Порядок заключения и исполнения договора закупки

12.1 Основанием для заключения договора закупки с участником-победителем подразделению, осуществляющему закупку, является решение о выборе поставщика.

Решение о выборе поставщика считается принятым с даты его утверждения руководителем заказчика, а в случаях, установленных законодательством, уставом или органами управления заказчика – с даты его согласования с уполномоченным государственным органом (организацией) или органами управления заказчика. Руководитель заказчика (за исключением генерального директора) не вправе утверждать решение о выборе поставщика, если он является ответственным исполнителем или членом комиссии по данной закупке.

12.2Требования к порядку заключения, согласования, исполнения, изменения, регистрации и хранения договоров по результатам процедур закупок установлены [1], [4], [7], [14], [16], настоящим стандартом, другими локальными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

12.3 Проект договора оформляет ответственный исполнитель подразделения, осуществляющего закупку, в соответствии с закрепленной за ним номенклатурой закупаемых товаров.

12.4 Содержание договора закупки оговаривается в процессе обсуждения условий его заключения между договаривающимися сторонами.

Условия договора должны соответствовать критериям, на основании которых выбран поставщик по результатам процедуры закупки. В заключаемый договор включаются существенные условия, сформированные по результатам проведения процедуры закупки.

Договор закупки может содержать:

- предмет договора (наименование товара, его количество, ассортимент, качество и комплектность, иные требования ТЗ);

- цель (цели) приобретения товара;

- порядок расчетов и цену товара;

- общую сумму договора;

- валюту платежа;

- названия страны и места происхождения импортируемого товара;

- порядок и сроки поставки товара;

- транспорт;

- требования к таре, упаковке и маркировке;

- имущественную ответственность сторон;

- форс-мажор;

- срок действия договора;

- порядок изменения и расторжения договора;

- дополнительные условия (гарантийные обязательства, обязательство о предоставлении до поставки товара пакета разрешительных документов (свидетельств, деклараций, сертификатов, разрешений и т.п.), требования к исполнению, послепродажное обслуживание, шефмонтаж, шефналадку, испытания и приемка товаров, перечень необходимой документации, сопровождающей товары, условия страхования, обучение персонала, требования системы управления окружающей средой к поставщику товара и др.);

- иные не противоречащие законодательству Республики Беларусь условия, которые стороны признают необходимым предусмотреть в договоре.

При заключении договора путем составления одного документа он, как правило, должен содержать следующие реквизиты:

- точное и полное (сокращенное) наименование, а также сведения о юридическом адресе и банковских реквизитах сторон договора;

- дату и место заключения;

- надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени, дату проставления подписи.

12.5 Договоры на закупку сложно-технического оборудования и средств измерений должны быть согласованы с техническими специалистами по номенклатуре закупаемых товаров.

12.6 Согласованный проект договора в двух экземплярах передается ответственным исполнителем на подпись генеральному директору или должностным лицам общества, уполномоченным на подписание договоров, после чего представляется на подпись другой стороне.

12.7 В трехдневный срок после подписания договора сторонами, ответственный исполнитель вводит в автоматизированную систему АРМ «Материально-техническое обеспечение» всю необходимую информацию о договоре.

При выписке сложно-технического, горно-шахтного и технологического оборудования копии раздела договора о порядке выполнения гарантийных обязательств направляются по электронной почте цеху-заявителю.

В сроки и в соответствии с [16] ответственный исполнитель передает договор с листом согласования и другими документами в юридический отдел для регистрации и хранения.

Журнал регистрации договоров в подразделении, осуществляющем закупку, ведется ответственным исполнителем в электронном виде в автоматизированной системе АРМ «Материально-техническое обеспечение» и по его усмотрению на бумажном носителе.

Форма журнала регистрации договоров приведена в приложении М.

12.8 После подписания договора ответственный исполнитель:

- готовит служебное письмо на предварительную оплату либо на оплату по факту поставки (в зависимости от условий договора);

- контролирует порядок и сроки поставки товара поставщиком либо организует получение товара у поставщика.

Формирование и печать служебных писем на оплату осуществляется автоматизированными функциями АРМ «Оперативное управление платежами».

12.9 Контроль за соблюдением условий договора осуществляет ответственный исполнитель.

12.10 Ответственный исполнитель на каждый заключенный договор формирует папку "дело" о ходе исполнения договора, в которую подшиваются: копия договора и дополнения к нему, материалы по изучению конъюнктуры рынка, предложения поставщиков (за исключением закупки по процедуре открытого конкурса), переписка и документы по проведению процедуры закупки, копии товаросопроводительных документов, информация о неудовлетворительном качестве товара и др.

12.11 Учет поступивших товаров, расчетов с поставщиками, и оформление других хозяйственных операций осуществляется с помощью автоматизированной системы АРМ «Материально-техническое обеспечение».

12.12 Бухгалтерский учет закупленных и поступивших на склад ОАО "Беларуськалий" товаров осуществляет бухгалтерия согласно действующему законодательству Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам.

12.13 Приемка и проверка качества закупленных и поступивших на склад товаров осуществляется работниками складов согласно СТО КАЛИЙ 013 в присутствии ответственного исполнителя в соответствии с условиями договора и (или) [17].

Порядок учета, выгрузки, складирования и хранения товаров на складах цеха комплектации оборудования и складского хозяйства и доставки их подразделениям общества осуществляется в соответствии с СТО КАЛИЙ 013.

12.14 Входной контроль качества поступающих товаров осуществляется в соответствии с СТО КАЛИЙ 030. Входной контроль качества реагентов осуществляется в соответствии с СТО КАЛИЙ 021.

Неудовлетворительные результаты входного контроля направляются в подразделение, производившее закупку, для организации оформления претензии и принятия мер по ее урегулированию в порядке, определенном условиями договора, а в случаях, предусмотренных в договоре и [17].

12.15 Информация о неудовлетворительном качестве товаров, выявленном в процессе их эксплуатации в течение гарантийного срока, от эксплуатирующего цеха в течение суток направляется руководителю подразделения, производившего закупку.

Руководитель подразделения, производившего закупку, принимает меры в порядке, определенном условиями договора.

Если действующим законодательством и договором не установлены обязательные требования к составлению акта-рекламации, то комиссия в составе представителей поставщика, эксплуатирующего цеха, подразделения, производившего закупку оформляет акт-рекламацию в соответствии с приложением Н. В случае, если представитель поставщика не прибудет в установленный срок, акт-рекламация оформляется комиссией в одностороннем порядке.

Акты-рекламации передаются руководителю подразделения, производившего закупку.

В трехдневный срок после устранения дефектов поставщиком, эксплуатирующий цех в письменном виде уведомляет руководителя подразделения, производившего закупку, о месте и дате проведенных ремонтных работ по восстановлению.

В случаях, когда ремонтные работы по согласованию с поставщиком производились силами ОАО "Беларуськалий", в том числе с привлечением сторонних организаций, эксплуатирующий цех не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца передает подразделению, производившему закупку:

- расчет затрат при устранении дефектов гарантийного оборудования, согласованный с ПЭО и утвержденный заместителем генерального директора по экономике, финансам и управлению – начальником экономического управления;

- акт выполненных работ, подписанный сторонами (если поставщик является нерезидентом Республики Беларусь – допускается одностороннее подписание акта выполненных работ стороной, выполнившей ремонт);

- справку о стоимости услуг сторонних организаций (в случае их привлечения для выполнения работ, услуг). На основании расчета затрат, акта выполненных работ, справки о стоимости услуг сторонних организаций подразделение, производившее закупку, оформляет и предъявляет поставщику счет на оплату понесенных затрат.

Не позднее второго рабочего дня месяца, следующего за отчетным, эксплуатирующим подразделением и подразделением, производившим закупку товаров, оригиналы акта выполненных работ, счета на оплату, копии расчета затрат, справки о стоимости услуг сторонних организаций передаются в бухгалтерию для отражения в учете.

В случае выполнения ремонтных работ в течение нескольких месяцев, вышеперечисленные документы оформляются ежемесячно.

В случае, когда ремонтные работы не производятся, а имеет место возмещение понесенных ОАО «Беларуськалий» затрат, связанных с возвратом (заменой) некачественных товаров, на основании документов, подтверждающих понесенные затраты, оформляется счет на оплату.

Расчет затрат, акт выполненных работ, счет оформляются по формам из Перечня типовых форм первичных учетных документов, используемых на ОАО «Беларуськалий», утверждаемого Учетной политикой Общества.

Ответственный исполнитель принимает меры воздействия на поставщика в соответствии с условиями договора, действующим законодательством и [18].

12.16Информация от структурных подразделений о неудовлетворительном качестве поступивших товаров, результаты входного, приемочного контроля и т.п. фиксируется ответственными исполнителями процессов «Закупки товаров» в журнале регистрации случаев получения товаров неудовлетворительного качества.

Форма журнала регистрации случаев получения товаров неудовлетворительного качества приведена в приложении Р.

Допускается ведение журнала в электронном виде при обеспечении надежной защиты от несанкционированного доступа, сохранности записей и невозможности их изменения.

12.17На первое число каждого месяцаответственные исполнители процесса «Закупки товаров» анализируют журнал регистрации случаев получения товаров неудовлетворительного качества и сведения о фактах отказов от заключения договоров, неисполнения и/или ненадлежащего исполнения заключенных договоров. При наличии поставщиков, имеющих существенные нарушения договора (поставка товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый срок; неоднократные случаи поставки товаров ненадлежащего качества, нарушения сроков поставки товаров; др.), формируют докладную записку на имя владельца процесса «Закупки товаров».

Докладные записки с соответствующей резолюцией владельца процесса, передаются лицу, ответственному за исследование конъюнктуры рынка, которое не позднее 3-х рабочих дней с даты принятия решения включает таких поставщиков в Список поставщиков, имеющих претензии по предыдущим поставкам (далее – Список).

Форма Списка приведена в приложении С.

Список формируется лицом, ответственным за исследование конъюнктуры рынка, в электронном виде при обеспечении надежной защиты от несанкционированного доступа, сохранности записей и доступен для просмотра специалистам подразделения, производящего закупку.

Исключение из Списка осуществляется по решению владельца процесса, при устранении поставщиком допущенных нарушений и принятии обязательства о недопущении нарушений в будущем.

Информация из Списка поставщиков, имеющих претензии по предыдущим поставкам и из графы 4 перечня потенциальных поставщиков используется подразделением, осуществляющим закупки, при направлении дополнительных приглашений к участию в процедуре закупки и для оценки данных участника в соответствии с условиями документации о закупке. Претензии по предыдущим поставкам являются критериями повторной оценки поставщика.

12.18Техническим специалистам, ответственным за разработку и/или согласование технических заключений, направляется:

- подразделением, производившим закупку, – информация о неудовлетворительном качестве товаров, выявленном в процессе их эксплуатации в течение гарантийного срока;

- эксплуатирующим цехом – информация о неудовлетворительном качестве товаров, выявленном в процессе их эксплуатации в течение послегарантийного срока.

Вышеуказанная информация используется техническими специалистами, ответственными за разработку и/или согласование технических заключений, для проведения анализа товара и поставщика и формирования предложений о целесообразности использования данного товара в ОАО "Беларуськалий" и о дальнейшей работе с данным поставщиком товара.

Разработчики:   Заместитель начальника УМТО Заместитель начальника УМТО по производству Заместитель начальника УМТО		Н.В. Крукович Е.В. Кирильченко Г.А. Кущ
Руководитель разработки: Заместитель генерального директора по МТО – начальник УМТО		Д.Н. Делендик
Согласовано:   Главный инженер ОАО «Беларуськалий»		И.И. Головатый
Заместитель генерального директора по производству		В.Н. Шпаковский
Зам. генерального директора по экономике и управлению – начальник экономического управления		С.Н. Пинчук
Заместитель генерального директора по капитальному строительству – начальник УКСа		И.И. Жданович
Заместитель главного инженера по горным работам		В.А. Тараканов
Заместитель главного инженера по технологии		А.Д. Любущенко
Заместитель главного инженера – начальник УОТ, ПБ и ГСР		Д.А. Савинич
Начальник УА – главный метролог		О.М. Чечуха
Начальник сельскохозяйственного управления		С.Э. Чайковский
Главный механик		Ю.А.Березовский
Главный энергетик		В.Г. Мигаленя
Главный специалист по АСУ – начальник ОАСУП		А.М. Якимович
Начальник ОУКСС		И.Г. Питкевич
Начальник АТО		А.Н. Мишаев
Начальник юротдела		В.Г. Шумак
Экспертиза проведена ОУКСС		Т.А. Волошина

Приложение А

(обязательное)