Организация внедрения и ведения УСД

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

к унифицированным системам документации;

к унифицированным формам документов различных уровней управления;

к составу и структуре реквизитов и показателей;

к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаци

9. Средства коммуникационной и вычислительной техники…..Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством реализации коммуникативной функции-способностью информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой.

Средством комм.тех.относятся:

-средства и системы стационарной и мобильной телеф.связи;

- средства и системы телеграфной связи;

- средства и системы кабельной и радиосвязи,вкл спутниковую связь.

Разработка технологии,реализация комм.фун-ии препринимает решение следующих вопросов:

-выбор средств комм-ой техники для каждого канала передачи информации с учетом орг-х требований и фин-х ресурсов;

-определение режима работы комм.техники;

-определение форм обслуж.ком.техники;

-выработка квалифик.требований к управляющему персоналу для эффективного использования ком-ой техники.

Современные ср-ва ком.техники могут быть классиф.след образом:

-ПК,представляет собой вычис.системы,все рес.кот-х направлены на обеспеч.деят-сти одного раб-ка;

-корпоративные компьютеры пред-т собой вычис.системы,обеспеч.совм.деят-сти многих работ-в в рамках одной орг-ии,одного проекта;

-супер-компьютеры,предс-т собой вычис.системы с пред.хар-ами вычис.мощности и инфор-х ресурсов,они используются в военной деятельности,в глобальных исслед.погоды;

.Основные причины широкого расп-ия локальных вычис.сетей в сфере управления:

-повсеместное распространение относительно не дорогих ПК,вычис.мощности кот-х позв.с успехом решать большинство практических задач;

-объективно-сущ.потребности пользователей ПК одной организации,обменив-ся между собой орг-ей,совместно использовать общие сетевые программные,аппаратные и информационные ресурс, а также получать доступ к ресурсам вычисл.сетей,орг. И др.учр-ий;

-появление на рынке широкого спектра аппаратных и программных ком-х средств,позвол.легко и дешево сод.ПК в локальных вычислит.сети;

Факторы,опредпреимущества сетевого исп-ия компонентов:

-Устранение дублирования информации и проблем,связанных с актулизацией данных для отдельных пользователей одной организации;

-более экономное использование в сети дорогих ресурсов(принтеры,ПО);

-общесистемное повышение производительности за счет введения в сети специализированных компонентов(файл сервер, и т.п);

-Наличие дополнительных сетевых услуг(проведение телеконференций);

-более высокая надежность при наличии в сети дублированных элементов единой распр.системы обработки данных.