Создание и редактирование документов в word

MS WORD и MS EXCEL

Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ

Ростов-на-Дону

2006

УДК

Черкезов С.Е. MS Word и MS Excel методические рекомендации по выполнению лабораторных работ - РГЭУ «РИНХ», Ростов-н/Д., 2006. - 60 с. ISBN

Методические рекомендации содержат как сами лабораторные работы по освоению приемов работы в редакторах MS Word и MS Excel, так и рекомендации по их выполнению на основе примеров и алгоритмов.

В рекомендациях предлагаются задания, направленные на развитие наиболее востребованных умений по разработке электронных документов и обработке данных табличным способом.

Порядок лабораторных работ логически выстроен, задания имеют преемственность в содержании упражнений с повышением степени сложности.

Пособие ориентировано на студентов экономических вузов, а также пользователей прикладных программных.

Рецензенты: Т.К. Кузнецова, Е.В. Ефимова

ISBN

ã - Ростовский государственный экономический университет «РИНХ», 2006

ОГЛАВЛЕНИЕ

Часть I. Редактор MS Word
Лабораторная работа №1
Лабораторная работа №2
Лабораторная работа №3
Лабораторная работа №4
Лабораторная работа №5
Лабораторная работа №6
Лабораторная работа №7
Лабораторная работа №8
Часть II. Редактор MS Excel
Лабораторная работа №1
Лабораторная работа №2
Лабораторная работа №3
Лабораторная работа №4
Лабораторная работа №5
Лабораторная работа №6
Лабораторная работа №7
Лабораторная работа №8

Часть I

Лабораторная работа №1

Лабораторная работа №2

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В WORD

Порядок выполнения работы:

1. Создать свои 3 стиля (один нумированный).

2. Разработать шаблон фирменного бланка для писем и фирменное письмо.

3. Вставить календарь на текущий месяц.

4. С помощью мастера бюллетеней создать бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки и заголовки.

Методические рекомендации

Создание нового стиля

Проще всего создать новый стиль, используя в качестве образца любой оформленный нужным образом абзац.

Для того чтобы изменить существующий стиль, выполните следую-щие действия:

· выделите один из абзацев, отформатированный изменяемым стилем.

· внесите в него изменения методами непосредственного форматирования.

· откройте список стилей панели инструментов Форматирование” и щелкните мышью по имени изменяемого стиля. После этого автоматически изменится оформление всех абзацев, отформатированных измененным стилем.

Мастера и шаблоны

Ведение деловой корреспонденции связано с подготовкой типовых документов, количество типов которых сравнительно ограничено, в редакторе Word для их использования используются Мастера и Шаблоны.

Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными.

Мастер- это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой информацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др. Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необходимо:

В меню Файл выбрать команду Создать.

· В открывшемся диалоговом окне в группе Создать установить переключатель Документ.

· В поле Создать выбрать Шаблон.

· Нажать кнопку ОК.

· При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными.

· При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.

Пример 1.Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и плавающий текст. После создания бюллетеня в нем можно изменить размер шрифта и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. Кроме того, в бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Выберите вкладку Публикации.

3. Дважды щелкните значок Мастер бюллетеней.

4. Следуйте указаниям мастера.

Аналогично используются другие мастера (писем, факсов, …). Если имеющиеся шаблоны не удовлетворяют пользователя, он может создать свои шаблоны на основе ранее созданных или на основе нового документа.

Шаблон можно создать следующим способом:

1. Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расширением .dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.

2. Сохранить существующий документ в качестве шаблона командой Файл\Сохранить как, в поле Тип документа при этом установить Шаблон документа.

3. Создать новый шаблон командой меню Файл\Создать при установ-ленном флажке Шаблон.

В некоторые виды документов полезно вставлять календарь текущего месяца, квартала, полугодия, года. Часто календарь печатается на обратной стороне рекламных документов.

Вставка календаря на любой месяц с 1900 по 2100 год выполняется командой Вставка\ Объект, появляется окно Вставка объекта, во вкладке Создание выбрать Тип объекта: Элемент Календарь, нажать клавишу ОК.

Лабораторная работа №3

ПАНЕЛЬ РИСОВАНИЕ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММЫ WORDART В РЕДАКТОРЕ WORD

Порядок выполнения работы:

1. Изобразить с помощью панели Рисование структуру согласно Примера 1, содержащую не менее 9 блоков. Текст в блоках может быть любым (например, структура может быть взята из какой-либо лекции).

2. Изобразить с помощью программы WordArt рекламное слово, используя различные эффекты (см. Пример 2).

3. Разработать по принципу Примера 3 (имеющее такие же текстовые поля) настенное объявление на произвольную тему (ксерокопирование, продажа щенков, товаров, предложение услуг и пр.).

Методические рекомендации

Пример 1.

При составлении схемы сначала были напечатаны надписи, затем нарисованы прямоугольники вокруг них, при этом прямоугольники скрыли текст, поэтому в пункте Действия\Порядок была выбрана команда Поместить за текстом. Все операции выполнялись над выделенными элементами.

1.1. Использование WordArt

1. выполняется щелчок левой мышью по клавише Добавить объект WordArt, выбирается вид надписи, нажимается клавиша ОК;

2. в появившемся окне Изменение текста WordArt задаются тип шрифта, его размер и начертание (полужирный, курсив), вводится текст и нажимается ОК.

Размеры текста можно изменить с помощью белых квадратиков контура выделения. Перемещение текста выполняется мышью, при этом нужно ухватить текст за его середину или линию контура выделения. Вращение объекта выполняется с помощью курсора, который превращается в окружность со стрелкой, если им ухватиться за один из зелёных кружков контура выделения и перемещать в какую-либо сторону. Цвет и другие параметры объекта изменяются с помощью кнопки Формат объекта WordArt или с основной панели Рисование, с которой также можно задать эффекты затенения и объёмности.

Например, название газеты "Знамя " может выглядеть следующим образом:

Пример 2.

2. Разработка настенного объявления. При его разработке используются текстовые поля, которые создаются с помощью кнопки Надпись. Такое объявление обычно состоит из рисунка, текста объявления, названия организации и листков "отрывных телефонов". Все элементы объявления вводятся в свои текстовые поля №1-№4:

Пример 3: Последовательность действий при создании настенного объявления с использованием текстовых полей следующая:

1. С помощью кнопки Надпись панели инструментов Рисование создайте текстовое поле №1, совпадающее по размерам с объявлением.

2. В меню Формат выберите пункт Границы и заливка и создайте рамку вокруг текстового поля №1.

3. В левом верхнем углу поля №1 создайте поле №2 (без обрамления), в котором будет размещаться название организации.

4. В панели Рисование выберите пункт WordArt .

5. На экране появится окно WordArt. В поле Ввод текста наберите название организации.

6. Задайте размер шрифта, начертание (полужирный, курсив), а в поле эффектов выберите дугу.

7. Закончив создание текстовых эффектов, нажмите OK . В текстовом поле №2 появится название организации, выгнутое дугой.

8. Создайте текстовое поле №3 и наберите в нем текст объявления. Отформатируйте текст.

9. Установите курсор в ту строку, где будет располагаться первый слева отрывной телефон. Далее повторите действия 4-7, набрав номер телефона и выбрав эффект вертикального текста «сверху вниз».

10. С помощью панели инструментов Формат \Границы и заливка добавьте к полученному объекту WordArt обрамление слева, снизу и справа.

11. Скопируйте объект «телефон» в буфер и размножьте его столько раз, сколько он поместиться по ширине в текстовом поле №1 (можно воспользоваться мышью и методом drag & drop - копирование с помощью мыши при нажатой клавише <Ctrl>).

12. Последней задачей является размещение рисунка внутри выгнутого дугой текста. Для этого создайте текстовое поле №4, по размеру вписывающегося в дугу. В меню Вставка выберите пункт Рисунок, в открывшемся диалоговом окне в списке файлов выберите любую картинку нажмите кнопку OK.

При необходимости текстовые поля можно отцентрировать относительно друг друга с помощью мыши.

Пример 3.

Объекты, созданные в WordArt, можно в дальнейшем редактировать. Для этого достаточно щелкнуть мышью по объекту и раскрыть окно WordArt, в котором можно будет изменить текстовой эффект, шрифт и т.д.

Лабораторная работа №4

Лабораторная работа №5

РАБОТА С БОЛЬШИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Порядок выполнения работы:

1. Создание структуры примерной курсовой или дипломной работы, содержащей:

· титульный лист работы;

· оглавление;

· пронумерованные условные названия глав, разделов, пунктов, подпунктов и т.д. (Текст для структурированиядан в конце лабораторной №5);

· сноски и примечания.

Методические рекомендации

Общие положения

Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими документами. Большим называется документ не столько большой по объёму, сколько сложный по своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. При создании большого документа пользователь может применять разные подходы:

· если известен план будущей пояснительной записки к курсовой работе, примерные названия глав, разделов и подразделов, то, приступая к её оформлению в Word, желательно сначала создать структуру документа, а затем уже набирать текст пояснительной записки.

· если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа. Процесс структурирования документа заключается в том, что в режиме просмотра структуры документа с помощью кнопок панели инструментов «Структурирование» нужным абзацам присваиваются уровни Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.

После этого абзац перестает быть обычным текстом, он получает заголовок, оформленный в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, в меню Вид необходимо выбрать команду Структура или нажать кнопку Режим структуры в левом конце горизонтальной линейки прокрутки.

На экране появится панель инструментов «Структурирование»:

Назначение кнопок:

повышает уровень выделенного абзаца на единицу; понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

преобразует выделенный заголовок в обычный текст;

перемещает выделенные абзацы выше предыдущего элемента в структуре документа;

перемещает выделенные абзацы ниже следующего элемента в структуре документа;

кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

кнопка Свернуть прячет самый нижний уровень в выделенном фрагменте;

1-7 отображают заголовки соответствующего уровня;

кнопка Отобразить форматирование включает отображение символов оформления документа;

Пример 1. Необходимо разработать структуру реферата на тему «Планирование рекламной компании» следующего вида:

1. Реклама и пропаганда товара Абзац текста

2. Методы продвижения товара на рынок Абзац текста

2.1.Выделение рыночных сегментов Абзац текста

2.1.1.Рекламная деятельность Абзац текста

2.1.2.Внешние характеристики товара Абзац текста

3.Особенности товара Абзац текста

4. Демонстрация возможностей товара Абзац текста

Для этого необходимо:

· ввести все заголовки (главы, разделы, подразделы) в стиле Обычный или Заголовок 1 из пункта Стиль панели Форматирование;

· перейти в режим просмотра структуры документа, нажав соответствующую кнопку слева от нижней полосы прокрутки или выбрав команду пункта Вид\Структура строки меню;

· использовав описанные выше кнопки панели инструментов «Структурирование», повысьте (понизьте) каждый абзац до нужного уровня. Перед нажатием кнопок соответствующий

· заголовок нужно выделить или поставить в эту строку курсор;

· в пункте меню Формат\Список выбрать вкладку Многоуровневый, в ней – окно с нумерацией типа "1.--1.1.--1.1.1.", нажав клавишу Изменить, задать тип шрифта, отступ заголовков и текста от левого края, начальную цифру нумерацию заголовков.

В результате этих действий к каждому абзацу, отформатированному ранее как заголовок, будет добавлен соответствующий номер.

При добавлении или удалении элементов структуры документа заголовки будут автоматически перенумеровываться. Стиль нумерации заголовков можно изменить, повторно выполнив команду Формат\Список\Нумерованный (или Многоуровневый) и выбрав новый стиль нумерации. Чтобы удалить нумерацию заголовков, необходимо в диалоговом окне Список нажать кнопку Удалить. На данном этапе реферат состоит из заголовков различного уровня. Чтобы разместить в нем текст, удобно сначала в режиме просмотра структуры документа добавить в каждый раздел одну пустую текстовую строку, а затем перейти в привычный режим разметки страницы.

С этой целью в меню Вид необходимо выбрать пункт Разметка страницы или нажать соответствующую кнопку внизу слева от полосы прокрутки. Далее следует набирать текст. Появляющиеся автоматически новые номера в текстовых строках убираются клавишей Вackspace (стрелка влево) или кнопкой Понизить до обычного текста из режима Структура.

Ниже показано оглавление в стиле Формальный для Примера 1

Оглавление

1. РЕКЛАМА И ПРОПАГАНДА ТОВАРА……..1

2. МЕТОДЫ ПРОДВИЖЕНИЯ …………...……3

2.1. ВЫДЕЛЕНИЕ РЫНОЧНЫХ СЕГМЕНТОВ .…3

2.1.1. Рекламная деятельность ……………..4

2.1.2. Внешние характеристики товара…….5

3. ОСОБЕННОСТИ ТОВАРА ……………...7

4. ДЕМОНСТРАЦИЯ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ТОВАРА.….12

При редактировании документа может возникнуть необходимость обновления оглавления. Для этого нужно установить курсор в обновляемом оглавлении и нажать клавишу F9. После этого в открывшемся окне диалога «Обновление оглавления» необходимо установить переключатель Обновить только номера страниц или Обновить целиком.

Текст для структурирования:

Введение

Часть 1. Экономические основы рынка.

Товары, продукты и услуги.

Промышленные товары.

Продовольственные товары.

Услуги населению.

Часть 2. Программа маркетинга.

Анализ продукта и рынка.

Формирование цен на товары и услуги.

Формирование цен на товары.

Формирование цен на услуги.

Реклама и пропаганда товаров и услуг.

Контроль за выполнением программы маркетинга.

Способы контроля.

Заключение.

Лабораторная работа №6

ТАБЛИЦЫ И ДИАГРАММЫ. ВЫЧИСЛЕНИЯ В WORD

Порядок выполнения работы:

1. Создать документ с четырьмя таблицами размером не менее 3×4, каждую выполненную отдельным способом. Наименование каждой таблицы поместить перед ней.

2. Заполнить таблицы произвольными данными (ежемесячная темпера-тура в регионе, продажа товаров по месяцам и т.д.). По крайней мере в одной ячейке число должно рассчитываться по введенной в неё формуле.

3. Построить диаграммы по табличным данным для способов 1-3 с помощью программы Диаграмма Microsoft Graph, для способа 4 – с помощью программы Мастер диаграмм процессора Excel.

4. Сохранить документ с таблицами и диаграммами на своей дискете. В результате выполнения лабораторной работы в созданном файле должны быть размещены 4 таблицы и 4 диаграммы (графика).

Методические рекомендации

1. Ввод, редактирование и форматирование таблиц. Для упорядочивания цифровых и текстовых данных в документах час-то используются таблицы. Важной особенностью Word является отсутствие ограничений на формат данных, которые можно разместить в ячейке таблицы. Это могут быть как текстовые абзацы, числа, так и графические изображения.

Создать таблицу можно четырьмя способами:

1 способ:

1) установите курсор в месте вставки таблицы в документ;

2) нажмите кнопку Добавить таблицу стандартной панели инструментов, (под кнопкой появятся линии сетки);

3) переместите указатель мыши при нажатой левой кнопке по линиям сетки до получения требуемого числа строк и столбцов, а затем отпустите кнопку мыши. Максимальный размер таблицы, вводимой этим способом, составляет 4×5 ячеек.

Первоначально кнопкой Добавить таблицу панели инструментов Стандартная была вызвана таблица размером 4×5 ячеек, к которой затем добавлены строки (с помощью клавиши Tab при курсоре в последней ячейке) и столбцы с помощью пункта меню Таблица\Разбить ячейки… .

Таблица отформатирована методом "Простой 3" из пункта меню Таблица\Автоформат… .

Для вычисления средних значений в правый столбец вводилась формула AVERAGE(LEFT), в нижние строки – формулы AVERAGE(ABOVE) и MAX(ABOVE). Расположение содержимого ячеек в их серединах выполнено кнопкой "По центру"панели Форматирование после выделения таблицы.

Для построения диаграммы таблица была выделена, затем выполнена команда Вставка\Объект\Диаграмма Microsoft Graph. Появляющуюся вместе с диаграммой таблицу процессора Excel нужно удалить. После вставки рамка с диаграммой была растянута по горизонтали на ширину листа с помощью черных прямоугольников рамки.

2 способ:

В пункте строки меню Таблица выбрать команду Добавить таблицу, появится окно Вставка таблицы, в котором задается количество столбцов и строк, ширина столбцов и один из 39 способов автоформатирования таблицы.

В результате выполнения этих способов в документ будет вставлена пустая таблица, например:

Следует заметить, что бледные линии сетки таблицы являются вспомогательными и на печать не выводится.

Используется команда пункта меню Таблица\Добавить таблицу, в окне Вставка таблицы задаём её размеры 4×6, вводим в ячейки данные:

Таблица отформатирована стилем "Современный", ячейки первой строки объединены командой Таблица\Объединить ячейки, в ней записано название таблицы, в столбце "Всего" записана функция =SUM(left), в столбце "В среднем" для 3-й строки введена функция AVE-RAGE(b3:d3), для 4-й строки - AVERAGE(b4:d4), где буквами обозначены столбцы, а цифрами – строки ячеек таблицы.

3 способ:

В пункте строки меню Таблица выбрать команду Нарисовать таблицу, появится окно Таблицы и границы, в котором можно задать толщину и цвет линий таблицы, рисуемых карандашом (стираются ластиком), задать цвет заливки, объединить или разбить ячейки, выровнять строки, ширину столбцов, изменить направление текста, сортировать данные в ячейках по возрастанию и убыванию, выполнить их автосуммирование.

Для нарисованной таблицы справедливы все операции форматирования и редактирования, применимые в первых двух способах. Недостающие ячейки можно дорисовать, снова вызвав окно Таблицы и границы командой Таблица\Нарисовать таблицу.

Перед вводом информации в ячейку следует щелкнуть в ней мышью. Для перемещения между ячейками также можно использовать клавишу Tab.

Содержимое ячеек можно перемещать и копировать, используя буфер обмена или метод drag & drop (выделить и перетащить мышью).

Нарисуем таблицу карандашом из пункта меню Таблица\Нарисовать таблицу: Оплата счетов за электроэнергию и водоснабжение в 1 квартале

Для объединения ячеек первой строки для названия таблицы вертикальные линии в ней были стёрты ластиком (кружком внизу ластика)/ В строке "Итого" использована функция SUV(ABOVE), автоформатирование - стилем "Список 8".

4 способ:

Вставка таблицы Excel. Нажмите кнопку Добавить таблицу Excel на панели инструментов Стандартная, мышью выделите нужный размер таблицы (максимальный - 4×5 ячеек, потом его можно изменить, пользуясь средствами Excel), введите в таблицу данные. При вводе таблицы этим способом на экране Word появляются панели инструментов процессора Excel, с помощью которых можно вводить в ячейки различные формулы, строить графики и др.

Нажмём кнопку "Добавить таблицу Excel" на панели инструментов Стандартная, выделим мышью все ячейки, появится таблица 4×5 со столбца-ми А, В, С, D, E и строками 1, 2, 3, 4, как фрагмент рабочего поля табличного процессора Excel со своими панелями инструментов. С помощью квадратиков на сторонах рамки увеличим число строк до 5.

Оценки вступительных экзаменов в ФФФФ абитуриентов целевой группы

Ввод данных в ячейки Excel выполняется следующим образом:

· выделяется нужная ячейка щелчком мыши по ней,

· вводится текст, нажимается клавиша Enter,

· выделяется следующая ячейка и т.д.

Если содержимое ячейки не помещается в ней, то границу столбца можно отодвинуть, установив курсор на границу ячеек.

Для ввода формулы в ячейки строки "Сумма баллов" используется математический аппарат Excel , вызываемый кнопкой Вставка функции на панели инструментов Excel Стандартная. На этой кнопке нарисован значок "f". В левой части окна мастера функций выбираем строку "Математические", в правой части – функцию "СУММ", нажимаем клавишу

Далее, указываем ячейки, содержимое которых нужно просуммировать (записываем через двоеточие, напр. СУММ(b2:b4) или протаскиваем по этим ячейкам мышь при нажатой клавише).

Для построения диаграмм используется графический аппарат Excel "Мастер диаграмм", который вызывается кнопкой панели инструментов Стандартная с изображением столбцовой диаграммы. Для построения диаграммы или графика по данным таблицы её нужно выделить, вызвать "Мастер диаграмм" и выполнить все 5 шагов мастера.

После окончания работы с таблицей и диаграммой нужно щелкнуть мышью вне таблицы, и она вставится в документ без инструментального набора Excel.

Если таблицу или диаграмму нужно исправить, то не нужно заново вводить таблицу Excel, строить диаграмму и пр. Для редактирования достаточно дважды щелкнуть левой мышью по полю диаграммы и инструментальные панели и рабочее поле Excel выведется на экран.

Построение диаграмм в Word

Информация становится более наглядной, если ее представить в виде диаграммы. Для быстрого представления содержимого таблицы Word в виде диаграммы можно использовать приложение Microsoft Graph 97:

1. Выделите введённую таблицу Word и выберите команду Вставка\Объект\Диаграмма Microsoft Graph 97 стандартной панели инструментов. Готовая диаграмма появится в окне Microsoft Graph.

2. Для модификации диаграммы используйте команды и опции Microsoft Graph.

3. После щелчка мышью по свободному месту экрана диаграмма будет вставлена в документ сразу после таблицы.

4. Отредактируйте диаграмму (вставьте её название, наименование осей, наличие сетки и др.), для этого нужно дважды щелкнуть левой мышью по диаграмме, затем вызвать контекстное меню правой мышью и заполнить соответствующие поля в окнах и вкладках, которые появляются при выборе команд Тип диаграммы и Параметры диаграммы. Следует заметить, что диаграмма может быть создана и в другом приложении (например, MS Excel, Works или Lotus 1-2-3), после чего её можно импортировать в документ Word, используя в технологию OLE. Если таблица введена в документ четвёртым способом (как таблица Excel), то построить по ней диаграмму или график можно с помощью кнопки стандартной панели Excel Мастер Диаграмм, выполнив все 5 шагов программы мастера.

Лабораторная работа №7

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФОРМАТЕ БРОШЮРЫ

Порядок выполнения работы:

1. Создать копию с документа, который будет форматироваться в виде брошюры (чтобы не испортить документ при неправильном его преобразованию в брошюру). В качестве такого документа могут быть взяты любые файлы текстовые файлы. Все дальнейшие операции выполнять над копией.

2. Отформатировать текст выбранного файла на размер шрифта 10, поменять ориентацию страницы на "альбомную", преобразовать текст в двухколонный, установить все поля страницы.

3. Составить макет брошюры.

4. Перераспределить страницы документа в соответствии с макетом вторым способом.

Методические указания

Общие положения

Особенностью создания брошюры является размещение текста на листах по принципу "первая страница – последняя страница", "вторая страница – предпоследняя страница" и т.д.

Поэтому сначала нужно сделать макет будущей брошюры, в котором будет указано, на какой стороне листа какие страницы (их номера) будут распечатаны.

Изготовление макета брошюры

Сделаем макет брошюры из листов формата А4, на каждой стороне которого находится по две страницы формата А5. Поскольку на одном листе формата А4 размещается 4 страницы формата А5, то общее число страниц в формате А5 нужно разделить на 4, если при делении появится остаток, то для брошюры нужно взять на один лист больше.

Пример: Документ содержит 21 стр. формата А5, следовательно потребуется 21:4=5 листов формата А4, в остатке – 1 стр. формата А5, для которой отводим ещё один, шестой лист формата А4. На пустых страницах этого листа можно поместить текст "Для записей" и оставить чистыми.

Для обложки отводим отдельный лист А4, на лицевой стороне которого на правой странице-колонке размещается титульный лист документа.

На обратной стороне в левой части – шифры УДК и ББК, авторы и название брошюры, аннотация, авторский знак ©, а в правой части – типографские реквизиты (количество печатных листов, тираж и т.д.). Поскольку страницы листа-обложки тоже учитываются, но не нумеруются, макет брошюры для такого документа будет иметь вид:

Из макета видно, что в правых частях лицевых сторон и в левых частях обратных сторон листов нумерация страниц идёт слева-направо и сверху-вниз (от 3 до 12), а в левых частях лицевых сторон и в правых частях обратных сторон листов нумерация идёт справа-налево и снизу-вверх (от 13 к 22), поэтому макет можно сжато записать в виде табл. 1:

Обложка Лист 6

Перед изготовлением макета рекомендуется сделать копию с преобразуемого в брошюру документа, чтобы, в случае ошибок при преобразовании документа в брошюру не испортить оригинал.

Для этого открытый документ нужно выделить командой меню Правка\Выделить всё, записать его в буферную память кнопкой Копировать, создать новый файл кнопкой Создать, вставить документ из буфера в новый файл кнопкой Вставить (все кнопки из стандартной панели инструментов), затем сохранить скопированный файл под другим именем (напр., брошюра-1.doc) командой Файл\Сохранить как из строки меню.

Разработка брошюры

Разработка брошюры складывается из нескольких этапов:

3.1. Изменение размера шрифта с кегля 14 на кегль 10.В Российской Федерации стандартным для оформления всех документов является шрифт с кеглем 14. Для текстового редактора MS Word и других разработок фирмы Microsoft Office основным является шрифт с кеглем 10, принятый в США и других западных странах.

Поэтому на первом этапе нужно выделить весь текст документа командой Правка\Выделить всё и выбрать в окне Размер шрифта панели Форматирование кегль № 10.

3.2. Изменение ориентации листа с формата "книжный" на формат "альбомный".Для этого нужно открыть пункт Файл\Параметры страницы, выбрать вкладку Размер бумаги и поставить мышью точку в кружке строки "Альбомная".

3.3. Преобразование текста документа в двухколонный формат.Выполняется с помощью кнопки Колонки на стандартной панели инструментов щелчком мышью по столбцу "2 колонки". Текст разместится в двух колонках, разделив страницу формата А4 на две страницы формата А5.

3.4. Редактирование двухколонного текста, нумерация страниц. На этом этапе на каждой брошюрной странице освобождаются две последние строки. Для этого курсор ставится в начало предпоследней строки и два раза нажимается клавиша Enter, при этом текст на страницах сдвигается по принципу слева-направо и сверху-вниз. Далее, чтобы страницы нумеровались по центру внизу, на последней строке каждой страницы расставляются номера страниц и на панели инструментов Форматирование выбирается форматирование текста "по центру" кнопкой По центру.

3.5. Перемещение страниц текста в соответствии с макетом брошюры.Может быть выполнено тремя способами:

· перемещение текста страницы мышью на нужное место согласно макету;

· вырезание страницы в буферную память и вставка её на нужное место согласно макету;

· запись каждой страницы в отдельный файл и вставка их в новый документ согласно макету. Для этого способа возможно формирование брошюры при распечатке документа, т.е. распечатка страниц из файлов на листах формата А4 в соответствии с макетом.

1 способ:

· выделить текст страницы (протащив по ней мышь при нажатой левой клавише или выделив все строки, протащив мышь по полосе выделения слева от текста, когда курсор станет двунаправленной стрелкой);

· ухватить выделенный текст нажатием левой клавиши мыши (при этом курсор превратится в стрелку с прямоугольником) и переместить его в начало первой строки нужной страницы документа согласно макету брошюры.

Эта операция выполняется для каждой страницы, пока все листы брошюры не будут заполнены в соответствии с макетом

2 способ:

· выделить текст перемещаемой страницы;

· вырезать его из документа, нажав кнопку Вырезать (ножницы) на панели Стандартная.

· установить курсор в начало первой строки страницы, где этот текст должен быть согласно макету брошюры;

· вставить текст перемещаемой страницы, нажав кнопку Вставить (портфель) на панели инструментов Стандартная;

· повторить операцию для всех страниц брошюры.

3 способ:

· выделить страницу с текстом, скопировать её в буфер кнопкой Копировать (два листка) из панели Стандартная;

· создать новый файл кнопкой Создать (чистый листок) из той же панели, установить курсор на место вставки - начало первой строки нового документа, вставить в него страницу с текстом из буфера кнопкой Вставить (Портфель), сохранить файл командой строки меню Файл\ Сохранить как под именем "стр.№…";

· выполнить ту же операцию со всеми страницами документа;

· создать новый файл кнопкой Создать, поменять "книжную" ориентацию страницы на "альбомную" с помощью команды Файл\Параметры страницы\вкладка Размер бумаги, разбить лист на 2 колонки кнопкой Колонки, установить все поля;

· установить курсор в начало первой строки левой колонки, открыть файл с нужной согласно макета страницей документа (кнопкой Открыть на панели инструментов или командой Файл\Открыть);

· повторить эту операцию для правой колонки того же листа, затем – аналогично для других страниц брошюры.

Этот метод тоже требует много памяти, т.к. для каждой страницы отводится отдельный файл, но всё же меньше, чем при перемещении страниц первым способом. Кроме того, как указывалось выше, новый файл с брошюрным распределением страниц можно не создавать, а формировать брошюрное распределение по макету непосредственно при распечатке документа.

Изготовление брошюры.

Заключается в распечатке документа в брошюрном формате, сортировке отпечатанных листов в необходимой последовательности и их сшивание в брошюру скрепками или другим способом.

Лабораторная работа №8

РЕДАКТОР ФОРМУЛ В WORD

Порядок выполнения работы:

· Ввести текст «Ввод в документ математических формул с помощью редактора формул Microsoft Equation 3.0», установить курсор на новую строку.

· Ввести формулу согласно своему варианту (вариант определяется последней цифрой студенческого билета) стилями «Математический», «Times New Roman» и «Arial» с полужирным начертанием. Нужный стиль выбирается в пункте строки меню «Стиль».

· Ввести те же три формулы, изменив для каждого стиля размеры всех символов на 5 пикселей (пт).

Методические рекомендации.

Общие положения

Во многих научных и исследовательских работах часто встречаются математические формулы. Для их ввода Word имеет в своем арсенале Редактор формул, позволяющий соответствующим образом располагать элементы математических формул и выводить их на печать.

Редактор формул – это инструмент визуального редактирования, размещающий структуры математических формул, в которые можно вводить с клавиатуры и вставлять из буфера числа, буквы, символы и другие элементы.

Редактирование уже введённых в документ Word формул выполняется после двойного щелчка по ним или вызова команды Правка\Объект\ Формула\ Изм<