Деловые письма в коммерческой работе

Письмо устных переговоров коммерсанты партнеры широко используют деловую переписку, в частности коммерческие письма. Такие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу, т.е. могут быть обжалованы в суде.

По своему функциональному назначению выделяют три вида коммерческой переписки:

1) Запрос - ответ на запрос;

2) Предложение (оферта) – ответ на предложение (акцент);

3) Рекламация (претензия) – ответ на рекламацию (претензию).

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. В запросе указывается наименование товара и условия, на которых партнеру желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки.

Пример 1.

Дата, адрес получателя, должность, Ф.И.О. получателя.

Основываясь на переговорах с вашим представителем в апреле с. г., просим выслать нам коммерческие предложения на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники (бра, торшеры, подвески, настенные лампы) с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Ответ на запрос должен быть дан, как правило, в 10-дневный срок, в котором продавец сообщает необходимую информацию, в частности:

-принятие вопроса к рассмотрению;

- выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

- отказ поставить интересующий покупателя товар;

- изменение условий поставки (изменение количества товара, марки, сроков поставки и т.п.);

- обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.

Пример ответа на запрос:

Дата, адрес получателя, должность, Ф.И.О. получателя.

Благодарим за запрос на поставку столовых фарфоровых сервизов. В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления вам предложения на интересующий вас товар. Наше решение мы сообщим в ближайшее время.

С уважением_____________(подпись)

В случае, если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), т.е. заявление о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение (оферта) - формальное предложение заключить коммерческую сделку, содержащее все существенные условия соглашения: ассортимент, количество, цены, сроки, ответственность сторон и т. п.

Предложение может быть направлено покупателю как ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. При этом, как правило, указываются наименование товара, количество, качество, цена, сроки поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Пример 2.

Дата, адрес получателя, должность, Ф.И.О. получателя.

Мы можем предложить вам цветные телевизоры фирмы «Сони» с экраном по диагонали 81 см. (указываются количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа).

С уважением_____________(подпись)

При ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми его условиями, он подтверждает принятие предложения продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача конкретного заказа или заключения договора (контракта).

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он в письменной форме отклоняет его (сейчас по факсу идут коммерческие предложения, но многие коммерческие работники не считают нужным отвечать, тем самым они теряют своих потенциальных партнеров на будущее).

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (например, с количеством товара, ценой, сроками поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка или проходят переговоры до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Рекламация (претензия) - коммерческие документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации (претензии) могут быть предъявлены в отношении качества, количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежей и других условий договора (контракта).

Рекламация должна содержать следующие данные:

- основание для предъявления претензии;

- доказательства - ссылки на нормативные акты и документы (ТУ, акт экспертизы, акт приемки, коммерческий акт);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация предъявляется в письменном виде (заказным письмом) с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то дело передается в арбитраж, решение которого является окончательными и обязательным для обеих сторон.

Пример 3.

Дата, адрес получателя, должность, Ф.И.О. получателя. О возмещении убытков.

26 марта 1999 года ваша фирма отгрузила лобовые стекла для автомобилей «Вольво» по железнодорожной накладной №248 в количестве 100 штук по счету №226695/289.

В связи с изложенным просим вас возместить понесенные нашей фирмой «Илона» убытки в размере 5600 долл. США.

Сумму следует перечислить на наш лицевой счет №128345 в КБ «Альфа-Банк» код 45 МФО 14.

Приложение: коммерческий акт № 226695/289.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде заказным письмом или по факсу - при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов - при отказе в удовлетворении претензии.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления деловой корреспонденции за рубежом, и ему придается большее значение, чем у нас.

Деловое письмо пишется на бланке фирмы отправителя, на котором изображают эмблему фирмы (или название фирмы), помещают ее полное название, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телекса и банковские реквизиты.

Деловое письмо состоит из 6 частей:

1) Дата, №;

2) Адрес получателя, должность, Ф.И.О. получателя;

3) Вступительное обращение;

4) Основной текст;

5) Заключительная формула вежливости;

6) Подпись.