Опишите подготовительные работы по внедрению автоматизированной формы учета
Переводу сельскохозяйственных предприятий на автоматизированную форму организации и ведения бухгалтерского учета предшествует достаточно трудоемкий и ответственный период подготовки хозяйства к работе в новых условиях. Начало работ по внедрению автоматизированной формы учета может быть осуществлено по состоянию на первое число любого месяца, хотя предпочтительнее эту работу проводить с первого месяца квартала, а еще лучше с начала года, когда многие аналитические счета закрыты, проведена инвентаризация основных и оборотных средств, выверены расчеты, выявлен результат производственно-финансовой деятельности предприятия, распределена прибыль.Качественное и быстрое внедрение пакетов АРМ бухгалтера требует от сельскохозяйственных предприятий проведения ряда организационно-технических мероприятий. В частности, должны быть выполнены следующие подготовительные работы.Прежде всего производится упорядочение применяемых в хозяйстве форм первичной документации в соответствии с утвержденными формами документации на сельскохозяйственных предприятиях и перечнем входящих документов, приведенным в инструкциях пользователя АРМ бухгалтера. Особое внимание при этом обращается на наличие в хозяйстве необходимого количества первичных документов, подлежащих машинной обработке.Проводятся внутрихозяйственные мероприятия по внедрению автоматизированной формы учета. При этом решаются такие вопросы, как централизация бухгалтерии; разработка должностных инструкций для лиц, связанных с выпиской, оформлением и кодированием документов, ведением справочников нормативно-справочной информации (НСИ), вводом информации в ЭВМ, созданием первичных документов непосредственно на ЭВМ, получением, выверкой и использованием машинных регистров учета (машинограмм).Разрабатывается новый применительно к условиям машинной обработки информации документооборот, включая графики сдачи производственными структурными подразделениями и службами предприятия первичных документов в бухгалтерию предприятия. Организуется обучение учетного персонала навыкам машинной обработки информации в соответствии с рабочими инструкциями пакетов АРМ бухгалтера. Обучение может осуществляться как стационарно на соответствующих курсах при организации—разработчике ППП АРМ бухгалтера, так и путем проведения разработчиками практических учебных занятий непосредственно в хозяйстве.Готовятся справочники и кодовые словари по той информации, которую целесообразно вводить в ЭВМ в закодированном виде. В Республике Беларусь нашли широкое применение типовые классификаторы учетных номенклатур, в которых приведены наиболее часто встречающиеся коды видов оплат и удержаний; коды категорий и профессий; работающих; коды групп, видов и марок автомобилей, тракторов и другой сельскохозяйственной техники; ряд других кодов. Помимо них в каждом хозяйстве разрабатываются коды структурных подразделений и материально ответственных лиц; инвентарных номеров объектов основных средств; гаражных номеров автомобилей, тракторов и другой техники; табельные номера работающих подотчетных лиц, дебиторов и кредиторов, а также некоторые др.По счетам сельскохозяйственной продукции и материальным ценностям в классификатор на свободные строки по каждому из синтетических счетов вписываются наименования материальных ценностей и продукции, которые не нашли отражения в типовом классификаторе учетных номенклатур.На специальные бланки переносятся нормативно-справочные данные, которые используются для составления с помощью ПЭВМ справочников НСИ как на бумажных, так и на машинных носителях информации.Размножаются в необходимом количестве классификаторы учетных номенклатур и рабочие инструкции, в частности, по заполнению, кодированию и подготовке документации к машинной обработке; по ведению и корректировке справочников НСИ; внесению изменений и дополнений в классификаторы учетных номенклатур; по приемке документов с мест в бухгалтерию хозяйства; по вводу информации в ПЭВМ и получению ведомостей или отображению видеограмм; по использованию ведомостей и исправлению в них ошибочных записей; по заполнению форм отчетности на основе форм выходных отчетов.При определении необходимого количества экземпляров классификаторов учитывается, что первый контрольный экземпляр должен храниться у главного бухгалтера или его заместителя, по одному экземпляру должен иметь каждый бухгалтер, учетчик, экономист или другой специалист, связанный с кодированием документации или пользующийся выходными отчетами. Целесообразно аналог классификатора хранить и в памяти ЭВМ, что технически весьма несложно.Во всех регистрах бухгалтерского учета (книгах, ведомостях, | журналах-ордерах и др.) на дату перехода на автоматизированную I форму учета выводятся остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам (по материальным ценностям обязательно в разрезе структурных подразделений и материально ответственных лиц). При этом особое внимание уделяется вопросам правильного отнесения аналитических счетов к тому или иному балансовому счету.На период внедрения автоматизированной формы бухгалтерского учета целесообразно заключить договор с организацией—разработчиком ППП АРМ бухгалтера, где оговариваются условия запуска программного обеспечения комплекса АРМ бухгалтера, его привязки и адаптации к конкретному хозяйству и конфигурации ПЭВМ, порядок пробного просчета на реальной информации всех учетных задач за один-два отчетных периода, авторский надзор и сопровождение проекта в период его внедрения, который может продолжаться в зависимости от объема перерабатываемой информации, сложности решаемых комплексов задач, квалификации учетного персонала и заинтересованности в конечном результате внедрения от трех—пяти месяцев до одного года.Реализация предложенных организационно-технических мероприятий должна осуществляться под непосредственным контролем и при участии главного бухгалтера на основании приказа руководителя предприятия.Соблюдение рассмотренных положений по организации процесса внедрения автоматизированного бухгалтерского учета позволит с относительно небольшими затратами внедрить наиболее прогрессивную автоматизированную форму учета и получить должный экономический и социальный эффект.
28.Опишите мероприятия по внедрению компьютерных систем ведения бухгалтерского учета Одним из важнейших современных направлений совершенствования учета, повышения его роли в управлении производством является использование в учетной практике персональных ЭВМ (ПЭВМ) и прогрессивных технологий обработки учетной информации.В Республике Беларусь накоплен большой положительный опыт использования средств вычислительной техники для автоматизации учета и управления на сельскохозяйственных предприятиях. На начало 2000 г. около трети всех сельскохозяйственных предприятий республики ведут учет либо полностью по автоматизированной форме учета, либо частично с автоматизацией отдельных участков учета.В настоящее время пользователю предоставлена возможность широкого выбора программных продуктов, предназначенных для организации автоматизированной формы учета на базе профессиональных ЭВМ.На рынке компьютеров существует достаточно большое разнообразие техники. На сегодняшний день для целей автоматизации бухгалтерского учета целесообразно использовать ПЭВМ на базе процессора Pentium.Персональную ЭВМ с комплексом программных, информационных и технических ресурсов, позволяющим обеспечить конечному пользователю обработку данных и автоматизацию учетных процессов, принято называть автоматизированным рабочим местом (АРМ) бухгалтера.В зависимости от решаемых комплексов задач различают АРМ-зарплата, АРМ-материалы, АРМ-расчеты и т.д.При наличии достаточного количества персональных ЭВМ их целесообразно устанавливать не только в центральной бухгалтерии хозяйства, но и непосредственно в местах совершения или регистрации хозяйственных операций (на складах — АРМ кладовщика, в мастерских — АРМ механика, в гаражах — АРМ диспетчера и т.д.). В этих случаях их целесообразно объединить в единую локальную сеть персональных ЭВМ.В составе сети функционирование отдельных АРМ осуществляется в оперативном режиме, при котором каждая ПЭВМ работает под непосредственным управлением центральной ПЭВМ или АРМ главного бухгалтера. Современные ПЭВМ имеют возможность реализации дистанционной связи между собой и головной персональной ЭВМ, обладающей более мощным процессором и большей памятью.Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского (управленческого и финансового) учета, составления отчетности и анализа хозяйственной деятельности предприятия. Они позволяют автоматизировать как отдельные участки учета, так и в целом всю учетную и управленческую деятельность на предприятии. Наиболее целесообразен комплексный подход к автоматизации, при этом достигается единообразие в системе учета, одинаковый интерфейс, экономия средств и ускорение сроков обработки информации. Для крупных предприятий целесообразно приобретение сетевых версий программ.