Система хранения информации как фактор успеха

Справочные и сопутствующие материалы редко бывают срочными или стратегически важными, поэтому управление ими обычно относят к числу неважных дел, если занимаются этим вообще. Проблема в том, что ваше физическое и ментальное пространство переполняется вещами, которые не требуют немедленных действий, но потенциально могут оказаться полезными. «Что это?», «почему это здесь?», «что с этим делать?» и, наконец, «где то, что мне нужно сейчас?» — все эти вопросы постоянно мучают вас, если этот аспект вашей жизни не имеет четкой организации.

Когда абсолютно разные вещи сваливают в одну кучу, становится слишком сложно постоянно думать о ее содержании, а потому ваш мозг просто начинает ее игнорировать.

Справочные материалы нужно хранить и систематизировать в рамках их собственных четких границ — в физическом и цифровом форматах — так, чтобы они не пересекались с другими категориями системы, были доступны и их содержание можно было легко оценить. Справочных материалов иногда довольно много, а потому важно, чтобы ими было легко управлять для сбора, систематизации и оценки того, что вам нужно, когда вам нужно. Важно, чтобы хранение справочной информации не мешало другим компонентам вашей системы, требующим каких-то действий. Я провел бесконечные часы с некоторыми из лучших профессионалов в мире, помогая им организовать простую и функциональную систему хранения справочных материалов, и результат превзошел все ожидания, поскольку их внимание освободилось для более серьезных вещей.

И наконец...

Итак, вы выделили конкретное время, организовали свое рабочее пространство, и у вас есть базовые инструменты, чтобы начать использовать нашу методику. Что дальше?

Если вы твердо решили уделить определенное время организации своего рабочего процесса, то, чтобы получить максимальную пользу, на период нашей рабочей сессии отложите в сторону любые другие обязанности и задачи.

Если вам непременно нужно кому-то позвонить, решить какой-то вопрос с секретарем или поговорить с супругом, сделайте это сейчас. Или договоритесь сами с собой, когда вы это сделаете, и поместите напоминание об этом на видном месте. Важно, чтобы вы полностью посвятили себя предстоящей работе.

За редкими исключениями практически всегда получается так, что, когда мы с клиентом садимся и я начинаю консультацию, несмотря на то что клиент выделил время и потратил большие деньги, чтобы нанять меня, у него все равно находятся какие-то дела, которые он не успел выполнить и не внес в свою систему. Я нередко слышу: «Мне еще сегодня нужно позвонить этому клиенту» или «Мне нужно узнать у супруга, купил ли он билеты в театр». Мне кажется, это отражает определенный недостаток осознанности и зрелости в нашей культуре, что так много умных людей постоянно игнорируют эти уровни ответственности перед самим собой.

Итак, вы уладили свои срочные дела? Отлично. Пора собрать все ваши незавершенные задачи в одном месте.

5. СБОР

В ГЛАВЕ 2 описаны основные методы сбора информации, потенциально полезной для вашей работы. В этой главе вы подробнее узнаете о методе сбора всех ваших незавершенных задач в одном месте. Это чрезвычайно важный первый шаг для достижения того состояния, когда «сознание как вода». Если вы соберете немного больше задач, чем обычно, вероятно, почувствуете себя лучше. Но если вы выдержите этот этап и действительно выполните весь процесс сбора информации на 100 процентов, это коренным образом изменит ваше восприятие и даст важную новую точку отсчета, когда вы контролируете ситуацию и на работе, и в жизни.

Когда я прохожу этот процесс с клиентом, стадия сбора информации занимает у нас обычно от одного до шести часов, хотя однажды мне попался клиент, с которым мы работали над этим в течение двадцати часов (в конце концов я сказал ему: «Да, ты понял идею»). Это может занять больше времени, чем вы рассчитываете, если вы намерены разобраться абсолютно со всеми делами, и профессиональными, и любыми другими. Это значит, что придется провести ревизию абсолютно всех мест хранения, включая ваш компьютер и мобильные устройства, а также все укромные уголки во всех возможных местах, в том числе в машине, лодке, гараже, доме (если все это у вас имеется).

Уверяю, что, выделив хотя бы два часа на то, чтобы справиться с этим этапом, вы охватите бо льшую часть необходимых материалов. А по поводу всего остального можете оставить себе напоминания, например «Навести порядок в ангаре для лодки» или «Убрать в кладовке».

Пока вы не собрали абсолютно все, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира.

На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас быстрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксировать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания.

На старт, внимание...

Есть практические аргументы в пользу того, чтобы собрать все в одном месте, прежде чем определять, что с этим делать.

Полезно иметь представление о полном объеме работы.

Это поможет увидеть «свет в конце тоннеля».

Когда вы обрабатываете и организовываете информацию, вам не нужно психологически отвлекаться на неопределенную массу задач, которые могут находиться еще «где-нибудь». Как только все требующее внимания соберется в одном месте, вы автоматически сконцентрируетесь и будете держать ситуацию под контролем.

Идея собрать в одном месте, в одно время все, что находится не на своем месте, сначала может показаться несколько странной. Даже нелогичной, потому что все эти вещи «не такие уж важные», именно поэтому и лежат где попало. Когда эта вещь появилась впервые, она не была срочной, и от того, что вы до сих пор с ней не разобрались, не случилось ничего ужасного. Это может быть чья-то визитка, которую вы положили в свой бумажник, думая, что когда-нибудь она пригодится. Это может быть небольшой гаджет в нижнем ящике вашего стола, от которого вы потеряли какую-то деталь или так и не нашли времени, чтобы настроить его. Это может быть принтер, который вы уже целую вечность собираетесь переставить в более удобное место в офисе. Это все те вопросы, которые постоянно напоминают о себе, но вы так и не решили, стоит ли с ними, наконец, разобраться или же выбросить из своего списка дел. Однако так как вы не уверены, насколько они важны, теперь уже эти вопросы контролируют вас и забирают больше энергии, чем того заслуживают.

Вы можете чувствовать себя хорошо по поводу того, что вы не делаете, только если точно знаете, что именно вы не делаете.

Итак, начнем. Подвигайте к себе лоток для входящих документов и пачку чистых листов для заметок, и...

...Поехали!

Физический сбор

Ваша первая задача — оглядеться вокруг, найти все, что лежит не на своем месте, и положить это в свой лоток. Вас интересуют все незавершенные дела — все дела, по поводу которых нужно принять решение. Все это попадает в ваш лоток, чтобы позднее вы могли с этим работать.

Что может остаться

Лучший способ решить, что должно попасть в лоток для входящих документов, — это точно понять, что туда попасть не должно. Вот четыре категории вещей, которые могут остаться на своих местах:

расходные материалы;

справочные материалы;

элементы декора;

оборудование.

Расходные материалы — это все, что вам нужно, потому что вы постоянно этим пользуетесь: канцелярские товары, визитки, марки, степлер, стикеры, зажимы для бумаг, стержни для шариковых ручек, батарейки, бланки, которые вы время от времени заполняете, канцелярские резинки и т. п. У многих на работе есть отдельный ящик для личных вещей, где лежат зубная нить, бумажные платочки, пластинки для свежести дыхания и т. д.

Справочные материалы — все, что вы храните, потому что вам может понадобиться эта информация: руководство по вашему ПО, меню с едой навынос из соседних кафе, расписание спортивных тренировок вашего ребенка или список внутренних добавочных номеров. В эту категорию попадает вся контактная информация: адреса и номера телефонов, а также любые материалы, которые могут пригодиться по проектам и отдельным темам, а также такие источники, как словари, энциклопедии, альманахи и архивы корпоративных отчетов. Сюда же относятся книги и журналы, которые вы можете хранить как личную библиотеку.

Элементы декора — фотографии семьи, предметы искусства, забавные и вдохновляющие вещицы, прикрепленные к доске для объявлений в офисе. Сюда можно отнести разные таблички, сувениры и/или растения.

Оборудование — очевидно, что это ваш телефон, компьютер, принтер, сканер, корзина для мусора, мебель, часы, зарядное устройство, ручки и блокноты.

Несомненно, многие ваши вещи попадают в одну из этих категорий. По сути, это ваши инструменты и устройства, не требующие никаких действий. Все остальное отправляется в лоток для последующего разбора. При этом многое из того, что вы изначально определили как принадлежности, справочные материалы, элементы дизайна или оборудование, все же может потребовать каких-то действий.

Например, информация или материалы, хранящиеся у большинства людей в ящиках стола, на полках, на доске для объявлений, в цифровых файлах, как правило, либо уже устарели, либо их следует хранить как-то иначе. Все эти вещи должны попасть в корзину «Входящие». Точно так же если в ящике стола, где вы храните канцелярские принадлежности и личные вещи, беспорядок, это можно считать незавершенной задачей, с которой нужно справиться. Фотографии ваших детей недавние или сделаны несколько лет назад? Вам действительно нравится та картина на стене? А мебель в офисе расставлена именно так, как нужно? Настроен ли компьютер, как вам удобно? Цветы в офисе еще живые или уже засохли? Иными словами, следует разобраться также с принадлежностями, справочными материалами, элементами дизайна или оборудованием, если они не выполняют свои функции, как должно.