Создание запроса с вычисляемыми полями.

4.1. Создайте новый запрос, содержащий поля «Фамилия» и «КодСотрудника» изтаблицы: «Сотрудники».

4.2. Для выведения суммы выплат для всех сотрудников разместите курсор в верхней строке пустого столбца сетки QBE таблицы. Вызовите Построитель выражений, нажав на значке Создание запроса с вычисляемыми полями. - student2.ru , расположенном на вкладке Конструктор в разделе Настройка запроса.

4.3. В левом нижнем окне Построителя выражений (рис.5) выберите объект Таблицы и щёлкните по папке с крестиком. Из раскрывшегося списка выберите таблицу «Выплаты». Из списка полей таблицы, появившемся в среднем окне, двойным щелчком выберите поля «Основные» и «Дополнительные», поставив между ними знак Сумма«+». Закройте окно Построителя выражений.

Рис. 5. Окно построителя выражений.

Внимание! Имя заголовка вычисляемого поля Access автоматически присваивает "Выражение 1".

4.4. Измените заголовок вычисляемого поля. Поставьте курсор в ячейку с выражением: Выражение 1: [Основные]+[Дополнительные] инажмите Shift+F2. В появившемся окне Области ввода (рис.6) измените текст: Сумма: [Основные]+ [Дополнительные]. Кнопкой ОК закройте область ввода.

Рис. 6. Окно области ввода.

4.5. Выполните запрос и сохраните его, присвоив имя «Сумма».

5. Использование фильтра.

5.1. Откройте таблицу «Дополнительные сведения». Поставьте курсор в поле «ГодРождения». На вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтры выберите кнопку Фильтр. В открывшееся меню выберите Фильтры дат/Между…. Появится окно выбора Диапазон дат.

5.2. Определите период поиска сотрудников по году рождения. И нажмите ОК. Должна появиться таблица, в которой будут только выбранные записи.

5.3. Добавьте в фильтр ещё одно условие: дату найма. Нажмите кнопку Выделение и выберите из раскрывающегося списка любое условие. Примените фильтр.

5.4. Чтобы удалить фильтр, нажмите на значок рядом с названием поля и выберите Снять фильтр с….

5.5. Чтобы получить записи сотрудников, у которых фамилии начинаются на букву М, откройте таблицу «Сотрудники» и поставьте курсор в первую строчку поля «Фамилия». Вызовите фильтр и в открывшемся меню выберите Текстовые фильтры/Начинается с…. В открывшемся окне в окошке «фамилия начинается с» введите букву М.

Самостоятельная работа.

Сортировка записей таблицы.

6.1. Создайте новый запрос по таблице «Сотрудники». Выведите все фамилии в алфавитном порядке по возрастанию. Сохранить запрос с именем: «Сортировка».

6.2. Создайте фильтр на выборку всех записей о сотрудниках кроме тех, у которых фамилия начинается на М. Сохраните фильтр как запрос.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4

Создание различных форм

Цели работы:

Изучение приёмов создания и редактирования форм и диаграмм.

Задачи работы:

1. Создание форм различных типов

2. Редактирование форм с использованием режимов Мастера и Конструктора форм.

3. Создание и редактирование диаграмм.

Общие сведения.

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в ACCESS и основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях ACCESS. Преимущество форм для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представляются в виде, удобном для пользователя. ACCESS связывает форму с таблицей и хранит в таблице введённую в форму информацию (не обязательно в табличном виде). Чаще всего формы создаются в следующих целях:

- ввод и редактирование данных;

- управление ходом выполнения приложения – формы используются для запуска макросов;

- вывод сообщений – с помощью формы можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибке;

- печать информации.

1. Создание форм. Существует несколько способа создания форм:

1.1. Автоформа. В окне базы данных сделать активной вкладку Создание. Выделить (не открывая) любую таблицу и щёлкнуть кнопку Форма в разделе Формы. Сохраните ее с именем «Автоформа»

1.2. Диаграмма. Создайте форму в виде диаграммы. Не открывая, выделите запрос «Сумма». На вкладке Создание в разделе Формы нажмитекнопку Сводная диаграмма. Щёлкните левой кнопкой мыши по пустому полю справа – появится список полей выделенной таблицы.Поле «Фамилия» перетащите мышкой в поле категорий, а поле «Сумма» в поле данных. Измените тип диаграммы: выделите область построения диаграммы и на вкладке Конструктор нажмите кнопку Изменить тип диаграммы.

1.3. Создание формы при помощи Мастера форм.

1.3.1. На вкладке Создание в разделе Формы нажмите на кнопку Другие формы и выберите пункт Мастер форм.

1.3.2. Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выделите таблицу «Сотрудники», из которой нужно выбрать все поля.

1.3.3. Каждое поле, включаемое в форму, перенести из списка Доступные поля» в список Выбранные поля при помощи кнопки « > ». Кнопка «>>» переносит сразу все поля. Внешний вид формы выберите «ленточный». В следующем окне выберите стиль формы. Присвойте форме имя «ленточная» и нажмите кнопку Готово.

2. Введение данных в разные таблицы через форму.

2.1. Перейдите на вкладку Создание в раздел Формы, выберите кнопку Другие формы/Мастер форм .

2.2. Создание запроса с вычисляемыми полями. - student2.ru Выберите в окошке Таблицы и запросы таблицу «Сотрудники» и выберите все поля.

2.3. Из таблиц «Дополнительные данные» и «Выплаты» также выберите все поля, кроме поля КодСотрудника (это поле было выбрано из предыдущей таблицы). Нажмите кнопку Далее.

2.4. В следующем окне выберите внешний вид формы в столбец и щелкните по кнопке Далее.

2.5. Выберите оформление формы, присвойте имя «Данные о сотрудниках», поставьте флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных. Добавьте в форму данные ещё о двух сотрудниках. Между окнами ввода удобно перемещаться с помощью клавиши Tab. Проверьте заполнение таблиц «Сотрудники» и «Дополнительные сведения».

Редактирование форм.

3.1. Редактирование формы в режиме Конструктора. Откройте форму, созданную по таблицам «Сотрудники» и «Дополнительные сведения» в режиме Конструктора. Любое поле в конструкторе формы делится на две части: название поля и отображение данных данного поля в режиме просмотра.

Внимание! Убрать или добавить разделы формы можно используя правую кнопку мыши и выбрав нужный раздел: Заголовок формы/ Примечание формы.

3.1. Выделите поле «Фамилия» (название поля). Измените тип и размер шрифта, цвет текста, фона, используя кнопки на ленте инструментов. Размер поля можно изменить, перетаскивая границы поля мышью.

3.2. Выровняйте границы окон в соответствии с содержащимся в них текстом. Закройте форму, сохранив изменения.

4. Внедренный объектOLE.Тип поля OLE позволяет вставлять в форму графические объекты, например фотографию или рисунок.

4.1. Откройте таблицу «Дополнительные сведения» в режиме Конструктор.

4.2. Добавьте новое поле «Фото», выбравтип данных Поле объекта OLE. Перейдите в Режим таблицы.

4.3. Заполните новое поле в таблице «Дополнительные сведения». Курсор установите в поле «Фото». Щёлкните правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите Вставить объект. В появившемся окне укажите на объект Рисунок Paintbrush. Откроется окно Paint.

4.4. В обозначенную рамку вставьте рисунок: Правка/Вставить из файла и вставьте рисунок (можно использовать один из стандартных рисунков Microsoft). Закройте окно Paint.

4.5. Аналогично заполните поле «Фото» для следующего сотрудника, но вставьте не фотографию, а собственный рисунок.

Внимание! В поле появится только надпись Точечный рисунок. Рисунки просматриваются только в Форме.

Аналогично заполните поле «Фото»длядругих сотрудников.

5. Просмотр фотографий.

5.1. Создайте с помощью Мастера формувстолбецпо таблицам «Дополнительные сведения» и «Сотрудники». Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, ГодРождения, Фото.

5.2. Просмотрите форму, сохранив её под именем «С фото» (рис.6).