контроля и проверки исполнения, знание и соблюдение норм, регламентирующих работу органов внутренних дел, умелое пользование предоставленными полномочиями, юридически грамотное оформление документов. На мой взгляд штаб-это мозг органов внутренних дел, а секретариат (Отделы делопроизводства и режима) - это сердце органа внутренних дел. Работа подразделений делопроизводства и режима во многом связана или напрямую зависит от уровня подготовки, компетентности, качества работы всех сотрудников органов внутренних дел, их ответственности и аккуратности в работе с документами. Оперативность, бесперебойность, компетентность руководителя и его подчиненных во многом зависят от отличной организации работы подразделения делопроизводства и режима, качества подготовки его кадров, обеспечения условий их труда. От того, насколько своевременно, оперативно и в полном объеме руководящий и оперативно-начальствующий состав будут знать нормативные акты, строго и неуклонно руководствоваться ими, в значительной степени зависят конечные результаты правоохранительной деятельности в целом.

Список использованной литературы

Федеральный закон РФ от 07.02.2011 г. № 3 – ФЗ «О полиции»

Приказ МВД РФ от 27.06.2003 № 484 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России". С изменениями на 8 ноября 2011г.

Приказ МВД РФ от 21.11.2008 № 1006 "Об упорядочении подготовки ненормативных правовых актов" ПРИКАЗ ОТМЕНЕН

Приказ МВД России от 04.12.2006 № 987 «Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации» ред. 21.11.08г. ПРИКАЗ ОТМЕНЕН

Семенов Е.Ю. Основы управления и делопроизводство в органах внутренних дел. Курс лекций. – Орел: Орловский юридический институт МВД России, 2010. – 170с.