Введите новую запись о своем друге в таблицу.
Чтобы закрыть окно просмотра таблицы и вернуться в окно БД, выберите в менюФайл пункт Закрыть.
5. Связи между таблицами
В большинстве случаев все данные не хранятся в одной таблице. Дело в том, что при избытке полей в таблице с ней становится тяжело работать. Информацию разбивают на несколько таблиц, а затем устанавливают между нимисвязи.Можно просмотреть связи, установленные между таблицами в базе данных. Находясь в окне БД, щелкните на кнопкеСхема данных на панели инструментов (или выберите пункт Схема данных в меню Сервис).Access откроет окноСхема данных.
Каждый прямоугольник представляет собой таблицу и содержит список ее полей. Линия, соединяющая две таблицы, показывает, какое поле используется для связи, а также тип отношения. Например, от поляКод сотрудника в таблице Сотрудникик полюКод Сотрудника в таблицеОтчеты о расходах тянется линия. Число 1, находящееся рядом с таблицейСотрудники, указывает, что это сторона отношения «один». Знак бесконечности у таблицыОтчеты о расходахозначает «многие» - то есть у каждого сотрудника может быть один или более отчетов о расходах. Просмотрев отчеты о расходах через полеКод сотрудника,можно сказать, кто сдал отчет, а кто - нет.
Связь один-ко-многим установлена также между таблицамиОтчеты о расходахиСведения о расходах. Эта связь осуществляется через поле Код отчета о расходах, которого не видно, так как прямоугольник со списком полей слишком мал. Используя средства Windows, увеличьте прямоугольник. В данном случае общая информация об отчете находится в таблицеОтчеты о расходах, а подробное описание каждого пункта расходов - в таблицеСведения о расходах. Связь один-ко-многим указывает на то, что каждый отчет о расходах может содержать несколько отдельных статей.
И, наконец, связь между таблицамиСведения о расходах и Тип расходов. Тип
отношения- один-к-одному, то есть каждая статья расходов относится только к одному типу расходов.
Щелчок на кнопке закрытия окнаСхема данных вернет вас в окно БД.
Переключение между режимами формы и таблицы
При просмотре формы можно быстро переключиться в режим таблицы, не прибегая для этого к окну БД. Открывая форму, вы попадаете вРежим формы.Для изменения режима просмотра используйте кнопку Представление формы со стрелкой справа. Значок кнопки указывает на режим, в который произойдет переключение при нажатии на нее.. Чтобы выбрать режим, не представленный на значке, щелкните на стрелке, расположенной рядом с кнопкой, и выберите один из режимов работы в списке:
• Конструктор
• Режим формы
• Режим таблицы.
Макет таблицы
В режиме Конструктора можно просмотреть макет таблицы или формы. Для просмотра макета таблицы необходимо выбрать имя таблицы в окне БД и щелкнуть на кнопке Конструктор. В верхней части окна Конструктора таблиц расположены три столбца. В левом отображены Имена полей таблицы. В среднем Тип данных, которые могут быть представлены в этом поле. Правый предназначен для необязательного описания. В нижней части окна отображаются Свойства выделенного поля на двух вкладках Общие и Подстановка.
Ознакомьтесь с макетами и свойствами полей всех таблиц созданной базы данных.
В Н И М А Н И Е:
• По окончании занятия сдайте методическое указание преподавателю.
• Закройте приложение Access командойФайл - Выход. Изменения и дополнения, выполненные в текущем сеансе работы, автоматически перезаписываются в файле на диске.
ЗАДАНИЕ N 2
ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦ НА ПРИМЕРЕ БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕБНЫЙ ПРОЦЕСС
Создадим файл новой базы данных. Для этого после запускаAccess в окне Microsoft Access выберите пунктНовая база данных. В окнеФайл новой базы данных задайте имя файла. В качестве имени файланаберите первые 6 букв своей фамилии латинскими буквами и после символа подчеркивания цифру 2.Определите папку, в которой будет размещен этот файл (указывается преподавателем).
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ
В соответствии с технологией проектирования реляционной базы данных структура каждой таблицы базы данных Учебный процессдолжна определяться составом реквизитов соответствующего информационного объекта вИЛМ (информационно-логической модели).
На основе анализа документа«Список преподавателей кафедры» были выделены два информационных объектаКАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
На основе анализа документов справочной информации о студентах и предметах выделены информационные объектыГРУППА, СТУДЕНТ и ПРЕДМЕТ.Анализ документов учетной информации«Ведомости успеваемости студентов» и «Рабочий план учебной группы» позволил выделить информационные объекты ИЗУЧЕНИЕ и УСПЕВАЕМОСТЬ.
Для каждого информационного объекта необходимо создать таблицу. Создание таблиц состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи (индексы таблицы) и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей, т.е. заполнение таблицы данными.
Создание структуры таблиц
Создание таблицы начинают сопределения ее структуры.Accessпредоставляетпять режимов создания таблицы:Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц и Связь с таблицами. В режимеКонструктора создадим структуру таблицыГРУППА. Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объектуГРУППА, представлены в табл. 1.
В окне базы данных выберем объект Таблицы, нажмем кнопкуСоздать. В окне Новая таблица выберем строкуКонструктор.
Таблица1. Описание свойств полей таблицы ГРУППА
| свойство имя поля | Индек-сиро-ванное | Обя-затель-ное | Тип данных | Размер | Число дес. знаков | Подпись поля | Усл. на значение | Сообщение об ошибке |
| НГ | Да, сов-падения не допус-каются | Да | Тексто-вый | Номер группы | ||||
| КОЛ | Нет | Число-вой | Байт | Кол студ. в группе | >=0 And <=35 | Кол. студ. больше допустим. | ||
| ПБАЛЛ | Нет | Число-вой | С плав. тчк. 4 байта | Прохо-дной балл | >2 And <=50 Or 0 | Ошибка в оценке |
В соответствии с приведенными в табл.1 параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица 1:Таблица необходимо:
· в столбецИмя поля ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ.
· в столбцеТип данных выбрать нужный тип данных для каждого поля, использовав кнопку списка;
· на закладкеОбщие задать свойства полей:
· Размер поля, нажав в нем кнопку списка:
· для текстового поля НГ зададим размер поля8.
· для числового поля КОЛ выберем полеБайт, определяющий длинуцелогочисла, достаточную для размещения максимальногозначения поля
· для числового поля ПБАЛЛ выберемС плавающей точкой 4 байта (одинарное с плавающей точкой).
· Формат поля для поля ПБАЛЛ- Фиксированный.
· Число десятичных знаков для поля ПБАЛЛ - 2.
· Подпись поля. Условие на значение, Сообщение об ошибке для каждогоизполей выберем, как указано в табл.1.
Создадим первичный ключ таблицы. Выделим поле НГ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле. Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл.1.
Сохраним структуру таблицы и присвоим ей имя - ГРУППА.Выполним команду Файл - Сохранить и введем имя таблицы в окне Сохранение. Таблица ГРУППА появится в списке таблиц в окне базы данных.
В результате получим следующий макет таблицы ГРУППА:
ЗАДАНИЕ
Создайте структуру таблицКАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. При создании таблиц используйте параметры их структур, которые представлены в табл. 2, 3, 4, 5.
Рассмотрим некоторые особенности в создании структуры таблицКАФЕДРА, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ базы данныхУчебный процесс.