Х 20 Базовая модель с дополнительным; лотками, автоподачей и автосортировкой

5. Щелкните мышью вне текстового поля и получите результат, как на рис. 1.6.

Рис.1.6. Добавление текстовых полей

Задание: Скопируйте текстовое поле на другие листы

1. Выделите текстовое поле, щелкнув на нем мышью, а затем щелкните на кнопке Копировать группы Буфер обмена на вкладке Главная ленты инструментов.

2. Перейдите на лист Факсы и щелкните на кнопке Вставить группы Буфер обмена вкладки Главная. Текстовое поле теперь скопировано на лист Факсы. Если его местоположение вас не устраивает, вы можете изменить положение, размер поля и текст в нем позднее, примерно как на рис. 1.7.

3. Сохраните файл в своей папке.

Контрольные вопросы

1. Как применить денежный формат к ячейкам?

2. Как скопировать лист в другой файл?

3. Можно ли копировать примечания в другие листы?

4. Как отобразить индикаторы примечаний, если они не видны?

5. Вставка и копирование текстового поля.

Рис. 1.7 Изменение текстового поля

Заполните таблицу
(заполненная таблица помещается в отчет
по вычислительной практике)

Краткие теоретические сведения к заданию 1

Чтобы	Необходимо
Скопировать лист в другой файл
Скопировать лист в пределах одной рабочей книги
Переименовать лист
Переместить лист из одной рабочей книги в другую
Переставить листы одной рабочей книги
Добавить примечание к ячейке
Добавить текстовое поле

Задание 2. Сортировка и обработка списков

Вы научитесь:

· использовать автоматическую фильтрацию для просмотра данных;

· быстро вводить данные с помощью функций Автоввод и Выбор из списка;

· сортировать данные по определенным критериям.

При работе с MS Excel вам наверняка придется сортировать и обрабатывать списки данных. На приведенной ниже иллюстрации (рис.2.1) данные хранятся в виде списка, заголовки столбцов которого определяют поля, а строки содержат записи. В каждом поле содержится информация определенного типа, например фамилии, имена и т.д., а запись состоит из описания элемента списка. В списке иллюстрации каждая запись содержит сведения о названии товара, код модели, стоимость, ежемесячный и квартальный сбыт, а также полный приход от продажи этого вида оргтехники. Совокупность данных в виде таблицы полей и записей называется спискомили базой данных. В MS Excel понятия список и база данных взаимозаменяемы.

При работе со списками (базами данных) часто приходится искать определенную информацию, необходимую в данный момент, а также сортировать данные по определенному признаку. Например, если требуется составить отчет о количестве сотрудников административной службы, то из общего списка сотрудников следует выбрать только административных работников. MS Excel имеет два мощных инструмента для поиска и вывода на экран специфических данных из общего списка — это фильтрация и сортировка. С их помощью легко выбирать нужные данные на рабочем листе. В этом уроке вы научитесь пользоваться Автофильтром и сортировать данные по различным признакам, называемым ключами.

Начало работы

Откройте в папке Мои документы свою папку и откройте файл с именем Задание1, а затем сохраните его под именем Задание2.

Фильтрация списков

При работе с базами данных важно иметь возможность быстро находить нужную информацию. Допустим, у вас имеется список телефонных номеров или таблица ассортимента товаров, а вам требуется выбрать номера одной АТС или все коды моделей факсов. Конечно же, вам не захочется просматривать весь список и выписывать необходимую информацию. С помощью имен в полях вашего списка вы можете автоматически отфильтровать и вывести на экран только нужные вам данные. Включить режим автоматической фильтрации (Автофильтр) тможно, выделив некоторую ячейку списка, а затем щелкнуть на кнопке Фильтрв группеСортировка и фильтрвкладки Данные. Когда выделена одна из ячеек списка на рабочем листе, MS Excel выполняет фильтрацию всего списка в целом. Далее с помощью имен полей следует определить условия, по которым будет выполняться фильтрация списка. Выбрав необходимые данные, вы можете отключить Автофильтр, щелкнуть на той же кнопке Фильтрв группеСортировка и фильтрвкладки Данные.

В следующих упражнениях с помощью Автофильтра вы подготовите список к фильтрации, выберете критерий отбора и отфильтруете список.