Глава 2.8 организация финансовой службы гостиницы

Функции финансовой службы гостиничных предприятий заключаются в планировании и прогнозировании, в организации и контроле финансовых

потоков.[36]

Основными целями финансовой службы гостиницы являются:

– постоянное увеличение прибыли гостиницы;

– закрепление гостиницы на конкретном рынке;

- занятие лидирующих позиций в своём сегменте;

– создание условий для финансовой стабильности работы гостиницы;

– привлечение инвестиций на выгодных условиях;

– минимизация рисков, связанных с деятельностью гостинично - ресторанного предприятия;

– перспективное и стратегическое планирование финансового будущего гостиничного предприятия.

Организационно-управленческая структура гостиничных предприятий

можно подразделить на службы, приносящие доход (доходные) и службы, не приносящие

доход (затратные). К службам приносящим доход относятся служба продажи номеров, общественное питание, коммерческие службы; службы, оказывающие дополнительные услуги (гараж, аренда автомобилей, прачечная, парикмахерские и т. д.). Естественно, остальные службы, участвуя опосредованно в создании услуги, не приносят доход, однако без них невозможно функционирование предприятия гостеприимства. К этим службам можно отнести финансовую службу и бухгалтерию, отдел материально-технического снабжения, службу главного инженера и, конечно, административный аппарат.

Опыт показывает, что максимальный доход в бюджет предприятия гостеприимства приносят служба продажи номерного фонда (70%), служба питания (15%), продажа напитков (5%), коммерческая служба (10%). Эти службы наполняют доходную статью бюджета гостиницы, основную частьрасходной статьи бюджета составляют закупки продукции, продуктов, оборудования, зарплата, обслуживание банковского кредита, налоговые и страховые платежи.

Для того чтобы принимать решения по организации гостиничного хозяйства, необходима постоянная деловая информированность руководства гостиницы или ресторана о поступлении и расходовании финансовых средств. Прогнозирование, планирование, организация и контроль финансовых средств гостиницы и составляют процесс организации финансовой деятельностью гостиницы.

Организация финансовой деятельности гостиниц основано прежде всего на финансовом анализе. Основной целью финансового анализа является получение объективной информации о финансовом состоянии гостиницы с помощью анализа немногочисленных финансовых показателей. Практика финансового анализа основана на таких методах как:

1) временном анализе – сравнение каждой позиции отчёта с предыдущим периодом;

2) структурном анализе – определение структуры итоговых показателей с выявлением влияния каждого показателя на результат в целом;

3) анализе относительных показателей финансовой деятельности (коэффициентов);

4) факторном анализе – анализе влияния отдельных причин на результатив

ность деятельности гостиницы (на прибыль).

Бухгалтерская отчётность содержит ограниченную часть информации о деятельности предприятия, что не позволяет раскрыть все секреты успеха или неудач гостиничного предприятия.

Финансовый анализ, основанный на бухгалтерской отчётности позволяет проводить постоянный мониторинг деятельности гостиницы как при внутрифирменной организации финансовых потоков, так и определении стратегии поведения гостиницы на рынке средств размещения.

Основные показатели финансовой отчётности, осуществляемой финансовой службой предприятия, являются:

– анализ абсолютных показателей прибыли;

– анализ относительных показателей (ликвидности, эффективности, активности, рентабельности и доходности предприятия гостеприимства).

Финансовый анализ деятельности гостиничного предприятия – это анализ затрат финансовых ресурсов, поступающих в гостиницу в виде инвестиций и

кредитов, а также расходование собственной прибыли. Это означает, что нужно контролировать все финансовые потоки, как внутри гостиничного предприятия, так и вне. Система финансовых отношений гостинично - ресторанного предприятия с внешней средой представлена на рисунке 27. [36]

Рис. 27. Система финансовых отношений гостиничного предприятия с внешней средой

В целом организация финансовой деятельности гостиничного предприятия связана с принятием владельцами или руководством гостиницы решений, направленных на увеличение прибыли, повышение стабильности работы гостиничного предприятия на рынке услуг средств размещения,

достижение гостиничным предприятием стратегических и тактических целей, минимизацию рисков.

Одна из основных функций организация финансовой деятельности – планирование, т. е. разработка финансовой стратегии, формирование стратегических целей и основных показателей стратегического развития (в количественном выражении), краткосрочное планирование, составление бюджета, формирование ценовой политики.

Другой, не менее важной функцией финансовой службы гостиниц является

организация деятельности по формированию структуры капитала, анализу источников инвестирования и кредитования гостиницы, т. е. формированию инвестиционного портфеля и управления им, работе с ценными бумагами и анализу финансовых рисков.

Некоторые понятия и определения необходимы для дальнейшего изучения этого раздела.

Доход – это средства, которые гостиница зарабатывает в результате своей основной деятельности: продажи номеров и дополнительных услуг клиентам, услуги по питанию гостей, сдача в аренду части нежилых помещений.

Прибыль – это разность между доходами и расходами, часть дохода, освобожденная от всех выплат.

Расходы – это выплаты по обязательствам, которые гостиница берет на себя перед персоналом, государством, партнерами.

Активы – это собственность, которой владеет гостиница и имеет на нее законное право. В нее входят здания, оборудование, земля, запасы, дебиторская задолженность, денежные средства и прочее.

Обязательства – это краткосрочные и долгосрочные кредиты, кредиторская задолженность, заемный капитал.

Собственный капитал – это капитал, инвестируемый собственниками гостиниц (уставный капитал, целевые поступления, накопленная прибыль).

Основные показатели, характеризующие структуру гостиничного капитала:

Коэффициент концентрации собственного капитала в структуре всего

капитала – это отношение собственного капитала ко всему капиталу гостиницы). Этот показатель характеризует финансовую устойчивость, желательно, чтобы он был более 60%.

К_к = К_с/К·100%,

где К_с - собственный капитал; К – инвестированный в гостиничную деятельность капитал (собственный+заёмный)

2. Коэффициент финансовой зависимости (отношение собственного

капитала к заёмному капиталу). Этот коэффициент показывает зависимость гостиничных предприятий от внешних займов: чем выше этот коэффициент, тем больше вероятность возникновения дефицита денежных средств. Желательно, чтобы этот коэффициент был меньше 100%.

К_ф = К₃/К_с·100%,

где К_з – заёмный капитал; К_с – собственный капитал;

3. Коэффициент покрытия процентов за кредит (отношение прибыли до выплаты процентов и налога на прибыль к расходам на выплату процентов). Этот коэффициент показывает степень выплаты процентов за предоставленный кредит, а также во сколько раз прибыль больше суммы расходов по обслуживанию. Снижение этого коэффициента свидетельствует о повышении финансового риска.

К_пп = П_р/Р_пр,

где П_р – прибыль до выплаты налогов на прибыль и процентов за кредит; Р_пр – расходы по выплате процентов.

Анализ финансовых коэффициентов деятельности гостиничных предприятий используется для иллюстрации реального состояния гостиницы, а также перспектив развития бизнеса. Финансово-хозяйственная деятельность гостиниц оценивается по коэффициентам платежеспособности, рентабельности,

ликвидности и т. д.

Основными показателями финансово-хозяйственной деятельности гостиничных предприятий являются:

1) показатель ликвидности;

2) показатель эффективности;

3) показатель активности;

4) показатель доходности;

5) показатель рентабельности.

1. Показатель ликвидности выражает способность предприятий индуст-

рии гостеприимства осуществлять расчеты по всем видам обязательств. Коэффициент абсолютной ликвидности К_лик – отношение наиболее ликвидных активов к сумме наиболее срочных обязательств. Он показывает, какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить в ближайшее время, т. е. коэффициент характеризует платежеспособность предприятия на момент составления баланса К_лик ³ 0,2 – 0,5.

2. Показатель эффективности -Это отношение результатов от предоставления услуг к затратам потраченным на предоставление этих услуг

3. Показатель активности, т. е. деловой активности или капиталоотдачи.

Это отношение выручки от Реализации номерного фонда к величине собственного капитала. Показывает скорость оборота собственного капитала или сколько рублей выручки приходится на 1 рубль вложенного собственного капитала. В качестве примера можно показать эффективность использования товарных запасов на складах гостиницы(оборачиваемость запасов). В большинстве современных крупных гостиницах, как правило, норматив оборачиваемости запасов составляет три оборота в год, т. е. обновление запасов каждые 120 дней. В ресторанном хозяйстве гостиниц этот коэффициент равен 14-20 и колеблется в зависимости от загрузки ресторана. Если этот коэффициент велик, это означает, что часть капитала предприятия, вложенная в запасы, «заморожена».

4. Показатель доходности предприятия индустрии гостеприимства вычисляется, как отношение прибыли гостиничного предприятия к материальным активам. Показатель дает информацию об эффективности капиталовложений, х и риске, с которым могут быть связаны инвестиции.

5. Коэффициент рентабельности продаж услуг показывает, сколько прибыли приходится на единицу реализованной услуги. Это отношение прибыли от реализации услуг к доходу от реализации. Рост рентабельности является следствием снижения затрат на производство услуг

Существует несколько подходов снижения издержек на гостиничном предприятии. Первый подход заключается в том, что когда значительные затраты невозможно связать с объемом продаж, руководству необходимо задать себе вопрос: «необходимо ли эта услуга в том объёме, в котором она сейчас существует и какие составляющие можно убрать? Каков будет риск, связанный с такими решениями?». Если оба вопросы решаться положительно, то, ликвидируя услугу или ее компоненты, можно снизить издержки (в такие компоненты входит чрезмерный контроль и администрирование).

Другой подход опирается на рациональную организацию производства гостиничных услуг, а именно:

– сокращение запасов и нормирование расходов на обслуживание;

– снижение транспортных расходов;

– сокращение количества отходов производства за счет разработки норм рационального использования продукции;

– сокращение административных расходов за счет совмещения профессий;

– поиск возможностей увеличения объема продаж номеров за счёт рацио

нальной ценовой политики.

Любая финансовая деятельность гостиничного предприятия сопряжена с инвестиционными и инновационными рисками. [37]

Под риском понимается возможность потерь, вытекающая из особенностей деятельности человека(управляющего) или явлений природы.

Риск – это экономическая категория. Риски классифицируются как чистые и спекулятивные:

1. чистые риски – это природно-естественные, транспортные, коммерческие, политические, экологические, инфляционные риски и т. д.;

2. спекулятивные риски – это финансовые, валютные, биржевые, инве

стиционные инновационные риски и т. д.

Инвестиционные риски, связанные с размещением свободного капитала,

можно разделить на следующие риски:

– риск полной или частичной потери инвестированного капитала;

– риск банкротства предприятия;

– риск упущенных возможностей.

Инвестиционными рисками, которые наиболее характерны в бизнес, необходимо управлять с помощью различных финансовых механизмов. Одним из наиболее распространенных методов частичного избежания риска – это страхование. Альтернативой страхованию, которое часто дорого, являются методы расчёта вероятности наступления риска инноваций и сопутствующим им иинвестиций .

Степень риска или финансовых потерь можно расчитать с помощью критериев - (Коб). оборачиваемости инвестиционного капитала, рентабельности этого капитала Р_{к И} рентабельности услуг Рус.

Оборачиваемость капитала определяется по следующей формуле:

Коб=В/Кв

где Коб– оборачиваемость инвестиционного капитала;

В– выручка от вложенного капитала;

Кв – сумма вложенного капитала.

Рентабельность капитала, или норма прибыли на вложенный (инвестированный) капитал, определяется по следующей формуле:

, Задача службы – осуществление высококачественных ремонтно-восстановительных работ всех инженерных систем гостиницы и ресторана и при этом снижение производственных издержек.

где Рк– рентабельность капитала;

Пк– сумма прибыли от использованного капитала;

Кв – сумма вложенного капитала.

Норма прибыли на инвестированный капитал является интегральным показателем эффективности использования капитала.

Рентабельность произведенной и проданной гостиничной услуги будет

определяться следующим образом:

,

где Рус– рентабельность произведенной и проданной услуги;

Пус– прибыль, получаемая от продаж услуг;

Т – выручка от реализации произведенной услуги.

Связь между показателями Ко, Рк и Рус можно определить следующим образом:

Пример. Предлагается два варианта инвестирования одной и той же суммы К_{в в разные услуги}:

Первый метод- расчёт рентабельности капитала:

Вариант 1 – вложение в услугу «А». Коб = 20 оборотов капитала за год при рентабельности продаж услуги Рус = 20%;

Вариант 2 –вложение в услугу «В». Коб =20, а Рус= 18%

Подсчитав по предложенной выше формуле, получим: Вариант 1 – Рк = 4%, Вариант 2 – Рк = 4,7%. Выбираем второй вариант, как наиболее рентабельный.

Второй метод – количественная оценка риска(лежит в рамках математической статистики, т. е. в определении вероятности наступления степени риска). Величина степени риска в этом случае измеряется двумя критериями:

– среднеожидаемое значение прибыли в вариантах А и В

– колебание возможного результата получения прибыли.

Пример. Предположим, что при инвестировании средств в ремонт и расширение гостиницы (вариант А) оценивается шесть случаев суммы прибыли. В

двух случаях прибыль – 25 млн. руб., тогда наступление этого события будет по теории вероятности равно 2/6=30%. В трех случаях прибыль – 20 млн. руб., вероятность наступления этого события 3/6 = 50%. И, наконец, в одном случае ожидается прибыль в 30 млн. руб., вероятность этого события 1/6 = 16%.

Среднеожидаемая прибыль (вариант А) будет равна: (25 млн. руб. х 0,3) + (20 млн. руб. х 0,5) + (30 млн. руб. х 0,16) = 22 млн. руб.

Аналогично рассчитываем (вариант В) – строительство небольшого нового корпуса. Просчитываются также шесть случаев:

– в трех случаях – прибыль 25 млн. руб., вероятность 3/6 = 50%;

– в одном случае – 30 млн. руб. и вероятность 1/6=16%

– в двух случаях – 20 млн. руб., вероятность 2/6 = 30%.

Среднеожидаемая прибыль (Вариант В) будет равна: (25 млн. руб. х 0,5) + (30 млн. руб. х 0,16) + (20 млн. руб. х 0,3) = 24 млн. руб.

Сравнивая средне ожидаемую прибыль, получаем, что вариант В является более предпочтительным.

Для окончательного принятия решения необходимо рассчитать возможные отклонения от полученных средне ожидаемых результатов.

Колебания результатов определяются, как среднеквадратичное колебание средне ожидаемого результата по формуле:

,

Где N – число случаев расчета вероятности получения прибыли, в обоих вариантах – шесть;

х – ожидаемая прибыль в каждом случае;

х – средне ожидаемая прибыль: в нашем случае вариант А –22 млн.руб.

вариант В – 24 млн. руб.

n – число наступлений прибыли в этих конкретных случаях.

В табл. 19 представлены расчеты отклонений прибыли вариантов А и В

Т а б л и ц а 19

Расчет среднеквадратичных отклонений прибыли (варианты А и В) Рассчитанная прибыль Число случаев с одинаковой рассчитанной прибылью             Вариант А; = 22 млн. руб. N = 6 – 25 млн. руб. +3 – 20 млн. руб. -2 – 30 млн. руб. +8 ∑= 94 Вариант Б; =24 млн. руб. N = 6 – 25 млн. руб. +1 – 30 млн. руб. +6 – 20 млн. руб. -4 ∑= 71 ;

Таким образом, видим, что колебания результатов от среднеожидаемого в варианте В меньше. Следовательно, предпочтение отдаем варианту В. Таким образом, управление финансовыми рисками представляет собой рас

чёт плюс финансовая стратегия руководства гостиничного комплекса

Однако решения принимает руководитель, который может не доверять расчётам и принять другое решение, т. е. нерешительность, недоверчивость,

сомнения могут привести к неправильному решению.

Основные правила снижения риска:

– нельзя рисковать большим, чем собственный капитал;

– надо думать о последствиях риска;

– нельзя рисковать многим ради малого;

– положительные решения принимаются при отсутствии сомнений;

– всегда можно найти менее рискованные, варианты.

Расчёт точки безубыточности представляет из себя анализ затрат, связанных с доходами гостиницы. Соотношение дохода гостиницы от продажи номеров и дополнительных услуг с совокупными затратами на создание этих услуг характеризуется «точкой безубыточности», которая является границей между доходом и убытком гостиницы от своей деятельности.

При анализе учитывают следующие виды затрат:

1. Переменные затраты – затраты, зависящие от объема производства услуг.

2. Постоянные затраты – затраты, не зависящие от объема производства и постоянные в течение некоторого периода времени.

Зависимость «объём производства услуг– затраты» можно описать линейной функцией:

,

где у – объем затрат, связанных с производством услуг; а – величина постоянных затрат на конкретный период; в – величина переменных затрат на конкретный период; х – объем производимых в гостинице услуг.

При анализе точки безубыточности необходимо определить такие показатели, как валовая или совокупная прибыль, валовая прибыль на единицу продукции. На рис. 25 приведено графическое изображение постоянных, переменных и общих затрат гостиничного предприятия.

Объем затрат (общий) Общие затраты (у = а + вх) Переменные затраты (вх) Постоянные затраты (а) Х Объём производства услуг

Рис. 28. Зависимость услуг общих затрат от объема производства

раты, совокупный доход Совокупный доход   Область убытка х Общие затраты область прибыли   Объём продаж услуг

Рис.29. Определение точки безубыточности» производства

и продажи гостиничных услуг

Рисунок 29 показывает динамику изменения совокупного дохода от продажи услуг и общих затрат, связанных с производством гостиничных услуг. Точка безубыточности на рисунке будет соответствовать такому объёму производства и продаж гостиничных услуг, когда совокупный доход будет равен общим издержкам (затратам).

Валовая прибыль на графике рисунка определяется, как разница между совокупным доходом от производства и продаж гостиничных услуг и общими затратами, связанными с производством и продажей услуг

Пвал= Дс.д-Зобщ

Пример расчета точки безубыточности. Определение точки безубыточности при внедрении дополнительных услуг, например, открытие фитнес-клуба. Руководством гостиницы принято решение, что цена занятия одного клиента в спортивном зале будет составлять 200 руб. Анализ показал, что постоянные затраты (зарплата тренера, аренда зала и т.д.) будут 300 тыс. руб. в год. Переменные затраты составят 50 руб. в день.

Тогда функция общих затрат будет выражаться зависимостью

, где х – количество услуг в год.

Тогда при оказании 1000 услуг в год совокупный доход от введения этой услуги будет равен 200 тыс. руб. (поступления от клиентов), при 2000 услуг в год – 400 тыс. руб. и т. д.

Общие затраты составят при 1000 услуг в год: у = 300 тыс. + 50 тыс. = 350 тыс. (руб.), при предоставлении 2000 услуг – 400000 руб. Изобразим это графически (рисунок 30)

доход Совокупный доход тыс. руб. 500 Общие затраты 400 300 200 100 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Объем производства и продаж услуг, тыс.

Рис. 30 Расчёт точки безубыточности

Из анализа рисунка видно, что при оказании фитнес -услуг более чем на

2000 руб. в год, гостиница будет иметь доход от этого вида деятельности.

Работа финансовых служб гостиниц с ценными бумагами заключается в выборе финансового института для размещения свободных денежных средств с целью получения вне реализационного дохода. Наименее рискованным, но и малодоходным является вложение свободных средств в банковский депозит или облигации, наиболее рискованным, но более доходным – работа на фондовой бирже.

К ценным бумагам относятся:

1. Облигация – это ценная бумага, свидетельствующая о займе государством или предприятием денежных средств у предпринимателей или частных лиц. Это обязательство заемщика выплатить (вернуть) через определенный срок заемную сумму и фиксированные проценты(премию).

2. Акция – это ценная бумага, удостоверяющая участие ее владельца в формировании уставного капитала акционерного общества и дающая право на получение соответствующей доли прибыли в форме дивиденда. Держатель акции является совладельцем предприятия. Акции бывают простыми и привилегированными. Держатели привилегированных акций получают повышенный дивиденд, но не могут быть избраны в руководящие органы предприятия.

Отношение цены акции, которая определяется на фондовой бирже (если гостиница является членом биржи) к выручке (Ц/В) рассматривается как индикатор времени сделок. Держатель акции должен ее продать при максимальной величине коэффициента Ц/В и купить, когда Ц/В будет минимально.

Вкладывая свободный капитал в ценные бумаги, гостиничное предприятие рассчитывает не только сохранить деньги, но и увеличить свой капитал.

4. Банковский сертификат – ценная бумага, свидетельствующая о депонировании, т. е. обязательстве сохранить взятые у гостиничного предприятия деньги и вернуть, в указанный срок с выплатой фиксированного процента (банковской учётной ставкой по вкладам).

Основополагающей формулой является зависимость, связывающая инвестированный капитал (К) с возросшим (В) капиталом. Через Н-ное количество лет возросший капитал будет следующего объёма

,

где Д – норма доходности, учетная ставка банка (10%).

Например: гостиница кладет в банк 1000000 долл. через 2 года предприятие может получить В = 1000000·(1+0,1)² = 1000 долл.

Другой пример. Сколько сегодня нужно вложить средств, чтобы через 4 года подучить 2500000 долл.

Выше приведенную формулу нужно переписать, выбросив (К) деньги, вложенные в банк.

= 2500000/1,05 = 2400000 долл.,

Другим безопасным с минимальным риском способом наращивания свободных средств - это приобретение государственных или корпоративных облигаций. Они менее доходны и менее рискованны. Доходность облигации рассчитывается следующим образом:

,

где Ц_погаш– цена погашения облигации;

Ц_прод– цена продажи;

Т_погаш – срок погашения облигации.

Если цена погашения облигации 100 руб. , цена продажи облигации – 95 руб., срок погашения, т. е. возврата занятых средств – 120 дней, то через 120 дней от одной облигации гостиница получит от государства (обычно это банк) 116 руб (100 – 95)/95 · (120/360) · 100 = 16%, но если купить 1000 акций, то 16000 руб.

Бюджет гостиницы Создание бюджета одна из важнейших задач управления финансовыми ресурсами гостиничного предприятия.

Цель бюджета гостиницы – обеспечение воспроизводственного процесса оказания услуг. Финансовые ресурсы с учётом объёма собственных и заёмных средств и иных поступлений составляют доходную часть бюджета гостиницы, расходную часть контролирует бухгалтерия.

1.

Рис.31 Статьи бюджета гостиницы

Аналитическая работа финансового отдела гостиниц состоит в контроле наполнения бюджета с использованием расчёта финансовых коэффициентов, их статистического анализа, на основании, которого строят прогнозную модель бюджета на будущее. Бюджет – это скоординированный по всем подразделениям финансовый план работы гостиничного предприятия. На рисунке 31 показаны примерные статьи бюджета гостиницы.

Контрольные вопросы

1. Какие основные задачи решает финансовая служба гостиницы?

2. Покажите взаимосвязь финансовой службы гостиниц с внешними финансовыми институтами.

3. Какие показатели характеризуют финансовую устойчивость деятельности гостиниц?

4. Из каких частей складывается капитал гостиниц?

5. В чём смысл, как рассчитывается и какова оптимальная величина коэффициента финансовой зависимости гостиницы от финансовых институтов?

6. Дайте классификацию рисков и какие риски относятся к группе «спекулятивных» и почему?

7. Какие применяют методы для снижения инвестиционных рисков?

8. Какие основные рекомендации даются специалистами для снижения инвестиционных рисков?

9. Дайте классификацию рисков. Почему финансовые риски называются спекулятивными?

10. Какие методы расчёта риска должен знать менеджер?

11. Что такое «замороженный» капитал? С какой целью его анализируют?

12. Как определяется «точка безубыточности» гостиниц?