Выделение объектов табличного документа

Для того, чтобы с объектом табличного документа можно было производить какие-нибудь действия, его необходимо выделить. В Таблице 1 приведены способы выделения различных объектов табличного документа.

Таблица 1. Способы выделения объектов табличного документа

Объект		Действия
Лист	Один	Щелкнуть на кнопке Выделить все в левом верхнем углу листа
Все	1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке любого листа книги. 2. В контекстном меню выбрать пункт «Выделить все листы»
Строка	Одна	Щелкнуть по заголовку (номеру) нужной строки
Несколько рядом	Протащить указатель мыши по заголовкам (номерам) строк ИЛИ Выделить первую строку диапазона строк, а затем при нажатой клавише Shift щелкнуть по заголовку (номеру) последней строки диапазона. ИЛИ В поле имени указать номер первой ячейки и через «:» номер последней (например, 5:8)
Несмежные	Выделить заголовки (номера) строк с нажатой клавишей Сtrl
Столбец	Один	Щелкнуть по заголовку (имени) столбца
Несколько подряд	Протащить указатель мыши по заголовкам (именам) столбцов ИЛИ Выделить первый столбец диапазона, а затем при нажатой клавише Shift щелкнуть по заголовку (имени) последнего столбца диапазона. ИЛИ В поле имени указать имя первого столбца и через «:» имя последнего стлбца (например, C:I)
Несмежные	Выделить заголовки (имена) столбцов с нажатой клавишей Сtrl
Ячейка	Одна	Щелкнуть мышкой по ячейке ИЛИ В поле имени ввести ее адрес
Диапазон ячеек	Смежные	Протащить мышкой по ячейкам при нажатой левой клавише ИЛИ В поле имени ввести адрес первой и через «:» адрес последней ячейки диапазона
Несмежные	Выделить все ячейки диапазона при нажатой клавише Сtrl ИЛИ В поле имени через «;» ввести адреса всех ячеек диапазона (или диапазонов)

Действия с листами

В процессе работы с книгой листы можно добавлять, удалять, копировать, переименовывать и т.д. Все команды для работы с листами находятся в контекстном меню ярлычка листа (Рис. 2) и в группе Ячейки вкладки Главная.

Для добавления листов в Excel 2007 появилась специальная кнопка , расположенная справа от ярлычков. В любую книгу можно по мере необходимости добавлять сколько угодно новых листов.

Количество листов, которое будет иметь новая книга, выставляется в окне Параметры ExcelкнопкиOffice,по умолчанию их 3.

Для переименования листа нужно дважды щелкнуть мышкой на ярлычке листа и ввести новое имя или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню. Имя листа не должно превышать 32 символов.

Важной при работе с листами является команда Переместить/скопировать.

Технология перемещения или копирования листа

1. В контекстном меню ярлычка листа выберите команду Переместить/скопировать.

2. В диалоговом окне в разделе Переместить выбранные листы в книгу раскройте список и выберите книгу, в которую необходимо перенести выбранную информацию

Примечание. Если данные переносятся в пределах одной книги, то выбирать книгу нет необходимости, так как ее имя предлагается по умолчанию.

3. В разделе Перед листом укажите месторасположение листа.

4. Если необходимо сделать копию листа, то установите флажок Создавать копию.

5. Нажмите ОК.

Действия с объектами листа

Главным объектом листа является ячейка, все остальные объекты (строки, столбцы, диапазоны) создаются на ее основе и наследуют ее свойства.

Все действия с ячейкой: удаление, вставка, очистка, форматирование и т.д. сосредоточены в ее контекстном меню и разбросаны по группам Ячейки и Число вкладки Главная(Рис. 3).

Форматирование ячеек

Для установки форматов данных в ячейке используется командаФорматячеек, которая использовалась еще в предыдущих версиях Excel.

КомандаФормат ячеекочень удобна для работы и содержит расширенный набор команд по сравнению с командами группЧислоиЯчейки. Проще всего командуФормат ячейкивыбрать из контекстного меню ячейки.

После выбора команды на экране появляется окно Формат ячеек (Рис. 4), которое имеет несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

С помощью вкладки Число можно выбрать нужныйформат представления данных в ячейке и его отредактировать. На (Рис. 5) представлено содержимое одной и той же ячейки в разных форматах.

Рис. 5. Представление содержимого ячейки в разных форматах

Формат Общий используется для представления как текстовой, так и числовой информации и, как видно из рисунка, не осуществляет никаких преобразований над содержимым ячейки. Это формат используется по умолчанию.

Числовой формат по умолчанию представляет на экране дробные числа с двумя знаками после запятой и, если знаков больше, то округляет число. Можно регулировать вывод количества цифр после запятой, но нужно помнить, что внутреннее представление данных останется прежним. Важно понимать, что формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке.Для радикального изменения представления числа нужно использовать специальные функции.

При выборе формата Процентный нужно помнить, что значение в ячейке умножается на 100 и к нему добавляется знак %.

Экспоненциальный формат служит для представления данных с плавающей точкой, в отличие от всех остальных числовых форматов (числовой, денежный, финансовый, процентный и т.д.), которые служат для представления данных с фиксированной точкой. Об этом подробно можно прочитать в соответствующих темах теоретической информатики.

Запись числа в экспоненциальном формате 1,23Е+4 на языке математики означает 1,23·10⁴ .

Все форматы представления данных кроме формата Текстовый хранятся в Microsoft Excel 2007 в виде чисел.

Рис. 6. Соответствие между числовым форматом и форматами
Краткая дата и Время

Например, даты хранятся в виде последовательности номеров. 1-ый номер имеет дата 1.01.1900, 2-ой – 2.01.1900 и т.д., а значение времени хранится в виде дробной части (как часть суток). На (Рис. 6) показано соответствие между данными в числовом формате и данными в формате краткой даты и времени.

Так как данные хранятся в виде чисел, то над ними можно выполнять определенные арифметические операции.

Дата является одним из самых распространенных форматов. К датам можно прибавлять числа, чтобы узнать дату наступления некоторого события и от дат можно отнимать числа, и результат автоматически будет тоже датой. Из одной даты можно вычесть другую и получить количество дней между двумя датами и т.д. Такие расчеты очень часто используются в экономических задачах.

В группеЧисловкладкиГлавнаятоже расположены команды, которые позволяют управлять форматом ячейки. В верхнем списке группы отображается формат текущей ячейки листа (по умолчанию – Общий). Открыв список, можно выбрать для нее другой формат (Рис. 7). Помимо списка форматов в группе размещены кнопкиУвеличить разрядность и Уменьшить разрядность , которые служат для увеличения (уменьшения) количества знаков после запятой. С помощью кнопки Формат с разделителем можно ввести разделитель тысяч (отступ) при отображении числа.