Організаційна документація.

Інструкція— правовий акт, ство­рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, тех­нологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а та­кож посадових осіб або громадян. Вона належить до кате­горії організаційних документів, що видаються міністер­ствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуа­тації різного устаткування. Кожна з них має бути за­тверджена вищестоящими органами або керівниками організацій. Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі рек­візити:

- найменування її виду,

- коротке формулювання змісту (заголовок),

- текст;

- посада і прізвище особи, від­повідальної за її складання,

- її підпис,

- дата,

- номер (індекс) за класифікатором.

Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифра­ми).

Положення— це правовий акт, що встановлює основні правила орга­нізаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення скла­дають переважно при створенні нових підприємств або ус­танов. Ці документи можуть бути як типовими, так і індивіду­альними.

Індивідуальні положення для окремих установ, ор­ганізацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, ус­танов.

Положення може мати такі реквізити:

- герб,

- наймену­вання виду документа,

- назву установи,

- дату,

- місце видання,

- заголовок,

- гриф затвердження,

- текст.

Текст звичайно складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Власність і кошти підприємства.

3. Виробни­чо-господарська діяльність.

4. Права та обов'язки підпри­ємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реор­ганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили під­ставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функ­ціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т.п.

У другому — вказуються основні та обігові кошти, по­рядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові при­міщення, порядок розпоряджання надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-госпо­дарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

Запитання для самоконтролю

1. Що називають наказом?

2. Які види наказів бувають?

3. Розкрийте особливості змісту наказу.

4. Що таке розпорядження?

5. Хто видає розпорядження?

6. Що таке постанова?

7. Охарактеризуйте інструкцію як організаційний документ.

8. Охарактеризуйте положення як організаційний документ.

Рекомендована література

[1] - 55-63

[2] 95-127

[3] – 105-116

[4] – 40-46, 73-75

Підготовка до модульної контрольної роботи №3

Практичні завдання

Вправа 1. Перекладіть українською мовою текст:

Уважаемый мистер Верлен!

Ваша компания в течение четырнадцати лет является одним из наших постоянных клиентов. Конечно, мы очень благодарны Вам за это и, соответственно, хотели бы обслуживать Вас быстро и эффективно. Однако, к сожалению, это оказывается невозможным, когда Ваши грузовики доставляют нам крупные партии груза в конце дня, как это имело место 10 ноября. Почему? Потому что и другие клиенты также доставляют свои грузы в конце дня. Естественно, что это вызывает скопление грузов и вынужденную задержку ваших грузовиков, а иногда даже и задержку в отправке Вашего груза.

Это плохо. Очень плохо. Как этого избежать? Путём доставки Ваших грузов в первой половине дня, когда это возможно. Это позволит Вашим грузовикам быстро разгрузиться и отправиться обратно, мы же сможем немедленно приступить к обработке Вашего груза, а наши рабочие попадут домой рано вечером, чтобы насладиться за обедом превосходными макаронами и лапшой, которые Вы производите.

Пожалуйста, не примите это на жалобу и не сочтите, что я намерен советовать Вам, как вести дела. Моё письмо вызвано исключительно желанием обслуживать Вас более эффективно. Независимо от того, когда прибудет Ваш груз, мы всегда с радостью сделаем всё, что в наших силах, для того, чтобы быстро Вас обслужить.

Вы заняты. Пожалуйста, не утруждайте себя ответом на данное письмо.

Преданный Вам начальник станции Б. Алексеев