Новая информационная технология

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно — телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В таблице 1 приведены основные характерные черты новой информационной технологии.

Вопрос

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникаций персонала (с её совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить её.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса :

Вопрос

Вопрос

База данных (БД)— специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности и предназначенной для совместного использования при решении задач многими пользователями.

БД представляет собой комплекс информационных, технических, программных, лингвистических и организационных средств, обеспечивающих сбор, хранение, поиск и обработку данных.

Вопрос

Под базой данных (БД) понимают хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны.

Реляционные БДпредставляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями ТБД.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Понятие первичного ключа

В каждой таблице БД может существовать первичный ключ. Под первичным ключом понимают поле или набор полей, однозначно (уникально) идентифицирующих запись. Первичный ключ должен быть минимально достаточным: в нем не должно быть полей, удаление которых из первичного ключа не отразится на его уникальности.

В качестве первичного ключа в таблице «Преподаватель» может выступать только «Таб. №», значения других полей могут повторяться внутри данной таблицы.

Правила хорошего тона при разработке структур баз данных, и чисто практические соображения должны побудить разработчика всегда определять первичный ключ для таблицы базы данных.

Реляционные отношения (связи) между таблицами базы данных

Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать отношения подчиненности. Отношения подчиненности определяют, что для каждой записи главной таблицы {master, называемой еще родительской} может существовать одна или несколько записей в подчиненной таблице {detail, называемой еще дочерней}.

Существует три разновидности связей между таблицами базы данных:

- «один-ко-многим»,

- «один-к-одному»,

- «многие-ко-многим».

Вопрос

При создании базы данных Access, хранения данных в таблицах — списки на основе темы, которые содержат строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу "Контакты" для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу "Товары" для хранения сведений о товарах.

В этой статье объясняется, как создать таблицу, как добавить поля в таблицу и способ настройки первичного ключа таблицы. Кроме того, в ней приведены инструкции по заданию свойств таблиц и полей.

Поскольку другие объекты базы данных так сильно зависит от таблиц, всегда должно начинаться структуры базы данных путем создания всех его таблиц и затем создать другие объекты. Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать свои требования и выяснить, какие таблицы нужны. Общие сведения о планировании и разработке базы данных

Обзорные

Таблицы — это объект базы данных, который содержит данные по определенной теме, например сведения о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из полей и записей.

Каждая запись включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Записи также часто называют строками или экземплярами.

Каждое поле содержит данные о один аспект тема таблицы, например имя или адрес электронной почты. Поля часто называют столбцами или атрибутами.

Запись представляет собой значений полей, например Contoso, Ltd. или [email protected]. Значение поля также называют фактом.

Вопрос

Информационные хранилища – это предметно ориентированная интегрируемая содержащие данные, накопленные за большой интервал времени, автоматизированная система предназначена для поддержки принятия управленческих решений.

Основное назначение: Информационная поддержка принятия решений, а не оперативная обработке данных.

Технология информационного хранилища обеспечивает сбор данных из существующих внутренних баз предприятия и внешних источников. Формирование хранение и эксплуатацию информации как единый, хранение аналитических данных в форме удобной для анализа и принятия управленческих решений.

Внутренние базы – это локальные базы функциональных подсистем предприятия. Внешние базы – это базы содержащие сведения других предприятий и организаций.

Вопрос

К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результат пользователям.

Достоинства централизации:

- возможен сильный контроль за информационной системой, ее обслуживанием;

- информационные ресурсы располагаются централизованно, данные и затраты на их создание не дублируются;

- имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

- разделение данных в организации, используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;

- имеется возможность управления большими и сложными проектами;

- хорошие возможности для объединения и стандартизации;

- сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки централизованной организации информационной системы:

- Информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

- Могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае.

- Ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.

Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:

- существует необходимость полного контроля за информационной системой;

- организация мала;

- в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено;

- различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции;

- централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. В большинстве случаев технической основой де-централизованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций.

Достоинствами децентрализованной организации информационной системы являются:

- информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию;

- гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии;

- уменьшаются телекоммуникационные затраты;

- системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль;

- цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы;

- усиление ответственности низшего звена сотрудников.

Недостатки децентрализованной организации информационной системы:

- потенциальное дублирование ресурсов;

- возможность неэффективного использования информационных ресурсов;

- большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных разработок; трудности с созданием и использованием сложных систем реализацией проектов;

- проблемы в управлении системами и проектами между подразделениями;

- неравномерность развития уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет места для специалистов с большим опытом, так как общий уровень знаний и навыков меньше;

- психологическое неприятие пользователями рекомендуемых централизованно стандартов и готовых программных продуктов.

Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:

- организация значительна по размерам; - децентрализация поддерживается органами управления;

- существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания;

- применяются различные операции, сервис уникален для каждой части организации и должен контролироваться этим подразделением;

- имеет место организация с заданными подразделениями, в которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий;

- имеется связь между производительностью и децентрализацией.

В качестве гибрида этих двух способов организации информационной системы используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть.

Вопрос

При внедрении информационной технологии в организацию необходимо выбрать одну из двух ос­новных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Ин­формационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работни­ками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии ми­нимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных измене­ний формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных эта­пах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существую­щая структура будет модернизироваться. Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей

Достоинствами данной стратегии являются:

рационализация организационной структуры фирмы;

максимальная занятость всех работников;

высокий профессиональный уровень;

интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в организации должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Вопрос

Внедрение ИТ. Перед внедрением ИТ следует обратить внимание на то, что если ранее

была определена необходимость изменения процессов библиотеки, то это следует сделать

до начала непосредственной реализации ИТ-решения. Если пренебречь необходимыми

изменениями, возможно возникновение ситуации, когда какая-либо выгода от ИТ будет

отсутствовать из-за несовершенства оргструктуры или непродуманности

технологического процесса.

Этап внедрения следует начинать с тестовых пусков на объектах. Тестирование

необходимо проводить с учетом нагрузок (как на системы связи и коммуникаций, так и на

программное обеспечение), возможных критических и сбойных ситуаций (отказ

оборудования, сбои в программном обеспечении и т. д.). За тестированием следует

провести период опытной эксплуатации, во время которого будут проверяться

качественные характеристики работы ИТ: надежность, удобство пользования,

функциональное соответствие и т. п.