Исследование организации товароснабжения предприятия
Основой коммерческой деятельности ООО «Модный дом» является закупочная работа. Ее основной задачей является выгодное приобретение товаров с целью дальнейшей продажи.
Коммерческая работа по закупкам в ООО «Модный дом» складывается из следующих этапов:
- изучение и прогнозирование спроса;
- исследование рынка поставщиков;
- выбор оптимального поставщика;
- установление хозяйственных связей.
Для решения поставленных задач и обеспечения процесса закупок товаров первым этапом коммерческой работы является изучение и прогнозирование покупательского спроса покупателей.
Основанием для определения спроса на исследуемом предприятии являются:
а) запросы и поступление заказов от покупателей;
б) регулярные опросы, которые могут проводиться среди определенного круга покупателей (малая выборка);
в) доклады собственных сотрудников (операторов ПК);
г) доклады агентов по сбыту (торговых представителей);
д) статистика по сбыту (статистика по продаже), которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам (по большей части по областям сбыта и группам покупателей).
На данном предприятии работниками постоянно проводятся устные опросы постоянных покупателей. Торговые представители ведут активную работу по выявлению потребностей покупателей, далее вся информация передаётся в отдел закупа, на основе чего формируется необходимый ассортимент и определяются поставщики, у которых можно приобрести желаемые товары.
Для прогнозирования спроса в ООО «Модный дом» применяют метод экстраполяции – перенос закономерностей и тенденции прошлого на будущего. Чем полнее удовлетворяются потребности покупателей, тем больший экономический эффект получает от коммерческой работы в ООО «Модный дом».
Важной составляющей коммерческой работы по закупкам товаров в исследуемой организации является выявление и изучение поставщиков товаров. Наиболее часто используемые источники информации о новых поставщиках в ООО «Модный дом» являются:
- реклама в средствах массовой информации;
- предложения поставщиков, направляемые посредством телефонной связи;
- коммерческая информация, размещаемая на сайтах сети Интернет;
- семинары и выставки.[35,c.277]
Поступающая информация о потребностях и поставщиках позволяет формировать банк данных, который необходимо проанализировать на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество специальных критериев может варьироваться от одного до нескольких десятков. Всё зависит от самой организации.
Основными поставщиками магазина являются известные производители джинсовой одежды. Договоры с этими поставщиками заключаются на год. Кроме этого, в течение года возникают краткосрочные связи с различными поставщиками–посредниками, с которыми заключаются договоры поставки на небольшой срок, или на разовую поставку товаров. В основном ассортимент этих товаров импортного производства, а также прочие сопутствующие товары, которые по договору приобретаются очень небольшими партиями и рассчитаны на спрос с достатком выше среднего.
Для осуществления коммерческой деятельности, большое значение имеет организация хозяйственных связей с поставщиками. Правильно организованные хозяйственные связи дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничного торгового предприятия для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торгового розничного предприятия.
Хозяйственные связи с поставщиками включают в себя организационные, коммерческие отношения, которые складываются в процессе поставок товаров. Основные поставщики магазина ООО «Модный дом» представлены в табл. 2.9.
Таблица 2.9 – Поставщики товаров в магазине ООО «Модный дом»
| Поставщики | Поставляемые товары | Специализация | Местонахождение |
| 1. Trussardi | Женская одежда | производитель | Италия |
| 2. Patrizia Pepe | Женская одежда | производитель | Италия |
| 3. Liu Jo | Женская одежда | производитель | Италия |
| 4. Who Is Who | Женская одежда | производитель | Италия |
| 5. Kiss A | Женская одежда | производитель | Италия |
| 6. Moda di Lusso | Женская одежда | посредник | Россия |
ООО «Модный дом» закупает товары у поставщиков – производителей и у поставщиков – посредников. Общая доля поставщиков представлена на рисунке 2.4.
Рисунок 2.4 – Общая доля посредников и производителей ООО «Модный дом»
Таким образом, более половины товаров в ООО «Модный дом» поступает от производителей.
В ООО «Модный дом» используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков для выявления наиболее выгодных условий поставок в ООО «Модный дом» используются дополнительные критерии:
- финансовое положение поставщика;
- цена за единицу;
- наличие резервных мощностей:
- сроки выполнения экстренных заказов;
- организация управления качеством;
- удалённость поставщика от организации.
В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Так, например, был проведен анализ основных поставщиков продукции ООО «Модный дом» К ним относятся: Trussardi, Patrizia Pepe, Who Is Who.
Анализ выбора поставщиков производился по пятибалльной шкале:
«5» – соответствует всем требованиям ООО «Модный дом»;
«4» – соответствует, но не всем требованиям;
«3» – не соответствует требованиям (табл. 2.10).
Таблица 2.10 – Балльная оценка факторов выбора поставщика ООО «Модный дом»
| № п/п | Фактор отбора поставщиков | Поставщики | ||
| Trussardi | Patrizia Pepe | Who Is Who | ||
| Выгодные условия договора | ||||
| Низкие цены | ||||
| Качество | ||||
| Широкий ассортимент | ||||
| Скорость обслуживания | ||||
| Четкое выполнение договорных обязательств | ||||
| Дополнительные факторы | Отсрочка оплаты | информационные и рекламные услуги | информационные и рекламные услуги | |
| Средний балл | 4,17 | 4,33 |
Из табл. 2.10 следует, что наиболее приемлемые условия поставки предлагает Patrizia Pepe. Trussardi уступает только по скорости обслуживания, а по остальным параметрам либо превосходит, либо находится на одинаковом уровне с Patrizia Pepe, с этой организацией можно работать по несрочным товарам, то есть когда поставку товаров можно отложить. С Who Is Who в дальнейшем нужно внести корректировки условий договора поставки.
Дополнительными факторами выбора поставщиков в ООО «Модный дом» могут быть услуги, предоставляемые поставщиком:
- отсрочка оплаты;
- информационные и рекламные услуги.
Немаловажным фактором являются условия оплаты. При работе с поставщиками ООО «Модный дом» заинтересовано в получении скидок, и в предоставлении максимальной отсрочки платежа за приобретенные товары (табл. 2.11).
Таблица 2.11 – Условия оплаты при работе ООО «Модный дом» с поставщиками
| № п/п | Поставщики | Поставщики | ||||
| Отсрочка на 7 дней | Отсрочка на 15 дней | Частичная предоплата | Предоплата 100% | Скидка, % | ||
| Trussardi | – | + | + | – | ||
| Patrizia Pepe | – | + | + | – | ||
| Who Is Who | + | – | + | – | ||
| Moda di Lusso | + | – | + | – | ||
| ООО «Santoryo» | + | – | + | – | ||
| Kiss A | + | – | + | – |
Итак, наиболее приемлемые условия оплаты предоставляют такие организации, как Trussardi, Patrizia Pepe и Who Is Who, потому как у них наиболее выгодные условия по всем критериям для сотрудничества, а именно:
- отсрочка оплаты товара на 7 – 15 дней;
- скидка по договору поставки для ООО составляет 10–15%.
Таким образом, в дальнейшем для повышения эффективности деятельности ООО «Модный дом» рекомендуется работать только с этими поставщиками.
В ООО «Модный дом» организация и выполнение функции закупки товаров возлагается на менеджеров. Эффективная работа менеджера непосредственно зависит от результатов деятельности, связанной с изучением и отслеживанием ситуации на рынке поставщиков, выявлением потенциальных и реальных поставщиков и согласованию с ними условий поставок.[10,c.237]
Выполнение данной работы носит постоянный характер, так как рыночная ситуация подвергается колебаниям, связанным с появлением новых поставщиков.
В большинстве случаев ООО «Модный дом» при выборе поставщиков руководствуется собственной базой данных о поставщиках, с которыми компания имеет длительные – надёжные связи, закрепленные договорами поставки и купли–продажи.
В компьютерной базе данных содержатся сведения обо всех поставщиках организациях. В ней отражена следующая информация о поставщиках:
- наименование;
- адрес (юридический и фактический);
- форма собственности;
- какие направления деятельности имеет предприятие помимо основной деятельности;
- объемы деятельности за ряд лет;
- ассортимент;
- маркетинговая, рекламная и финансовая политика предприятия;
- уровень развития материально–технической базы;
- структура персонала и т.д.
Необходимо заметить, что такие подробные сведения нужны компании для того, чтобы развивать дальнейшие партнерские отношения на основе доверия, взаимовыгодного сотрудничества.
Предприятие пользуется интегрированной системой «1С: Торговля». Многоуровневый каталог номенклатуры в программе «1С: Торговля» предполагает хранение большого числа наименований изделий с множеством свойств, а также увеличение количества свойств в соответствии с потребностями предприятия.. Компания может реализовывать товары оптом и в розницу, а также закупать ее для собственных нужд или последующей продажи, поэтому для каждой позиции каталога в программе предусмотрено хранение нескольких категорий цен – закупочная, розничная, оптовая, мелкооптовая, причем данный список категорий может быть расширен. Особенностью каталога номенклатуры является возможность хранения и вывода изображения изделий.
По каждому заказу можно отследить цепочку документов, сформированных на его основании: счетов, счетов–фактур и других документов, вплоть до расходной накладной, по которой заказанная продукция была отгружена. Ведется учет оплат по заказам и возвратов от покупателей, отслеживается выполнение заказов и отгрузки.
На основании полученных результатов составляется документ, отражающий следующие позиции:
- общий объем поставки;
- товар;
- цена;
- сроки поставки.
От поставщиков предприятия, некоторые из которых были характеризованы выше, в решающей степени зависит деятельность рассматриваемого предприятия. В ходе рассмотрения некоторых характеристик, мы пришли к выводу, что поставщики ООО «Модный дом» соответствуют в сфере обеспечения поставок и обслуживания, также обладают достаточно хорошей репутацией. [5,c.387] Последний момент, как ни печально, связан с тем, что поставщики также поставляют продукцию конкурирующим предприятиям, что говорит о не исключительности данных связей и примитивности заключаемых договоров. Несмотря на то, что поставщики качественно выполняют свою часть договоров и осуществляют качественные поставки, устанавливают приемлемые цены, они все же в своей деятельности обладают малой мобильностью и гибкостью, а также во многом являются ненадежными поставщиками, что непосредственно сказывается на данном предприятии и на рыночном сегменте рынка торговли в г. Новосибирске.
ООО «Модный дом» своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год и осуществляет постоянный контроль за их исполнением. На торговом предприятии используются следующие виды договоров, представленные в табл. 2.12.
Таблица 2.12 – Виды договоров, используемые ООО «Модный дом»
| Договор купли–продажи | Устанавливает вид, количество, качество товаров, сроки и место передачи товара, сроки и сумму оплаты. Товар переходит в собственность покупателя в момент, указанный в договоре. |
| Договор поставки | Поставщик обязуется поставить товар, учитывая вышеуказанные условиях. |
| Договор комиссии | Товар не переходит в собственность комиссионера, он лишь получает процент от заключенных сделок. |
| Договор консигнации | Разновидность договора комиссии, но консигнатор выплачивает поставщику по мере реализации товара. При окончании срока, консигнатор обязан выкупить или вернуть товар. |
| Договор товарообмена | Стороны договариваются о передаче друг другу определенные по качеству и количеству товары. Если существует разница в стоимости товаров, то она может быть доплачена. |
Основными договорами, заключаемыми исследуемой организацией в целях обеспечения необходимыми товарами для их последующей продажи являются договоры поставки.
Договоры поставки, заключенные между ООО «Модный дом» и поставщиками, соответствуют обязательными для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами.
Договоры поставки заключаются директором ООО «Модный дом» только в письменной форме.
Договоры поставки содержат следующие условия:
- реквизиты договора;
- преамбула (вводная часть) договора;
- срок и порядок поставки;
- качество и комплектность;
- упаковка и маркировка;
- цена и порядок расчета;
- ответственность сторон;
- срок действия договора;
- изменение и расторжение договора;
- разрешение споров;
- заключительные положения;
- реквизиты сторон.
Заключение договоров в ООО «Модный дом» происходит в следующем порядке.
1. Получение предложения от поставщика. Оно содержит проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора либо сам договор.
2. Рассмотрение поступившего предложения. Рассматривает данный договор по целесообразности его заключения юрист и докладывает о результатах руководителю.
3. Генеральный директор принимает решение о заключении договора и дает ответ поставщику.
При возникновении споров:
- проект договора, с протоколом разногласий возвращается поставщику в 3–х дневный срок;
- если представленные разногласия принимаются поставщиком, то поставщик готовит новый проект с учетом предложений, который визируется и передается на подпись директору;
- если предложения отклоняются, то поставщик передает договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений;
4. Заключенный в надлежащей форме договор подшивается в папку и хранится в бухгалтерии ООО «Модный дом»
В случае, если были заключены дополнительные соглашения к договору поставки – делает соответствующую отметку в журнале.
5. Контроль исполнения договора поставки в ООО «Модный дом»
Контроль за выполнением условий договоров возложен на руководителя отдела оптовых продаж и менеджеров. Обязательно в договоре поставки ООО «Модный дом» предусмотрено ответственность поставщика за несоблюдение следующих условий:
- недопоставка и недоставка товаров;
- нарушение ассортимента товаров;
- поставка некачественных товаров.
Также в договорах отражены обязательства ООО «Модный дом» перед поставщиком:
- ответственность за приемку товаров;
- за соблюдения расчетной дисциплины.
ООО «Модный дом», как и все предприятия, функционирующие в экономике нашей страны, самостоятельно регулирует хозяйственные взаимоотношения между поставщиками и покупателями на базе правовых норм гражданского законодательства. Поскольку в гражданском законодательстве установлен порядок взаимоотношений между поставщиками и покупателями.
При заключении договора поставки ООО «Модный дом» с поставщиками иногда возникают разногласия, они решаются в течение 30 дней со дня предложения заключить договор.
В случае если какая–то из сторон нарушила условия договора и уклоняется от их пересмотра, то перед ней возникает обязанность возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора.
Обычно в качестве существенных условий выступают:
- наименование и количество товаров;
- срок (сроки) исполнения обязательства;
- цена;
- условия оплаты и т.д.
Нарушениями существенных условий чаще всего бывают: поставка продукции ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок, неоднократного нарушения сроков поставки товаров.
В таких случаях ООО «Модный дом» посылает уведомление поставщику об изменении или расторжении договора, исчисляет сумму убытка при расторжении договора.
Порядок ответственности сторон и разрешение споров обычно отражаются в договоре. Программа, содержащая базу данных о поставщиках, также содержит информацию о задолженности перед поставщиком и наоборот, поставщиком перед ООО «Модный дом», сколько раз отмечалось нарушение договора и в какие периоды, основания нарушения договора, суммы истребованной неустойки, возмещенного ущерба, если был представлен иск.
Как только нарушаются условия с каким–нибудь партнером, сотрудники ООО «Модный дом» приступают к претензионной работе.
Претензия – это письменное требование устранения нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.
В претензионной работе с поставщиками покупателю целесообразно:
- в максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;
- стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешения до судебных органов, если такое возможно без ущерба интересов той или иной сторон;
- всегда желательно документально оформить претензию, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде;
Претензия подписывается генеральным директором предприятия (организации).
Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается исполнительным директором организации.
В ООО «Модный дом» претензии предъявляются редко к поставщикам. Поскольку связи устоявшиеся, стабильные и партнеры проверенные надежные. Если с предприятием – новичком впервые заключен договор в течение определенного периода времени сотрудники ведут пристальное наблюдение и после того как партнер заслуживает доверие, компания начинает работать с предприятием в больших объемах, меняя порядок расчетов.[26,c.273]
Таким образом, договорная работа ООО «Модный дом» имеет важнейшее значение и является показателем стабильности и эффективности коммерческих отношений. В ООО «Модный дом» используют следующие критерии выбора поставщика товаров: цена, качество, условия поставки и надёжность партнеров. Отношения с поставщиками подкреплены договорными связями, оформленными надлежащим образом, что обеспечивает исследуемой организации стабильную поставку необходимых товаров. ООО «Модный дом» работает только с международными мировыми брендами.
Основной недостаток то, что поставщики также поставляют продукцию конкурирующим предприятиям, что говорит о не исключительности данных связей и примитивности заключаемых договоров. Несмотря на то, что поставщики качественно выполняют свою часть договоров и осуществляют качественные поставки, устанавливают приемлемые цены, они все же в своей деятельности обладают малой мобильностью и гибкостью, а также во многом являются ненадежными поставщиками, что непосредственно сказывается на данном предприятии и на рыночном сегменте рынка торговли в г. Новосибирске.
Таким образом, результаты проведенного анализа являются основой для разработки рекомендаций по совершенствованию управления товарооборотом ООО «Модный дом», которая будет базироваться на улучшении реализации составляющих процесса управления товароснабжением.