Технология формирования генерального бюджета
Формирование бюджета– это процесс формирования финансовых показателей деятельности организации, оформленных в основные операционные и бюджетные документы.
Для составления бюджетов рекомендуется иметь на предприятии стандарты по составлению бюджета, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков. Использование стандартов помогает построить бюджет, оценить выполнение, проанализировать и способствовать принятию правильного решения. Когда работа выполнена, фактические данные сравниваются со стандартом для выявления отклонений. Эта обратная связь помогает совершенствованию норм.
Техника составления бюджета, последовательность его формирования определяется руководителем организации. Применительно к практике отечественных организаций следует придерживаться порядка формирования бюджетов (рис. 1.35).
Конечно, представленная схема планирования носит упрощенный характер и не отражает всех взаимосвязей составляемых планов.
Рассмотрим предметное содержание представленных на данной схеме бюджетов. Процедура планирования начинается с составления бюджета продаж.
Бюджет продаж (план продаж) показывает объем продаж по видам продуктов в натуральных и стоимостных показателях на протяжении бюджетного периода (табл. 1.35).
| Бюджет продаж |
| Бюджет производства |
| Бюджеты прямых затрат: - Бюджет прямых материальных затрат - Бюджет прямых затрат на оплату труда - План потребности в мощностях |
| Бюджет общепроизводственных издержек |
| Бюджет цеховой себестоимости |
| Бюджет общехозяйственных издержек |
| Бюджет коммерческих издержек |
| Бюджет доходов и расходов |
| Бюджет инвестиций |
| Бюджет движения денежных средств |
| Прогнозный баланс |
  |
Рис. 1.35. Последовательность составления бюджетов [22]
Подготовка бюджета продаж - самый ответственный момент в процедуре планирования. Во-первых, в последовательности составления планов он стоит первым, поэтому любое искажение показателей в плане продаж скажется на всех последующих планах. Во-вторых, как никакой другой, план продаж непосредственно связывает предприятие с внешней средой - покупателями.
При подготовке плана продаж должны быть учтены две группы факторов - внутренние и внешние.
Таблица 1.9
Бюджет продаж
| Наименование продукта | Количество | Средняя цена | Стоимость |
| Продукт 1 | |||
| Продукт 2 | |||
| ............ | |||
| Продукт n |
Внутренние факторы определяют ограничения, связанные с самим организацией. К ним могут относиться, например:
- возможности проектирования новых продуктов (компания не может разработать продукт, который требуется покупателю);
- уровень технологий, которыми располагает компания (например, предприятие не имеет необходимого оборудования);
- уровень производственных мощностей (предприятие не способно производить продукт в необходимом покупателю количестве и в необходимые сроки);
- отсутствие необходимых материалов (или средств для их приобретения); - и т.д.
Поскольку данные факторы связаны с самим организацией, определение их величины не составляет особого труда.
Внешние факторы отражают состояние внешней (по отношению к организации) среды и место организации в этой среде. К ним, например, могут относиться:
- уровень спроса на производимую организацией продукцию и степень его сезонных колебаний;
- эластичность спроса (зависимость спроса от уровня цен);
- платежеспособность покупателей и динамика ее изменений;
- сложившаяся доля организации на данном рынке;
- количество и поведение конкурентов;
- общая экономическая ситуация в стране и т.д.
Очевидно, что крайне затруднительно достаточно точно определить количественные и качественные значения перечисленных факторов. Тем не менее, они должны быть учтены при формировании бюджета продаж.
При прогнозировании продаж используются фактические данные прошлых периодов. Далее на их основе строится прогноз будущих продаж. Для этого используются две группы инструментов:
- математические методы (средних квадратов, трендовый анализ);
- экспертная оценка (когда прогнозирование ведется на основе опыта и интуиции менеджеров).
На основе данных, сформированных в бюджете продаж, формируется бюджет производства. Бюджет производства определяет виды и количество продукта, которые должны быть выпущены в предстоящем бюджетном (плановом) периоде (табл. 1.10).
Таблица 1.10
Бюджет производства
| Наименование продукта | НЗП на начало периода | Выпуск готового продукта | НЗП на конец периода |
| Продукт 1 | |||
| Продукт 2 | |||
| ............ | |||
| Продукт n |
Для того чтобы при проведении расчетов учесть наличие переходящих запасов, следует воспользоваться балансовым уравнением. В общем виде его формула выглядит следующим образом:
| Запасы на начало периода | = | Поступление запасов в течение периода | + | Выбытие запасов в течение периода | - | Запасы на конец периода |
Применительно к плану производства балансовое уравнение примет следующий вид:
| Выпуск готового продукта | = | Количество реализованного продукта | + | Запасы готового продукта на конец периода на конец периода | - | Запасы готового продукта на начало периода |
С учетом запасов незавершенного производства определяется количество продукта, которая должна быть запущена в производство в течение периода:
| Запуск продукта | = | Выпуск готовой продукции | + | НЗП на конец периода | - | НЗП на начало периода |
На основе количественных данных о выпуске продукта составляется группа планов, отражающая потребности в необходимых для этого ресурсах.
Бюджет прямых материальных затрат содержит информацию о затратах в предстоящем бюджетном периоде сырья, материалов, комплектующих в натуральном и стоимостном выражении по видам продуктов и в целом по организации (табл. 1.11).
Таблица 1.11
Бюджет прямых материальных затрат
| Наименование материала | Потребность по видам продуктов, ед. | Потребность всего, ед. | Учетная цена, руб. | Стоимость, руб. | |||
| продукт 1 | продукт 2 | ... | продукт n | ||||
| Материал 1 | |||||||
| Материал 2 | |||||||
| ............ | |||||||
| Материал n |
При расчете потребности в заготовлении материальных ресурсов должны быть учтены переходящие запасы, то есть для проведения расчетов используется рассмотренное выше балансовое уравнение:
| Количество заготовленных материальных ресурсов | = | Производственная потребность в материальных ресурсах | + | Запасы материальных ресурсах на конец периода | - | Запасы материальных ресурсах на конец периода |
Бюджет прямых затрат на оплату труда отражает потребность в основном производственном персонале и затраты на оплату его труда в предстоящем периоде (табл. 1.12).
Таблица 1.12
Бюджет прямых затрат на оплату труда
| Категория персонала | Потребность по видам продуктов, нормо - час. | Потребность всего, нормо - час. | Часовая ставка, руб. | Всего по сдельной оплате, руб. | Прочие выплаты, руб. | Всего на оплату труда, руб. | ||
| Продукт 1 | ... | Продукт n | ||||||
Таблица 1.13
План потребности в мощностях
| Вид оборудования | Потребность по видам продуктов, машино - час. | Потребность всего, маш - час. | Стоимость маш -часа, руб. | Стоимость всего, руб. | |||
| продукт 1 | продукт 2 | ... | продукт n | ||||
| Оборудование 1 | |||||||
| Оборудование 2 | |||||||
| .............. | |||||||
| Оборудование n |
Бюджет общепроизводственных затрат отражает затраты на содержание производственной инфраструктуры, необходимой для выполнения производственного плана (табл. 1.14).
Таблица 1.14
Бюджет общепроизводственных затрат
| Статьи затрат | Сумма |
| оплата труда работников, обслуживающих оборудование, машины, механизмы и транспортные средства | |
| амортизация производственного оборудования, машин, механизмов и транспортных средств | |
| ремонт основных средств цехового назначения; внутризаводское перемещение грузов и материалов | |
| содержание аппарата управления цеха | |
| содержание прочего цехового персонала | |
| амортизация зданий, сооружений, инвентаря цехового назначения | |
| прочие статьи затрат общецехового назначения | |
| Всего |
Бюджет цеховой себестоимости содержит информацию о себестоимости видов продукта и затратах на производственную программу в предстоящем бюджетном периоде (табл. 1.15).
Таблица 1.15
Бюджет цеховой себестоимости
| Статьи затрат | Затраты по видам продуктов, руб. | Всего | |||||
| продукт 1 | продукт 2 | продукт n | |||||
| на единицу | на выпуск | на единицу | на выпуск | на единицу | на выпуск | ||
| Прямые затраты на материалы | |||||||
| Прямые затраты на оплату труда | |||||||
| Прямые затраты на оборудование | |||||||
| Общепроизводственные затраты | |||||||
| Всего цеховая себестоимость |
Бюджет общехозяйственных затрат отражает затраты на содержание в предстоящем бюджетном периоде обеспечивающей инфраструктуры по организации в целом (табл. 1.16).
Таблица 1.16
Бюджет общехозяйственных затрат
| Статьи затрат | Сумма, руб. |
| заработная плата аппарата управления организацией | |
| командировки и перемещения | |
| содержание пожарной, военизированной и сторожевой охраны | |
| амортизация основных средств и их содержание | |
| охрана труда | |
| подготовка кадров | |
| организованный набор рабочей силы | |
| налоги, сборы и отчисления | |
| непроизводительные затраты | |
| прочие статьи затрат общепроизводственного назначения | |
| Всего |
Бюджет коммерческих затрат отражает затраты, связанные со сбытом продукта в предстоящем бюджетном периоде.
Поскольку часть статей коммерческих затрат может носить прямой характер по отношению к видам продукта, а часть - косвенный, желательно при составлении бюджета коммерческих затрат разделить затраты на две названные группы (табл. 1.17).
Таблица 1.17
Бюджет коммерческих затрат
| Статьи затрат | Затраты по видам продуктов, руб. | Всего | |||||
| продукт 1 | продукт 2 | продукт n | |||||
| на единицу | на выпуск | на единицу | на выпуск | на единицу | на выпуск | ||
| Прямые затраты на сбыт: | |||||||
| Транспортные расходы | |||||||
| Оплата комиссионных | |||||||
| ........... | |||||||
| Косвенные затраты на сбыт: | |||||||
| Затраты на содержание отдела сбыта | |||||||
| Услуги по предоставлению маркетинговой информации | |||||||
| ........... | |||||||
| Всего |
Бюджет доходов и расходов (план прибылей и убытков) отражает структуру и величину доходов и расходов организации в целом, отдельных центров ответственности (или направлений деятельности) организации и планируемый к получению финансовый результат в предстоящем бюджетном периоде.
«Доходная» часть данного бюджета формируется на основании содержащейся в плане продаж информации о размере выручки от реализации. «Расходная» - на основании бюджета цеховой (производственной) себестоимости, бюджета общехозяйственных затрат, бюджета коммерческих затрат (табл. 1.18).
Таблица 1.18
Бюджет доходов и расходов
| Статьи доходов и расходов | Сумма, руб. |
| Доходы по основной деятельности: | |
| Доходы по направлению 1 | |
| Доходы по направлению 2 | |
| ............. | |
| Доходы по направлению n | |
| Прочие доходы | |
| Всего доходов | |
| Расходы по основной деятельности: | |
| Расходы по направлению 1 | |
| Расходы по направлению 2 | |
| ............. | |
| Расходы по направлению n | |
| Общехозяйственные расходы | |
| Коммерческие расходы | |
| Прочие расходы | |
| Всего расходов | |
| Результат |
Бюджет инвестиций (план капитальных затрат) отражает инвестиции, которые организации необходимо осуществить в предстоящем бюджетном периоде с указанием их размера и направления использования (табл. 1.19).
Таблица 1.19
Бюджет инвестиций
| Наименование проекта | Направление инвестиций | Всего | ||
| приобретение оборудования | работы, выполняемые собственными силами | услуги сторонних организаций | ||
| Проект 1 | ||||
| Проект 2 | ||||
| ........... | ||||
| Проект n | ||||
| Всего |
Бюджет движения денежных средств (план денежных потоков) отражает прогнозируемое поступление и выбытие денежных средств и других платежных инструментов в результате хозяйственной деятельности организации в предстоящем бюджетном периоде. По сути - это план движения денежных средств по расчетному счету и кассе.
Бюджет движения денежных средств призван обеспечить безусловную сбалансированность поступлений и использования денежных средств. Если в бюджете доходов и расходов в некоторые промежутки времени расходы могут превышать доходы, то в бюджете движения денежных средств в каждом периоде конечное сальдо должно быть положительным.
При подготовке бюджета движения денежных средств используется информация из рассмотренных выше бюджетов. Например, из бюджета продаж берется информация о суммах поступления денежных средств от реализации продукта. Из бюджета прямых материальных затрат - информация о суммах выплат, связанных с заготовлением материалов. Из бюджета прямых затрат на оплату труда - информация о суммах выплат по заработной плате и социальным отчислениям (табл. 1.20).
Таблица 1.20
Бюджет движения денежных средств
| Источники поступлений и направления выплат | Сумма |
| Сальдо на начало периода | |
| Поступления – всего: | |
| в том числе: | |
| выручка от реализации по основной деятельности: | |
| погашение дебиторской задолженности | |
| по текущей реализации | |
| полученные авансы | |
| выручка от прочей реализации | |
| бюджетное и целевое финансирование | |
| кредиты и займы | |
| дивиденды и проценты к получению | |
| штрафы и пени к получению | |
| Выплаты – всего: | |
| в том числе: | |
| по текущей деятельности: | |
| оплата материалов и энергии | |
| услуги со стороны | |
| оплата труда | |
| по капитальным вложениям: | |
| приобретение машин и оборудования | |
| услуги со стороны | |
| расчеты с бюджетом | |
| выплаты по кредитам и займам | |
| Результат периода | |
| Конечное сальдо |
Рекомендуется для целей анализа обеспечить сопоставимость и единый формат плана (бюджета) и отчета о движении денежных средств.
Прогнозный баланс (расчетный баланс) представляет собой планируемый баланс организации на конец предстоящего бюджетного периода. Иными словами, прогнозный баланс есть планируемое соотношение активов и пассивов организации, которое складывается в соответствии со структурой активов и пассивов на начало бюджетного периода и изменением в ходе реализации других планов.
Прогнозный баланс есть итоговый план, венчающий собой процедуру планирования.
Бюджеты могут создаваться для организации в целом (консолидированные бюджеты) и для отдельных структурных единиц, называемых центрами финансовой отчетности. Таким образом, под центрами финансовой отчетности понимаются структурные единицы организации: для которых формируются планы; которые отчитываются за результаты выполнения планов.