Тема 3.3.. Прием и рассмотрение исходящих документов.

План:

Контрольные вопросы:

1. Технологическая цепочка работы с исходящими док-ми.

2. Проверка правильности оформления и подписания исходящих документов.

3. Правила регистрации исходящих документов.

4. Правила обработки и отправки исходящих документов.

5. Правила произведения записи в журналах регистрации исходящей корреспонденции.

6. В каком виде документы сдаются на отправку?

7. Что входит в понятие экспедиционной обработки:

а) входящих документов;

б) исходящих документов?

Практ.раб.16

Пш. – с.113 - 115, Круг. – с. 313,314

Тема 3.4. Прием и рассмотрение внутренних документов.

План:

1. Технологическая цепочка работы с внутренними документами.

Контрольные вопросы:

1. Как осуществляется передача документов между структурными подразделениями?

2. Через кого передаются документы?

3. Зачем делают пометку в регистрационных формах? (в журналах регистрации)

4. Как производится запись в журналах регистрации внутренней корреспонденции?

Практ.раб.17

Пш. – с.112 - 114, Круг. – с. 314

Тема 3.5. Основные принципы и правила регистрации документов

Заполнение журналов регистрации и регистрационно - контрольных карточек (РКК).

План:

1. Регистрация как составная часть ДОУ.

2. Принципы и правила регистрации документов.

3. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.

4. Регистрация документов – определение.

5. Цели регистрации. Учет, контроль и поиск.

6. Регистрируемые и нерегистрируемые документы. Критерии.

7. Сроки регистрации.

8. РКК.

9. Справочные материалы.

10. Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения.

11. Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.

12. Регистрационные карточки (РКК) и их виды, принцип построения.

13. Журналы регистрации.

Формы регистрации (3) - РКК, журналы и на ПК:

а) Календарная шкала;

б) Корреспондент;

в) Дата поступления, индекс (регистр. №) для входящих документов;

г) Дата и индекс – ставит автор документа;

д) Краткое содержание;

е) Резолюция или кому направлен;

ж) Отметка об исполнении;

з) Контрольные отметки.

Контрольные вопросы:

1. Что такое регистрация (опред.)?

2. Каковы основные цели регистрации документов?

3. Две учетные регистрационные формы? Какие? (Журнальная и карточная).

4. Основные принципы и правила регистрации документов.

5. Какие виды документов подлежат регистрации?

6. Формы регистрации приказа по личному составу.

7. Как отражается передача документов в РКК? Если с документами нужно работать одновременно в нескольких подразделениях?

Практ.раб.18,19 , 20

Пш. – с.60,61 117-119, Круг. – с. 318 - 320, с.319 – Регистрация на ПК

Тема 3.6. Исполнение документов. Организация исполнения.

«Контроль исполнения документов и поручений. Организация исполнения документов. Виды сроков исполнения. Типовые сроки исполнения документов.»

План:

1. Значение, принципы и требования к организации контроля исполнения документов в делопроизводстве.

2. Задачи делопроизводственной службы по контролю исполнения документов.

3. Категории документов, подлежащие контролю.

4. Сроки исполнения документов. Проверка исполнения.

Контрольные вопросы.

5. Контроль исполнения включает (4 пункта).

6. Ответственность за организацию контроля.

7. Обязательному контролю подлежат.

8. Сроки исполнения документов (в чем считается, кем осуществляется)?

9. Если срок исполнения не указан – типовые сроки?

10. Если исполнение документа связано с выездом?

11. Кто может изменить срок?

12. Организация контроля исполнения по РКК или журналам.

13. Контрольно-справочная картотека.

14. Операции, осуществляемые группой по контролю (10).

15. Когда документ считается исполненным?

Практ.раб.21

Пш. – с.116-118, Круг. – с. 321 – 322.

Тема 3.7. Организация делопроизводства по обращениям граждан.

Конспект по Пшенко (с. 122-124) – ответить на вопросы в тетради.

План:

1. Нормативная база, регламентирующая организацию работы с обращениями граждан вгосударственном аппарате.

2. Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности.

3. Обобщение, анализ и использование данных оработе с обращениями граждан в аппарате управления.

4. Организация приема граждан в государственных учреждениях.

5. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.

6. Жалобы граждан. Нормативные документы.

Контрольные вопросы.

1. Где описана технология обращения, регистрация, оформление жалоб?

2. Делопроизводство по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизводства?

3. Регистрация жалоб. Карточка - показатели (5).

4. Личный прием жалоб.

5. Регистрационный индекс. Повторные обращения.

6. Если жалоба переадресована различным организациям?

7. Ответы на заявления и жалобы.

8. Письменные обращения граждан.

9. Формирование дел обращений заявителей.

10. Срок хранения обращений.

Практ.раб.22

Изучить следующие вопросы:

1. Современное законодательство, регламентирующее организацию работы с обращениями, письмами, заявлениями и жалобами граждан. Развитие нормативно - методического обеспечения по вопросам организации работы с жалобами различных категорий граждан и должностных лиц.

2. Порядок регистрации и индексирования обращений граждан, документирование результатов личного приема граждан должностными лицами.

3. Типовые сроки исполнения при работе с обращениями различных категорий граждан.

4. Особенности обработки, доведения до исполнителей, контроля за исполнением и хранения этой категории документов.

5. Анализ и документальное оформление результатов обработки поступающих в государственные органы и организации обращений, заявлений жалоб и предложений граждан как особо социально значимых документов.

Тема 3.8. Формирование дел.

План:

1. Основные требования к формированию дел.

2. Формирование дел в организациях различных уровней управления.

3. Задачи службы ДОУ и ведомственного архива по формированию дел.

4. Принципы группировки документов в дела и единицы хранения в зависимости от сроков их хранения.

5. Принципы систематизации документов внутри дел.

6. Дополнительные требования по обработке дел с документами длительного, свыше 10 лет сроков хранения, и дел с документами постоянного хранения, их методическая обусловленность.

7. Типовые требования по скреплению (подшивке) документов на бумажных носителях в дела и их внутреннему учету.

8. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях.

9. Особенности формирования и оформления документальных массивов в зависимости от вида носителя. Нормативно-методические требования по учету и сохранности документов на различных носителях информации и составлению описей дел и др. единиц хранения.

10. Состав обязательных учетных документов, сопутствующих сохранению документов при внутриофисном хранении.

Практ.раб.23

Пш. – с.139-142, Круг. – с. 322 – 325.

Тема 3.9. Оформление дел.

План:

1. Изучение правил систематизации документов и дел.

2.Изучение правил и основных принципов оформления дел.

Практ.раб.23

· Необходимое техническое оснащение офисных архивохранилищ;

· Температурно-влажностный режим и другие условия обеспечения длительной и постоянной сохранности документов.

· Периодическая проверка наличия и состояния документов — обязательный элемент архивной работы.