Формирование списка работ (задач)

Основой любого проекта является список (последовательность) работ, представленных с учетом их иерархии, т.е. в проекте всегда имеются этапы (крупные работы), включающие в себя некоторое множество «более мелких» работ. Формально уровней иерархии может быть несколько. Декомпозиция работ проводится до уровня, когда их выполнение требует однозначных объемов ресурсов (в том числе финансовых) и исполнителей, а сроки реализации укладываются в разумные рамки контроля выполнения (день, месяц, квартал).

Оформление - проектирование списка работ, может проводиться двумя способами: проектированием сверху-вниз, когда сначала формируется последовательность этапов (их еще называют составными задачами-работами) с последующей их детализацией, или снизу-вверх. Во втором случае расписываются все «низовые» работы, которые в дальнейшем группируются.

В терминах Microsoft Project 2010 работы именуются задачами и список (последовательность) задач оформляется в виде таблицы, называемой Лист задач. Крупные работы (этапы) называются суммарными задачами.

В качестве разрабатываемого возьмем проект строительства загородного коттеджа. Список задач данного проекта с продолжительностью работ будет таким:

Проектирование

Изготовление конструкторской документации 1 мес.

Согласование документации с Заказчиком 15 дн.

Корректировка конструкторской документации 3 нед.

Проектирование завершено 0 дн.

Выбор подрядчика

Составление задания 1,5 дн.

Сбор предложений 1 нед.

Анализ предложений 2 дн.

Подрядчик выбран 0 дн.

Строительство

Закупка материалов 2 нед.

Строительные работы 3 мес.

Строительство завершено 0 дн.

Подведение коммуникаций

Работы по проведению коммуникаций 1,5 нед.

Подключение коммуникаций 3 дн.

Испытание коммуникаций 1,5 дн

Подведение коммуникаций завершено 0 дн.

Сдача-приемка

Составление актов сдачи-приемки 1,5 дн.

Подписание актов сдачи-приемки 0,5 дн.

Банкет 0,5 дн

Сдача-приемка завершена 0 дн.

Проект завершен 0 дн.

Жирным шрифтом выделены суммарные задачи.

Задачи с нулевой длительностью вводятся для фиксации окончание этапа. Их называют Вехами.

2.1.Формирование списка задач методом сверху-вниз.

a) В развернутом окне Microsoft Project открыть Лист задач, для чего активизировать закладку Задача и в группе Вид кликнуть по стрелке в тексте Диаграмма Ганта.

В выпадающем окне выбрать опцию Лист задач. Выбрать текущее представление проекта можно также, используя окно Представление Панели быстрого доступа. Если пиктограмма Представление отсутствует ее целесообразно активизировать способом, который был описан в п. 1.2.

b) Вставить суммарную задачу Проектирование. Для этого находясь на закладке Задача выделить ячейку в первой строке столбца Название задачи, а затем щелкнуть мышью в группе Вставить по пиктограмме Вставить суммарную задачу. Записать название задачи (в нашем случае это – проектирование) в зарезервированное поле «Новая суммарная задача».

c) Записать наименование первой вложенной задачи в следующую ячейку.

d) Занести в последующие ячейки все задачи этапа Проектирование.

Обратите внимание, что написание задач нижнего уровня смещено по отношению к суммарной задаче. Кроме того у суммарной задачи присутствует кнопка, позволяющая сворачивать и разворачивать список входящих в нее работ.

2.2. Формирование списка задач методом снизу вверх

a) Записать подряд все задачи этапа Выбор подрядчика, включая само название этапа, в последующие ячейки.

b) Понизить уровень всех вложенных задач этапа Выбор подрядчика.Для этого необходимо, выбрав соответствующую задачу, щелкнуть по правой зеленой стрелке в группе Планирование. Для повышения уровня соответствующей задачи следует использовать левую зеленую стрелку.

2.3. Формирование списка задач методом копирования из Word и Excel

a) Открыть текстовый редактор Word и записать список оставшихся задач на новой странице.

b) Скопировать этот список и перенести его на лист задач Microsoft Project (вставить в ячейки, расположенные ниже заполненных).

c) Используя манипуляции, описанные в b) п. 2.2, расположить задачи по уровням в соответствии с их положением.

d) Скопировать Word-овский список в лист книги Excel.

e) Удалить все задачи, внесенные при выполнении п.b) традиционным приемом, выделив их на листе задач и выбрав соответствующую строку меню, вызванного правой кнопкой мыши.

f) Скопировать список задач с листа книги Excel и вставить его в нужное место на лист задач Project

g) Используя манипуляции, описанные в b) п. 2.2, расположить задачи по уровням в соответствии с их положением.

2.4.Редактирование списка задач

a) Для удаления задачи следует выделить ячейку с ее названием и, вызвав правой кнопкой мыши меню, активизировать соответствующую опцию. Следует иметь ввиду, что удаление суммарной задачи вызывает удаление всех задач, в нее входящих.

b) Для вставки задачи необходимо выделить мышью ячейку, над которой должна располагаться новая задача, и в группе Вставить кликнуть на пиктограмму Задача.

2.5.Выбор режима планирования задач

Microsoft Project 2010 в отличие от ранних версий обеспечивает планирование задач в двух режимах – ручном и автоматическом (в предыдущих версиях только автоматический !). Тип режима отображается для каждой задачи в одноименном столбце. Ручной режим, например, в виде голубоватой кнопки.

Для перехода с одного режима на другой достаточно, выделив ячейку задачи, в группе Задачи одноименной закладки, выбрать соответствующую пиктограмму.

Возможно также изменить режим непосредственно в колонке Режим задачи.

В ручном режиме пользователю предоставляется право свободно управлять отдельными назначениями для задач, в частности сроками начала работ. Более того, в ручном режиме на начальной стадии возможно указание неопределенных сроков (в январе, начать в мае и т. д.), которые, естественно, уточняются в дальнейшем. В автоматическом режиме все назначения однозначно привязаны ко времени действия ведутся строго в соответствии с расчетными алгоритмами и пользователь может влиять на них только косвенно.

a) Установить для всех введенных задач ручной режим или проверить эту установку.

b) Для суммарных задач установить режим Автоматического планирования.

c) Обратите внимание на автоматическое появление параметров длительности, начала и окончания для задач в этом режиме ! Отказаться от назначенных параметров, находясь в автоматическом режиме невозможно, т.к. установка производится программно. Отказ возможен только в ручном режиме !

Наличие вопросительного знака у параметра означает, что он назначен программно по умолчанию ! Наличие знака ?у признака режима задачи означает, что параметры для нее пользователем не установлены.