Применение автоформата таблицы

В меню “Таблица” или в диалоговом окне “Вставка таблицы” и в одноименном контекстном меню есть команда “Автоформат”. Выбор этой команды в тот момент, когда вы находитесь в таблице, приводит к появлению диалогового окна Автоформат таблицы (Рис. 6.2.19.).

Рис. 6.2.19. Диалоговое окно “Автоформат таблицы”.

С помощью команды Автоформат таблицы и ее диалогового окна вы можете выбирать один из стандартных вариантов оформления таблицы. Выделив один из этих вариантов в списке “Форматы”, можно увидеть пример его применения в поле “Образец” .

Изменять стандартные варианты форматирования таблицы можно с помощью флажков области “Использовать”. Если вы сбросите все эти флажки, к таблице не будет применено вообще никакого форматирования.

Флажки области “Изменить оформление” позволяют выбрать части таблицы, которые будут иметь особое форматирование. В свою очередь, форматирование этих частей таблицы зависит от выбранного стандартного варианта оформления и от положения флажков в области “Использовать”.

Установка ширины столбцов

Установку ширины столбцов можно регулировать с помощью мыши. Для этого, находясь внутри таблицы, необходимо щелкнуть курсором мыши по маркеру границы столбца и при нажатой кнопке мыши переместить его в нужную позицию.

Для установки ширины столбцов еще есть команда Таблица – Высота и ширина ячейки…, которая имеет свои преимущества по сравнению с установкой ширины столбцов с использованием мыши. Во-первых, она позволяет задавать ширину столбцов с большей точностью, а во-вторых, предоставляет гораздо больше возможностей по управлению шириной столбцов.

Для того, чтобы установить ширину столбцов, надо выполнить команду Таблица - Высота и ширина ячейки… и в появившемся диалоговом окне “Высота и ширина ячеек” выбрать вкладку “Столбец”. В поле “Ширина столбца” введите ширину, которая будет установлена для каждого из выделенных столбцов. В поле “Интервал между столбцами” можно установить минимальную величину горизонтального пробела, который Word 97 вставляет между соседними столбцами таблицы.

Регулировка высоты строк

Каждая строка таблицы автоматически принимает высоту, соответствующую самой высокой ячейке этой строки. В свою очередь, высота ячейки определяется высотой ее содержимого. Для установки нестандартной высоты ячейки нужно выбрать команду Таблица – Высота и ширина ячейки… и вкладку “Строка”, в которой можно установить высоту ячейки.

Работа со строками, столбцами и ячейками

Вставка строки

Для вставки новой строки в любом месте таблицы необходимо воспользоваться командой Таблица – Вставить строки или же щелкнуть по кнопке “Вставить строки” в контекстном меню таблицы. Добавить новую строку над одной из строк таблицы можно, используя команду “Вставить строки”.

Выделите строку, над которой вы хотите поместить новую строку. Если вы выделите две или несколько строк, то Word 97 вставит такое же количество новых строк над выделенным вами участком таблицы.

Выберите команду “Вставить строки”. В новых, вставленных в таблицу строках, каждая ячейка будет иметь тот же размер и форматирование, что и ячейка, расположенная непосредственно под ней.

Для того, чтобы добавить новую строку над некоторой строкой с помощью кнопки панели инструментов, необходимо:

- выделить строку, над которой необходимо поместить новую строку.

- щелкнуть по кнопке “Вставить строки” на “Стандартной” панели инструментов.

Вставка столбца

Для вставки нового столбца в любом месте таблицы необходимо выделить столбец и воспользоваться командой Таблица – Вставить столбцы или же щелкнуть по кнопке “Вставить столбцы” в контекстном меню таблицы.

Вставка столбцов производится так же, как и вставка строк, только вместо выбора команды “Вставить строки” в меню “Таблица”, нужно выбрать команду “Вставить столбцы”.

Удаление ячеек, строк и столбцов

Удаление строк

Чтобы удалить из таблицы целые строки, выделите эти строки и выберите команду Таблица – Удалить строки или команду Правка – Вырезать.

Удаление столбцов

Чтобы удалить из таблицы целые столбцы, выделите эти столбцы и выберите команду Таблица – Удалить столбцы или команду Правка – Вырезать.

Удаление ячеек

Вы можете удалить одну или несколько ячеек из нескольких строк и, столбцов, выполнив следующие действия.

- Выделите ячейки, которые вы хотите удалить.

- Выберите команду Таблица – Удалить ячейки. Word 97 выведет на экран диалоговое окно Удаление ячеек (Рис. 6.2.20.).

Рис. 6.2.20. Диалоговое окно “Удаление ячеек”.

- В диалоговом окне укажите направление, в котором вы хотите сдвинуть остающиеся ячейки таблицы.

- Щелкните по кнопке “ОК”.

Объединение ячеек

Word 97 позволяет объединить ячейки, расположенные в одной строке, в одну ячейку, сливая вместе их содержимое. Для объединения нескольких ячеек в одну необходимо выделить эти ячейки и выполнить команду Таблица – Объединить ячейки.

Разбивка ячеек

Для того, чтобы разбить одну или несколько ячеек на определенное количество частей, нужно выбрать ячейки, которые вы хотите разбить и выбрать команду Таблица – Разбить ячейки. В появившемся диалоговом окне “Разбиение ячейки” (Рис. 6.2.21.) указать количество столбцов и строк, на которые необходимо разбить каждую из выделенных ячеек.

Рис. 6.2.21. Диалоговое окно “Разбиение ячеек”.

Перемещение по таблице

За редким исключением средства перемещения курсора по таблице не отличаются от средств перемещения по обычному тексту.

[Tab] – перемещение в следующую ячейку;

[Shift] + [Tab] – в предыдущую ячейку;

[Alt] + [Page Up] – в первую ячейку столбца;

[Alt] + [Page Down] – в последнюю ячейку столбца;

[Alt] + [Home] – в первую ячейку строки;

[Alt] + [End] – в последнюю ячейку строки.

Также перемещаться в таблице можно с использованием мыши, для этого нужно щелкнуть левой кнопкой мыши в соответствующей ячейке.

Оформление заголовка в длинных таблицах

Microsoft Word 97 позволяет печатать длинные таблицы на нескольких страницах. В таких случаях принято повторять заголовки столбцов вверху каждой страницы, на которой продолжается таблица. Для того, чтобы установить заголовки столбцов в длинной таблице, нужно выделить первую строку таблицы и выбрать команду Таблица – Заголовки. Результаты этой операции не заметны в обычном режиме, но вы можете увидеть их, переключившись в режим разметки страницы, в режим предварительного просмотра или напечатав документ. Для отмены повторения заголовков столбцов вверху таблицы нужно выполнить команду Таблица – Заголовки еще раз.

Word 97 может повторять указанные заголовки столбцов только если он сам ставит разрывы страниц. Если же вы вставляете разрывы страниц самостоятельно, то Word 97 после этого разрыва не станет повторять заголовки столбцов.

Обрамление таблицы

Для обрамления таблицы служит панель инструментов “Таблицы и границы” (Рис. 6.2.22.), которая раскрывается путем нажатия на кнопку “Обрамление” на панели инструментов “Форматирование”, либо одним из других способов добавления панели инструментов, которые были рассмотрены выше.

Рис. 6.2.22. Панель инструментов “Таблицы и границы”.

Прежде чем приступить к обрамлению таблицы или отдельной ячейки нужно их выделить, после чего, в раскрывающемся списке “Обрамление”, панели инструментов “Таблицы и границы”, выбрать соответствующий вид обрамления нашей таблицы или ее части. Фрагменты таблицы можно обрамлять различным образом. При помощи этой же панели инструментов можно устанавливать цвет линии и заливку выделенного фрагмента таблицы.

Рисование таблицы “вручную”

В Word 97 предусмотрена возможность рисования таблицы вручную, подобно тому, как это делается карандашом на бумаге.

Рисование таблицы

Выполняя команду Таблица – Нарисовать таблицу, вызовите над экран панель инструментов “Таблицы и границы”. Курсор мыши меняется и становится похожим на карандаш.

- Поместите курсор мыши в левый верхний угол создаваемой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и удерживая ее нажатой, протащите мышь, обозначая внешние границы таблицы. Отпустите кнопку мыши.

- Перемещая курсор мыши при нажатой левой кнопке, начертите линию, разделяющую таблицу и клетки. Линия фиксируется в момента освобождения кнопки мыши.

Перед тем как приступить к рисованию таблицы, рекомендуется продумать ее структуру и план построения.

После завершения рисования линии ее можно удалить с помощью сочетания клавиш [Alt] + [Backspace].

Удаление линий в таблице происходит аналогично ее рисованию, только уже не при нажатой кнопке “Рисовать”, а при нажатой к кнопке “Ластик”.

Вычисления в таблице

При выполнении вычислений используются специальные поля, содержащие вычисляемые формулы со ссылками на переменные. В качестве переменных могут выступать значения закладок или содержимое ячеек таблицы.

Ссылки на ячейки

- Ссылка на ячейку задается указанием названия столбца и номера строки, столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Например “D2” – это ячейка стоящая на пересечении столбца D (4) и строки 2.

- Ссылка на прямоугольную область смежных ячеек состоит из ссылки на ячейку, занимающую верхний левый угол области, двоеточия и ссылки на ячейку, расположенную в правом нижнем углу области, например “D3:E6”.

- Адресуемая область ячеек может занимать целый столбец: в этом случае ссылка состоит из имени столбца, двоеточия и имени столбца (например, ссылка “В:В” адресует весь второй столбец). Аналогичным образом можно адресовать целую строку, например “2:2” – ссылается на всю вторую строку.

- Ссылки на ячейки являются абсолютными, т.е. не изменяются при расширении таблицы или перестановках ее элементов, и могут использоваться только внутри одной таблицы. Для адресации нескольких таблиц их следует пометить закладками и включать в ссылки имена закладок.

Формулы вычислений

- Часто используемая операция суммирования выполняется с помощью специальной кнопки панели инструментов, которая вставляет в текст документа соответствующее поле.

3. Все остальные операции реализуются посредством вставки в текст кодов полей с помощью команды Вставка – Поле . Аргументами вставляемых кодов полей являются ссылки на отдельные ячейки или области таблицы либо закладки.

Быстрый способ вычисления суммы в таблицах (автосуммирование)

В таблицах сумму ячеек столбца/строки можно быстро подсчитать с помощью кнопки “Автосумма” панели инструментов “Таблицы и границы”.

- Поместите курсор в пустую ячейку, над, под, слева или справа от которой стоят суммируемые значения. В суммируемой области могут присутствовать и пустые ячейки.

- Щелкните на кнопке “Автосумма” на панели инструментов “Таблицы и границы” или выполните команду Таблица – Формула. На экране появится диалоговое окно “Формула”.

- Проверьте формулу, предложенную программой Word 97, и при необходимости измените ее, после чего закройте окно нажатием на кнопку “ОК”.

- По умолчанию Word 97 предлагает формулу =SUM (Направление), где в качестве параметра “Направление” может фигурировать Left (слева), Right (справа), Above (над), Below (под) – указание, в каком направлении от данной ячейки расположены суммируемые значения. Формула помещается в виде кода поля в ячейку. В режиме представления результатов полей в этой ячейке отображается сумма указанных ячеек.