Поиск информации в справочной системе

В справочной системе есть три режима поиска информации. Первый предполагает выбор нужного раздела из иерархического дерева (Рис. 6.1.63.). Двойным щелчком мыши Вы последовательно открываете одну книжку за другой – например, сначала “Введение в Windows 98”, а затем “Использование справки”. Изображение книжечки означает, что внутри данного раздела находятся вложенные разделы либо документы с информацией, иконка которых оформлена в виде листа бумаги со знаком вопроса. Именно эти документы и являются конечным результатом поиска в справочной системе. Щелкнув по строке, в которой указана интересующая вас тема, Вы увидите в правой части окна нужную информацию.

Рис. 6.1.63. Поиск по справочной системе Windows 98 при помощи иерархического дерева.

В информационной части окна могут содержаться данные двух типов. Документ содержит либо обычную текстовую справку (возможно, сопровожденную картинками), либо ряд кнопок, позволяющих перемещаться по разделам и конкретизировать сведения, полученные в данном окне (Рис. 6.1.64.).

Рис. 6.1.64. Справочная система Windows 98 с выведенной информацией.

Система справок, позволяющая построить алгоритм действий в каждой конкретной ситуации, очень удобна для разрешения пользовательских проблем. Например, если при установке принтера Вам не удалось напечатать пробную страницу, то, последовательно выполняя инструкции подсказки, Вы установите причину неполадки и устраните ее (Рис. 6.1.65.) В справочном документе приводится несколько возможных вариантов неисправностей, отметив нужный пункт, следует нажать на кнопку “Далее”, чтобы перейти в следующее информационное окно. Кнопка “Сначала” открывает окно, с которого начинался поиск после чего можно задать новые вопросы.

Рис. 6.1.65. Справочная система Windows 98, диалоговый режим.

Указатель мыши над ссылками, кнопками и другими активными элементами текста принимает вид руки с вытянутым указательным пальцем. Текст ссылок, по аналогии со ссылками в Internet, подчеркивается. Нажав на подчеркнутое слово или фразу (так называемую гиперссылку), Вы переместитесь на страницу, связанную с этой ссылкой.

К сожалению, поиск нужных разделов в иерархическом дереве не всегда бывает результативным. В этом случае может оказаться полезен режим поиска информации по определенному слову. Откройте закладку “Указатель” (Рис. 6.1.66.) и введите интересующее Вас слово, словосочетание или сочетание букв. В нижнем поле будут выведены слова, первые буквы которых совпали с текстом, набранным вами. Если слова, которое Вы напечатали, не оказалось в справочном словаре, попытайтесь перефразировать ваш запрос, подобрать синоним. Отыскав необходимый раздел, щелкните по нему мышью, и в правой части окна появится текст подсказки.

Рис. 6.1.66. Справочная система Windows 98, режим поиска по ключевому слову.

Если Вы хотите скопировать информацию из окна помощи, выделите нужный участок текста, затем вызовите всплывающее меню, нажав на правую кнопку мыши, и выберите в нем пункт “Скопировать”. Вы можете использовать скопированные данные по своему усмотрению – например, поместить их из буфера обмена в почтовую программу, отредактировать, сопроводить комментариями и послать другу по электронной почте. Вставка осуществляется с помощью стандартных команд Правка – Вставить.

Если Ваш запрос все равно не принес результатов, откройте закладку “Поиск”, в верхнем поле наберите ключевое слово для поиска и нажмите кнопку “Разделы”. В данном случае ключевое слово должно быть набрано целиком. Ниже появится список документов, в тексте которых оно встречается. Щелкните по интересующей вас строке, а затем нажмите на кнопку “Показать”. Справа появится соответствующая информация, а ключевое слово будет выделено цветом (Рис. 6.1.67.).

Рис. 6.1.67. Справочная система Windows 98, режим поиска.

Внешний вид справочной системы в Windows 98 претерпел незначительные изменения по сравнению с Windows 95. Иногда при нажатии клавиши [F1] на экране возникает окно. (Рис. 6.1.68.).

Рис. 6.1.68. Справочная система программы не входящей в состав Windows 98.

В этом случае, нажав на кнопку “Содержание”, Вы откроете окно с тематическим списком справочных разделов. Если Вы впервые воспользовались данной функцией, то будет запущен “Мастер настройки поиска”. Он предложит выбрать один из трех режимов обработки файла справки. Первый режим предполагает минимальный объем базы данных, содержащей подсказки, и, соответственно, требует совсем немного времени на ее подготовку. Второй, напротив, обеспечивает максимум информации, а в третьем Вы сами выбираете параметры.

Некоторые файлы помощи используют в качестве ссылок различные значки, но расшифровать их значение несложно, так как рядом приводится текст примерно следующего содержания: “Чтобы открыть папку “Принтеры”, нажмите сюда” и т.п.

6.2.Текстовый редактор MS Word 97

В наш ускоренный век, когда различные технологии развиваются с такой скоростью, что мы, зачастую не успеваем внедрить эти новшества в производство, необходимо быстро и качественно обрабатывать и передавать большое количество информации. Сейчас очень трудно себе представить какую либо организацию без наличия в ней компьютера, да и домашний компьютер стал уже не элементом роскоши, а обычным прибором наравне с телефоном или другим средством связи, и основными элементами работы на этом компьютере являются ввод каких либо данных и печать документов. Есть множество различных текстовых редакторов позволяющих осуществить такие возможности, но в этой книге рассматривается наиболее распространенный из них – Microsoft® Word 97.

Отличительной особенностью текстового редактора MS Word 97 по отношению ко всем остальным редакторам является то, что он позволяет быстро и эффективно создавать как простые документы, так и более сложные по своей структуре отчеты, бланки, письма, анкеты, презентации и даже книги. MS Word 97 – это более унифицированная программа по отношению к своим предшественникам MS Word 6.0 и MS Word 7.0 которые также разрабатывались фирмой Microsoft® и обладает некоторыми новшествами, которые будут рассмотрены в этой книге. Во многих случаях квалификация рабочего персонала не всегда позволяет конкурировать с вновь и вновь появляющимися средствами обработки информации и поэтому основной уклон делался на простоту в обращении с данной программой. Большинство элементов по оформлению документов осуществляется либо простым щелчком мыши или же в диалоговом режиме, что позволяет в значительной мере сохранить такое дорогостоящее время. MS Word 97, как и большинство программ фирмы Microsoft обладает очень удобным интерфейсом и всплывающими подсказками.

В основе оформления документов в MS Word 97 лежит система шаблонов и стилей форматирования, которые позволяют достичь единства форматирования большинства документов. MS Word 97 также позволяет импортировать к себе некоторые приложения, такие как: редактор формул, электронные таблицы Excel, вставка графических изображений различных форматов, редактор WordArt для создания красивых текстовых эффектов и многое другое.

MS Word 97 совместим со всеми предыдущими версиями Word и поэтому документы, которые были написаны в более ранней версии Word можно без особого труда просмотреть и в MS Word 97.

Текстовый редактор MS Word 97 относится к редакторам WYSIWYG (What You See Is What You Get – что видишь, то и получаешь). Полученный документ на печати выглядит так же как и на экране, поэтому можно добиться максимально эффективного результата при создании документа. В MS Word 97 встроена фунраспечатать документ при наличии подключенного принтера к компьютеру.

Данная книга предлагает пользователю ознакомиться с основными принципами создания и модификации документов в MS Word 97, а для пользователей, которые уже работали с предыдущими версиями MS Word – повысить свою квалификацию.

Некоторые возможности программы, а также тонкости в ее использовании остались за пределами данной книги, так как цель этой книги не только научить пользоваться редактором MS Word 97, но и подтолкнуть пользователя к самостоятельному изучению некоторых дополнительных свойств данной программы.

Авторы надеются, что данная книга поможет Вам с легкостью освоить материал и поможет Вам в создании и редактировании как простых, так и сложных документов в MS Word 97.

6.2.1. Окно программы MS Word 97

Структура и внешний вид программы Word в значительной мере определяется пользователем. Во время первого обращения к Word это окно будет похоже на представленное на рисунке (Рис. 6.2.0.). На рисунке показаны все основные компоненты рабочего окна Word и окна документа Word.

Рис. 6.2.0. Экран после запуска программы.

Строка заголовка окна Word

Верхняя строка экрана называется строкой заголовка (Рис. 6.2.1.). В ней стоит имя активного приложения, т.е. Microsoft® Word и название редактируемого документа. Кроме того, в строке заголовка есть еще четыре кнопки: одна у левого края и три у правого.

Рис. 6.2.1. Строка заголовка с вызванным подменю.

– кнопка вызова управляющего меню.

Три другие кнопки также имеют отношение к работе с окнами:

– кнопка сворачивания окна, т.к. она сворачивает окно активной программы до пиктограммы.

–кнопка восстановления окна, т.к. она восстанавливает окно программы до нормального размера.

– кнопка закрытия окна.

Строка меню

Под строкой заголовка имеется строка меню (Рис. 6.2.0.). Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt] или нажатием левой клавиши мыши на необходимом пункте меню. При наведении курсора мыши на пункт меню, он выделяется, становится как бы выпуклым, по отношению к остальным пунктам. В строке меню перечислены группы команд:

“Файл”– Служит для открытия, закрытия, сохранения и других операций с файлами, а также печати, предварительного просмотра и редактирования размеров и параметров страницы.

“Правка” – Предназначено для работы с фрагментами текста и использования основных инструментов Word.

“Вид” – С помощью этого пункта меню можно осуществить установки просмотра документа и управление расположением панелей инструментов в документе.

“Вставка” – Служит для вставки символов и дополнительных элементов форматирования документа.

“Формат” – Служит для форматирования текста и абзацев, а также форматирования списков.

“Сервис” – Предназначено для проверки орфографии, установки переносов.

“Таблица” – Позволяет вставить и оформить таблицу.

“Окно” – Служит для работы с окнами документа и разбиение окна на панели.

“Справка” – Вызов справки по текстовому редактору Word.

Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

Строка состояния

Находится у нижней кромки окна Word 97 и содержит различную информацию о текущем состоянии документа.

Двойной щелчок на индикаторах состояния, расположенных в правой части строки состояния, позволяет включить/выключить соответствующий режим работы.

Двойной щелчок в левой части строки состояния открывает диалоговое окно Найти и заменить на вкладке “Перейти” для перехода к определенной позиции в документе (Рис. 6.2.2.).

Рис. 6.2.2. Диалоговое окно “Найти и заменить”, вкладка “Перейти”

Панели инструментов

Под строкой меню располагаются панели инструментов, которые в значительной степени облегчают и ускоряют работу. На панелях инструментов расположены кнопки со значками. Это – кнопки команд, которые можно найти и в меню. Для добавления какой-либо панели инструментов на экран необходимо навести курсор на уже существующую панель инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши. На вашем экране появится меню, в которой необходимо выбрать ту панель инструментов, которую вы хотите добавить или убрать с экрана. Если в вашем окне нет ни одной панели инструментов, то нужно выбрать пункт меню Вид – Панели инструментов – Настройка. На экране появится диалоговое окно “Настройка” (Рис. 6.2.3.) в котором необходимо указать какие панели инструментов вы хотите вывести на экран. Также можно выполнить команду Вид – Панели инструментов, и в раскрывшемся списке выбрать одну из панелей инструментов, которую вы хотите убрать с экрана или вывести на экран.

Рис. 6.2.3. Диалоговое окно “Настройка”

Существуют следующие панели инструментов:

“Стандартная” – содержит кнопки команд служащих для работы с файлом и с буфером обмена;

“Форматирование” – служит для форматирования текста;

“Таблицы и границы” – служит для обрамления таблицы;

“Базы Данных” – для создания и работы с базами данных созданных внутри таблиц документа;

“Рисование” – предназначена для вставки в документ каких-либо графических объектов;

“Формы” – содержит кнопки команд служащих для создания форм таблиц, списков, полей ввода при работе с базами данных;

“Visual Basic” – предназначена для создания программ на Visual Basic совмещенными с документом Word;

“Microsoft” – позволяет быстро открыт другие приложения Microsoft® Office.

“Автотекст” – служит для автоматической замены фрагментов текста или для быстрой вставки часто повторяющегося фрагмента;

“Web” – преобразует документ Word в Web страницу, которую можно просматривать посредством Internet;

“WordArt” – содержит кнопки команд служащих для создания фигурного текста;

“Настройка объема” – устанавливает различные варианты объема текста в документе;

“Настройка тени” – позволяет установить тень как к тексту, так и к рисункам;

“Настройка Изображения” – содержит кнопки команд служащих для работы с графическим изображением;

“Рецензирование” – предназначена для вставки сообщений и рецензирования документа;

“Элементы управления” – позволяет вставлять кнопки, переключатели и другие элементы Visual Basic внутри документа.

“Колонтитулы” – при помощи этой панели инструментов можно установить различные верхние и нижние колонтитулы;

“Главный документ” – служит для разработки структуры главной документа;

“Структура” – предназначена для установки структуры документа

Далее подробнее рассматривается панель инструментов “Стандартная” и панель инструментов “Форматирование”, так как с ними приходится сталкиваться постоянно при составлении документов.

Рис. 6.2.4. Панель инструментов “Стандартная”

Кнопки слева направо (Рис. 6.2.4.) и команды, которые выполняются при их нажатии:

“Создать” – создание нового документа, основанного на шаблоне Normal.dot;

“Открыть” – открытие существующего документа или шаблона;

“Сохранить” – сохранение активного документа или шаблона;

“Печать” – печать активного документа;

“Предварительный просмотр” – показ документа, выводимого на печать;

“Правописание” – проверка орфографии в активном документе;

“Вырезать” – удаление выделенного фрагмента текста и помещение его в буфер обмена;

“Копировать” – копирование выделенного фрагмента текста в буфер обмена;

“Вставить” – вставка копии содержимого буфера обмена в текущую позицию курсора;

“Формат по абзацу” – перенос форматирования выделенного текста на другой фрагмент текста;

“Отменить” – отмена результата предыдущей операции;

“Вернуть” – повтор последней операции;

“Добавить гиперссылку” – добавление и удаление гиперссылок в документе;

“Панель Web” – вывод на экран панели инструментов “Web”;

“Таблицы и граница” – установка вида обрамления таблицы;

“Добавить таблицу” — вставка таблицы;

“Добавить таблицу Excel” – вставка таблицы Microsoft Excel;

“Колонки” – изменение количества колонок в выделенном разделе;

“Рисование” – управление отображением панели инструментов “Рисование”;

“Схема документа” – вывод на экран панели инструментов “Структура”;

“Непечатаемые символы” – управление отображением непечатаемых символов;

“Масштаб” – выбор масштаба изображения документа;

“Помощник” – предоставление справочной помощи по элементам экрана.

Рис. 6.2.5. Панель инструментов “Форматирование”.

Кнопки слева направо (Рис. 6.2.5.) и команды, которые выполняются при их нажатии:

“Стиль” – изменение типа текста;

“Шрифт” – изменение вида шрифта;

“Размер шрифта” – изменение размера шрифта в пунктах;

“Ж (В)” – включение и выключение полужирного начертания;

“К (I)” – включение и выключение курсивного начертания;

“Ч (U)” – включение и выключение подчеркивания символов;

“По левому краю” – форматирование текста с выравниванием левого края;

“По центру” – форматирование текста с центрированием;

“По правому краю” – форматирование текста с выравниванием правого края;

“По ширине” – форматирование текста с блочным выравниванием;

“Нумерация” – создание нумерованного списка;

“Маркеры” – создание списка-бюллетеня;

“Уменьшить отступ” – смещение текстового абзаца вправо к следующей позиции табуляции;

“Увеличить отступ” – смещение текстового абзаца влево к предыдущей позиции табуляции;

“Внешние границы” – управление отображением панели инструментов “Обрамление”;

“Выделение цветом” – выбор цвета выделенной ячейки таблицы или фона;

“Цвет шрифта” – установка цвета выделенного фрагмента текста.