Организация и средства информационных технологий (ит) обеспечения управленческой деятельности
ОРГАНИЗАЦИЯ И СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (ИТ) ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Понятие информационных технологий.
Предметом изучения данного курса являются информационные технологии (точнее автоматизированные информационные технологии).
Технология (от греч. techne - искусство, мастерство, умениеизготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции.
В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:
Ø объект воздействия (в приводимом определении — это сырье, материал, полуфабрикат, т. е. материальный ресурс);
Ø результат воздействия (изменение состояния, свойств, .формы объекта-воздействия);
Ø методы воздействия (обработка, изготовление, изменение - процессы, приводящие к искомому результату воздействия).
Скажем, если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т. п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обусловливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т. п.); кадровые (людские) ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т. п.
В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии.
Информационная технология — это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации.
Это определение несколько отличается от тех, которые довольно широко используются в научно-технической и учебной литературе:
«Информационная технология — система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации»
«Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта)»
«Информационная технология - система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники».
«Информационная технология - система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации».
Практически все формулировки не столько определяют собственно информационную технологию, сколько перечисляют различные варианты технологий (сбор, регистрация, накопление, поиск, передача, обработка, выдача), что не всегда позволяет определить, как и . для чего осуществляется воздействие на информацию. Поэтому самое первое определение является наиболее удачным.
По закону №149-ФЗ от 27 июля 2006г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» -Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
Особенности информационных технологий:
· цель процесса – получение информации;
· предмет процесса (предмет обработки)– данные;
· средства осуществления процесса – различные вычислительные комплексы (программные, аппаратные, программно-аппаратные);
· процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с выбранной предметной областью;
· управляющие воздействия на процессы осуществляются лицами, принимающими решения;
· критериями оптимальности процесса служат своевременность доставки информации пользователям, ее надежность, достоверность, полнота.
Назначение информационных технологий:
· обеспечить высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы, операции, действия;
· способствовать унификации и стандартизации этапов и операций технологического процесса для эффективного осуществления управления процессами;
· включать весь набор элементов для достижения поставленной цели.
Эволюционные этапы
Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, развиваются ускоренными темпами. Непременным условием для каждого высококвалифицированного специалиста является овладение компьютерными средствами.
Большую часть исторического пути люди имели дело с материальными объектами, человек учился преобразовывать энергию и материальные объекты в ИТ путем регистрации и накопления информационных образов.
Началом развития ИТ можно считать пещерную и наскальную живопись, счет, появление искусства, письменности. Материальными носителями информации были камни, кости, дерево, глина, папирус, бумага.
В древности ИТ заключалась в передаче знаний устно по наследству. Хранителями знаний были жрецы. духовенство. Доступ к знаниям был ограничен, мало влиял на производственный процесс. Технологии обработки данных были ручными, производство ремесленным, уникальным и мелкосерийным
Появление первого печатного станка и книгопечатания (1445г.) произвело первую информационную революцию, которая длилась около 500 лет. Знания стали тиражироваться и соответственно влиять на производство. Стали появляться станки, машины, телеграф – 1832г, фотография – 1839г., радио, телефон – 1876г кинематограф – 1895г.,., телевидение – конец 20 годов.
Если до конца 19 века 95% трудового населения работало в сфере материального производства и только 5% в сфере обработки информации, то к середине 20 века соответственно 70% и 30%.
1946 год – начало эры ЭВМ. Создается способ записи и долговременного хранения знаний. Быстродействие первых ЭВМ не превышало 20 тыс. операций в секунду. Данные вводились с помощью перфолент, перфокарт (француз Жозеф Мари Жаккари в начале 19 века применил перфокарты для управления ткацким станком, перфокарта – это карта с пробивными отверстиями , колода карт, каждая из которых управляла ходом челнока так, что при переходе к новому рисунку оператор заменял колоду другой) и магнитных лент с хранимыми программами.
В 1946г. сотрудники Пенсильванского университета (США) под руководством Джона Мочли и Просперо Эккорта с участием знаменитого математика Джона фон Неймана создали первую ламповую вычислительную машину. Которая содержала 18 тыс. ламп.
1949г. – по принципам Неймана английские исследователи Морис Уилкс построил первый компьютер. Ламповые ЭВМ выпускались до 50 годов.
Совокупность научных методов и технологических приемов, ориентированных на обработку данных с помощью ЭВМ, стали называть информатикой. Стал увеличиваться темп роста производства. Но номенклатура выпускаемых изделий росла медленно. Для автоматизации управления экономическими объектами разрабатывались автоматизированные системы управления (АСУ), автоматизированные системы управления проектированием (АСУП), автоматизированные системы обработки данных (АСОД) и др.
В конце 70 годов был сконструирован персональный компьютер (ПК) – инструмент, позволяющий сделать широкодоступными для автоматизации многие процессы человеческой деятельности. Отсюда критерий – создание ИТ и проникновение их во все сферы человеческой деятельности. Широкое распространение получают автоматизированные рабочие места (АРМ), экспертные системы (ЭС), базы знаний, локальные и глобальные вычислительные сети, распределенная обработка данных и т.д.
Появление ПК произвело информационную революцию. За дисплей сел непрограммист. Информация стала ресурсом наравне с материалом, энергией и капиталом.
Главным качественным содержанием ИТ стало рождение систем научно-технической терминологии в основных отраслях. А количественным – выпуск многотиражных книг, журналов, газет, географических карт, технических чертежей, энциклопедий.
Истощение природных ресурсов привело к использованию воспроизводимых ресурсов, основанных на применении научного знания. Знание становится силой.
Последние десятилетия отмечено разработкой ИТ для автоформализации с целью информатизации общества. Если раньше покупатель покупал отдельно ЭВМ и программное обеспечение, то разнообразие ПК и операционных сред для них потребовало ввода новых понятий: ИТ и платформа.
ИТ –умение правильно работать с информацией, которая обеспечивается совокупностью программно-технических средств и приемов.
Платформа –тип ПК + ОС(операционная система).
Итак, признак деления информационной технологии по виду инструментария следующий:
· 1 этап (до второй половины ХIX века) – «ручная» ИТ, инструментарий – перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Цель – представление информации в нужной форме;
· 2 этап (с конца ХIX века) –«механическая» ИТ, инструментарий – пишущая машинка, телефон, диктофон. Цель – представление информации в нужной форме;
· 3 этап (40-60-е годы ХХ века) – «электрическая» ИТ, инструментарий – большие ЭВМ и соответствующее ПО, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Изменяется цель – акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содкржания;
· 4 этап (с начала 70-х годов) – «электронная» ИТ, инструментарий – большие ЭВМ и создаваемые на их базе специализированные программные комплексы. Центр тяжести ИТ еще блее смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы;
· 5 этап (с середины 80-х годов) – «компьютерная» («новая») ИТ, инструментарий – персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. Телекоммуникации становятся средством общения между людьми. Информация становится стратегическим ресурсом. Внедряется дистанционное обучение, автоматизированные офисы, всемирные каталоги изделий. Проектируются геоинформационные системы по управлению природными богатствами, экологией, информационной политикой правительств. Страны становятся зависимыми от источников информации, от уровня развития и эффективного использования средств передачи и переработки информации. Происходит информатизация общества – переход от индустриального общества к информационному.
Информатизация –организационный, социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан,
органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.Информатизация общества предполагает:
· создание правовых, экономических, технологических, социальных и профессионально-образовательных условий для того, чтобы необходимая для решения социальных и личных проблем информация была доступна в любое время, в любой точке, любому потенциальному пользователю;
· внедрение программных и аппаратных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний;
· обеспечение индустриально-технологической базы для производства в рамках межрегионального и международного распределения труда конкурентно-способных национальных технических средств, ИТ и ресурсов;
· гарантирование первоочередного развития структур. Институтов и механизмов, прежде всего в науке и образовании, способствующих опережающему (по сравнению с другими сферами политической, экономической и социальной деятельности) производству информации и знаний;
· разработка и реализация основ эффективного внедрения ИТ в сферу управления, материального производства, образования, науки, культуры, социального обеспечения и обслуживания населения;
· сопровождение процесса информатизации общества исследованиями социологических, психологических, медико-биологических, педагогических и других социальных аспектов информатизации и компьютеризации.
Цель процесса информатизации – повышение информационной культуры граждан (ИКГ). ИКГ –это умение специалиста работать с информацией в своей профессиональной области.
Преимущества информатизации:
- эффективное использование информационных ресурсов;
- изменение в структуре общественной занятости;
- усиление информационного взаимодействия между людьми.
Недостатки:
- большие материальные затраты;
- проблема отбора качественной и достоверной информации;
- проблемы, связанные с освоением новой информационной культуры (в частности нерусифицированные программы).
Сейчас в США 80% работающих имеют дело с информацией, а не с веществом и энергией и эта тенденция будет продолжаться. В Японии на одного работающего руками приходится 10 человек, работающих головой, поэтому здесь уже ставится вопрос о переходе к всеобщему высшему образованию, а в некоторых странах – о свободном планировании рабочей недели. По сравнению с индустриальным обществом, где все направлено на производство и потребление товаров, в информационном обществе производятся и потребляются интеллект, знания, что приводит к увеличению умственного труда. От человека требуется способность к творчеству, возрастает спрос на знания.
Пути создания ИТКС
Для упорядочения использования информационных ресурсов органов государственной власти необходимо законодательно закрепить единый перечень видов информации, определив их соотношение, механизмы реализации и установления ответственности за нарушение режимов доступа к ней, а также технологию изменение этих режимов. При этом должна быть создана четкая нормативная база обеспечения доступа «внешних» пользователей к общественно значимой информации, генерируемой в ведомственных структурах.
Наиболее перспективным путем преодоления технологических препятствий для доступа внешних пользователей к общественно значимой информации из информационных ресурсов органов государственной власти и организаций сферы государственного управления является ее размещение в сети Интернет. Однако процессы отбора такой информации, ее обработки для представления в виде удобном для «внешнего» пользователя, ее размещение в сети, обеспечения доступа, организации обслуживания пользователей представляют co6oй весьма сложный комплекс технологических и организационных задач, не свойственных большинству организаций рассматриваемой сферы.
Выполнение этих функций и непосредственное предоставление информационных услуг может осуществляться либо специально выделенными подразделениями или функциональными группами самих организаций - держателей информационных ресурсов, либо может быть на договорных условиях передано специализированным организациям, в том числе негосударственным. Источником финансирования этих подразделений и организаций может быть предусмотренная в бюджетной классификации, но до сих пор весьма слабо наполнявшаяся статья «Информатика» («Информационное обеспечение»). На всех уровнях государственного управления следует осознать, что организация и ведение информационного обеспечения граждан и организаций, резкое повышение эффективности использования накопленных информационных ресурсов является важным, имеющим особое значение, самостоятельным направлением деятельности государственных органов и организаций, которое должно быть выделено в организационном и финансовом отношении.
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. Они включают в себя:
· текстовые редакторы (например, Лексикон, WordPard);
· текстовые процессоры (например, MSWord);
· настольные издательские системы (например, PageMaker).
Разнообразие системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с ИТ.
Текстовый редактор обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.д. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Результат работы экранного редактора выражается в виде файла. В настоящее время текстовые редакторы используются мало, поскольку в них заложено мало функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано ещё и с тем, что в текстовых редакторах непредусмотрена функция создания шаблонов, облегчающая и ускоряющая работу по созданию документов.
Настольно-издательские системы представляют собой инструмент верстальщика, предназначены не только для создания больших документов, но и для реализации различного рода полиграфических эффектов, т.е. позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до полного удовлетворения внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.
Текстовый процессор предназначен для подготовки как простых документов (деловых писем, объявлений, справок, извещений и т.д.), так и сложных документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, диаграммами, рисунками (научные отчеты и монографии), а также подготовки художественных книг с иллюстрациями. Текстовый процессор MS WORD - основа любого офиса и самая популярная программа во всем MS Office, в нем есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:
· ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы;
· автоматическая проверка орфографии и получение подсказки;
· объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
· автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника;
· автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
· стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
· слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
· макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
· «мастера» - для создания профессионально оформленных документов.
Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных внутри организации, а также однотипные документы. При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:
· создать необходимую форму в виде документа и изменять в нем переменную часть (файл с расширением .doc);
· создать необходимый бланк в виде шаблона и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть (файл с расширением .dot).
Каждая новая версия WORD обладает все большими преимуществами, по сравнению с предыдущими.
ОРГАНИЗАЦИЯ И СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (ИТ) ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ