Программное обеспечение учетных работ

Инвентаризация

Инвентаризация - это один из способов наблюдения за хозяйственной деятельностью, контроля за сохранностью собственности предприятия и обеспечения полноты и достоверности учетных данных. Инвентаризация заключается в периодическом установлении фактического наличия средств в натуре и в сопоставлении показателей учета с фактическими данными. Инвентаризация дает возможность выявлять отдельные операции, не поддающиеся документальному оформлению в момент их совершения, например, излишки или недостачи средств, а также обнаруживать ошибки в документах или учетных записях. Результаты инвентаризации отражаются в актах, служащих основанием для учетных записей.

Основные положения о порядке и сроках проведения инвентаризации установлены нормативными документами. Согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, а также преобразовании государственного предприятия в акционерное общество;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не ранее 1 октября отчетного года;

• зданий, сооружений и других неподвижных объектов один раз в два — три года, а библиотечных фондов один раз в пять лет;

• при смене материально-ответственных лиц (в день приемки — передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае пожара или стихийных бедствий.

Инвентаризация бывает полная и частичная. Полная инвентаризация охватывает все хозяйственные средства, которые можно проверить в натуре. Она проводится по основным средствам, материалам, готовой продукции и другим товарно-материальным ценностям. При смене руководителей проводится полная инвентаризация всех ценностей и выполненных работ. Частичная инвентаризация охватывает только часть средств предприятия.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается инвентаризационная комиссия и подкомиссии для проведения инвентаризации в структурных подразделениях. В состав инвентаризационной подкомиссии включаются инженерно-технические работники и бухгалтер. Приказом устанавливаются также порядок и сроки начала и окончания работ и ответственность членов комиссии за достоверность результатов. К началу инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу материальных ценностей и запись их в книги учета. В последних должны быть выведены и тщательно проверены остатки на день инвентаризации. Подотчетные лица обязаны подготовить к инвентаризации все числящиеся за ними ценности, чтобы можно было быстро и точно установить их количество, массу, объем и т.д. В обязанность комиссии (подкомиссии) входят: снятие фактического наличия всех ценностей (основных средств, материалов, лесопродукции в лесу и на складах и др.), проверка выполненных работ, выявление непригодных ценностей, составление инвентаризационных описей и актов по установленной форме, представление материалов инвентаризации в центральную комиссию.

При подготовке к инвентаризации устраняются недостатки в хранении ценностей на складах и в кладовых. При инвентаризации лесопродукции в лесу материально-ответственные лица сдают все документы по приходу и расходу лесопродукции и подтверждают письменной распиской о сдаче. Во время инвентаризации отпуск и прием лесопродукции прекращается.

В ходе инвентаризации производится опись остатков ценностей, проверенных в натуре, с определением их качества, годности, изношенности и т.п. Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости по видам ценностей и по подотчетным лицам. В сличительных ведомостях отражаются только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям, излишкам комиссия должна получить письменные объяснения, на основе которых устанавливается характер выявленных недостач, потерь и порчи, и определяется порядок регулирования различий по данным инвентаризации и учета. Естественную убыль списывают на издержки производства, недостачи относят на виновных лиц; излишки приходуют. В виде исключения допускается взаимный зачет излишков и недостач материалов одного наименования в результате их пересортицы за один и тот же промежуток времени у одного и того же материально ответственного лица, а по древесине - по одним и тем же породам и группам пород. Разница после зачета (недостача) относится на виновных лиц. Документы инвентаризации составляют в двух экземплярах и в установленные сроки представляются в центральную комиссию.

Ревизии в лесничествах назначаются руководителем и проводятся не реже двух раз в год аппаратом бухгалтерии и специалистами лесничества. При ревизиях в лесничествах проверяется наличие денежных средств (если наличные деньги имеют место в лесничестве), осуществляется контроль в натуре объемов и качества выполненных работ, сопоставление их с журналом учета выполненных работ. Вместе с тем проверке подлежат: отпуск леса на корню, хранение и использование механизмов; выполненные работы по рубкам ухода за лесом и их качество; состояние питомников, лесных культур; качество изготовленных семян, их хранение и т.п.; состояние учета в лесничестве, наличие и правильность использования бланков строгой отчетности. По окончании ревизии составляется акт, в котором отражаются ее результаты, даются выводы и предложения, к акту ревизии прилагаются документы проверки. При обнаружении недостач, хищений ценностей и фиктивных документов на выполненные работы в актах ревизий указываются виновные лица и суммы причиненного ущерба.

Кроме ревизий, описанных выше, в лесничествах проводятся плановые, контрольные и внезапные ревизии обходов. Цель этих ревизий - повышение ответственности работников лесной охраны за состояние охраны леса, выявление самовольных порубок, установление сохранности межевых и квартальных столбов, состояния насаждений, выполнения в обходах работ, предусмотренных регламентом. Плановые ревизии обходов проводятся участковыми лесничими или помощниками один-два раза в год. Ответственность за контрольные ревизии возложена на руководителя лесничества. Цель - проверка качества и правильности проведенных плановых ревизий в обходах, наиболее подверженных лесонарушениям. Внезапные ревизии обходов проводятся по специальному заданию. Необходимость таких ревизий вызвана поступающими сигналами о неудовлетворительной работе лесников (госинспекторов). Ревизией могут быть охвачены некоторые обходы или их часть, в зависимости от ее назначения. После окончания каждого вида ревизий составляется акт, в котором отражаются данные о выявленных ревизией лесонарушениях. По результатам ревизии дается заключение о работе. Акты ревизий обходов регистрируются в контрольной книге и в книге учета лесонарушений.

Таким образом, с помощью инвентаризации (одного из элементов метода бухгалтерского учета) и ревизии (имеющей контрольное назначение) уточняются данные учета объектов хозяйственной деятельности лесничества и в преобразованной достоверной форме находят дальнейшее свое отражение в общей системе бухгалтерского учета лесохозяйственного предприятия.

Программное обеспечение учетных работ

Важное место в совершенствовании системы учета на предприятиях лесного хозяйства занимает внедрение автоматизации учетно-вычислительных работ. С этой целью специалистами Рослесинфорга разработаны формы отчетности в программе Exсel, а также разнообразное вспомогательное программное обеспечение:

АРМ «МДОЛ» (материально-денежная оценка лесосек);

АРМ «формы ДЛР» (ведение форм лесного реестра);

АРМ «24-ОИП» (Отчеты об исполнении переданных полномочий в области лесного хозяйства – формы 24-ОИП);

АРМ «Договоры КП» (Сведения о договорах купли-продажи лесных насаждений);

Пакет прикладных программ «Леса и лесные ресурсы» (ведение форм лесного реестра)

ГИС «Топол» (ведение электронного таксационного описания и цифровых карт);

АСУ Единая Автоматизированная Информационная Система управления лесной отраслью (ЕАИС)

Информационной системы дистанционного мониторинга Федерального агентства лесного хозяйства (ИСДМ-Рослесхоз).