ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5. Конструирование отчетов.

Цель работы:Конструирование и использование отчетов.

Отчеты. Краткие сведения.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

- одноколонный (простой) отчет;

- многоколонный отчет;

- табличный отчет;

- отчет с группировкой данных и подведением итогов;

- отчет по связанным таблицам;

- связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);

- отчет слиянием с документом Word (составной документ);

- перекрестный отчет.

Основные разделы отчета:

- заголовок отчета (начало отчета);

- верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

- область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

- область данных (основная часть отчета);

- область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

- нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

- область примечаний (печатается в конце отчета).

В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:

-Сортировка и группировка;

- Список полей;

- Свойства.

Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в отчете. В ячейках левой половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок сортировки. Ячейки правой половины окна позволяют задать порядок сортировки и условия группировки. Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно задать только для сортируемых полей или выражений.

Столбец Поле/выражение. В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке проведения сортировки.

Столбец Порядок сортировки. В ячейках выбирают порядок сортировки По возрастанию или По убыванию для поля или выражения в этой строке.

Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки.

Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник записей и включить кнопку построителя выражений.

Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме Конструктор:

- команду ФАЙЛ/Настройка печати;

- нажать кнопку Дополнительно;

- в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок)

Задание 1. Создать табличный отчет, используя запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

- Наименование факультета;

- Наименование специальности;

- № группы;

- ФИО.

Технология

1. В окне базы данных выберите объект Отчеты и щелкните по кнопке Создать.

2. В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и в качестве источника данных – запрос Выборка 1. Щелкните по кнопке Ok.

3. В окне Создание отчетов выполните следующие действия:

- выберите поля запроса в заданной по условию последовательности;

- выберите вид представления данных по факультету;

- добавьте уровень группировки по наименованию специальности;

- выберите порядок сортировки по полю ФИО;

- выберите макет ступенчатый;

- выберите стиль строгий;

- задайте имя отчета Отчет табличный.

4. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет. Уменьшите масштаб отображения.

5. Перейдите в режим конструктора. Выполните редактирование заголовка отчета. Выведите названия первых двух столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

6. Измените заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

7. Введите текст в нижний колонтитул: Ведомость составил:

8. Закройте и сохраните отчет.

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос на выборку, подготовленный в задании №10 лабораторной работы №2 с именем Запрос с вычисляемым полем. Необходимо в отчете подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

- № специальности;

- № группы;

- ФИО;

- № зачетной книжки;

- Стоимость обучения с учетом НДС (Итого).

Технология

1. Создайте с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включите в запрос необходимые поля в заданном порядке.

2. В окне создания отчета выполните следующие шаги:

- выберите тип представления данных - по полю студент;

- добавьте уровни группировки по N специальности и N группы;

- настройте режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включите флажки Sum и Показать данные и итоги;

- выберите макет отчета структура 1;

- выберите сжатый стиль.

3. Нажмите кнопку Готово и просмотрите отчет.

4. Закройте отчет и сохраните его под именем Отчет с группировкой.

5. Выполните редактирование отчета, используя режим кон­ст­руктора. Измените заголовок отчета, введя текст: Сводная ведомость оплаты обучения. Отредактируйте ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчета.

6. Замените слово sum в итоговых строках на слово Всего по группе: для итогов по группе и Всего по специальности: для итогов по специальности. Измените ширину полей с итогами.

7. Отключите все строки отчета с итогами по количеству записей.

8. Установите одинаковый фиксированный формат числовых данных с двумя знаками после запятой для всех сумм оплаты.

Рис.5.1. Отчет Сводная ведомость оплаты обучения

Задание 3. Сконструировать перекрестный отчет, используя таблицу Общаяведомость, созданную в лабораторной работе №3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

- № группы

- ФИО студента;

- № зачетной книжки;

- Наименование дисциплины 1

- Наименование дисциплины 2

- Наименование дисциплины 3

- Средний балл

В столбцах отчета с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце средний балл должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам 3-х экзаменов.

Вычислите в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

Технология

1. С помощью мастера создайте перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 3-м дисциплина. Для этого:

- выберите поля № группы, ФИО, № зачетной книжки в качестве заголовков строк;

- выберите поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- снимите флажок «Да» вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выберите для вычислений поле оценка и функцию вычисления Первый;

- сохраните запрос, присвоив ему имя Перекрестный для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создайте отчет по запросу Перекрестный для отчета по среднему баллу.

3. Выберите все поля запроса.

4. Добавьте уровень группировки по N группы.

5. Выберите порядок сортировки по фамилиям студентов.

6. Выберите ступенчатый вид отчета и сжатый стиль.

7. Присвойте отчету имя Отчет по среднему баллу. Просмотрите отчет.

8. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

9. Выровняйте оценки по центру столбца. Для этого выделяйте поля и используйте соответствующую кнопку инструментальной панели Формат отчета.

10. С помощью инструментальной панели элементов введите в правую часть области верхнего колонтитула надписьСредний балл.

11. С помощью инструментальной панели элементов введите в область данных поле для вычисления среднего балла. Щелкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите окно Свойства поля.

12. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке данные щелкните по кнопке «…».

13. Используя инструменты построителя, введите в поле формулу расчета среднего балла:

=([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3

В формуле должны использоваться те наименования дисциплин, которые вы включили в отчет.

14. Отключите связанную с полем надпись.

Примечание. Наименования дисциплин вставляются в формулу двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей строке в подокне Reports/Загруженные отчеты/Отчет по среднему баллу построителя выражений.

15. Просмотрите и отредактируйте отчет. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля Средний балл вкладку Макет и выберите формат поля фиксированный с 2-мя дробными знаками.

16. Для подсчета среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Сортировка и группировка, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели, или выполните команду ВИД/Сортировка и группировка. В окне Сортировка и группировка включите отображение области примечаний группы.

17. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке данные вызовите Построитель выражений. Введите формулу вычислений:

=Sum ([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3 / Count([ФИО])

Примечание. Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкните по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскройте список встроенных функций. В среднем подокне выберите категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

18. Замените надпись вычисляемого поля. Введите: Средний балл группы. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 15.

19. Добавьте справа от надписи Средний балл группы вывод номера группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу: =[N группы]

20. Подсчитайте в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 17, 18 и 19 в область примечаний отчета и введите надпись поля Итого по всем группам.

21. Присвойте отчету имя Расчет среднего балла групп. Введите в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте справа под строкой с названием отчета поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Определите пользовательский формат даты в виде dd.mm.yyyy, который может быть введен непосредственно как значение свойства Формат поля.

22. Для того чтобы сделать отчет более компактным перенесите номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставьте поле N группы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета, установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да. Примерный вид отчета представлен на рис.5.2.

23. Модифицируйте отчет так, чтобы он содержал данные только по одной из групп.

Рис.5.2. Отчет по среднему баллу

Создание связанного отчета

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

- вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета;

- объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

Для создания связанного отчета необходимо:

1. Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.

2. Открыть главный отчет в режиме конструктора.

3. Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.

4. Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати под­чи­ненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчи­ненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления.

5. Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом.

Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом следует открыть бланк свой­ств подчиненного отчета и задать значения свойств Подчиненные поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств устанавливаются автоматически средствами Microsoft Access.

Примером подчиненного отчета может быть отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп, а главный отчет - это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле N группы. Главный отчет создается мастером на базе запроса Фа­куль­тет-группа как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы Студент как отчет с группировкой.

Примечания

1. Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

2. В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены ниже:

Уровень 1 Уровень 2

Подчиненный отчет 1 Подчиненный отчет 2

Подчиненный отчет 1 Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 1 Подчиненная форма 2

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-группа. В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице Группа с нумерацией студентов по порядку в пределах каждой группы.

Технология

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, упорядоченный по номерам групп и фамилиям студентов, включив в него поля:

- № группы;

- ФИО;

- № зачетной книжки.

2. Добавьте в левую часть отчета порядковый номер студента в группе. Для этого в режиме конструктора вставьте в соответствующее место области данных отчета поле. Введите в качестве значения свойства Данные =1, а для свойства Сумма с накоплением выберите из списка значение - Для всего.

3. Сохраните отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактируйте отчет. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

4. Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчет по предварительно созданному запросу-выборке Факультет-Специальность-Группа, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

5. наименование факультета;

- № группы;

- № специальности.

6. Сохраните отчет, присвоив ему имя Главный. Отредактируйте отчет в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

7. Включите режим конструктора для главного отчета. Щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет и в области данных главного отчета очертите указателем мышки прямоугольный контур. В окне Мастера подчиненных отчетов выберите Подчиненный отчет. На следующем шаге сохраните предложенную мастером связь главного и подчиненного отчетов.

8. Добавьте в область примечаний главного отчета сведения о составителе отчета, фамилия которого должна вводиться в диалоговом окне. Для этого увеличьте высоту этой области и поместите в нее поле. В надпись поля введите текст: Отчет составлен:, а внутрь самого поля - [Введите фамилию составителя отчета:]

Рис.5.3. Связанный отчет

9. Просмотрите получившийся связанный отчет. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчет. Примерный вид страницы отчета приведен ниже на рис. 5.3.