Назвіть правила, яких треба дотримуватися під час складання документа.

Контрольна робота

Варіант 5

Назвіть правила, яких треба дотримуватися під час складання документа.

Документ - основний вид ділового мовлення, що міс­тить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра- зразка. Кожний документ складається з окремих елементів, що на­зиваються реквізитами(01 - зображення Державного герба України, герба Авто­ номної Республіки Крим; 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 - зображення нагород; 04 - код організації; 05 - код форми документа; 06 - назва організації вищого рівня; 07 - назва організації; 08 - назва структурного підрозділу організації; 09 - довідкові дані про організацію; 10 - назва виду документа; 11 - дата документа; 12 - реєстраційний індекс документа; 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; 14 - місце складання або видання документа; 15 - гриф обмеження доступу до документа; 16 -адресат; 17 - гриф затвердження документа; 18 - резолюція; 19 - заголовок до тексту документа; 20 - відмітка про контроль; 21 - текст документа; 22 - відмітка про наявність додатків; 23 - підпис; 24 - гриф погодження документа; 25 - візи документа; 26 - відбиток печатки; 27 - відмітка про засвідчення копії; 28 - прізвище виконавця і номер його телефону; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі; 31 - відмітка про надходження документа до організації; 32 - запис про державну реєстрацію.). Склад та послідовність розміщення реквізитів у службо­ вому документі називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізи­ти.

Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазнача­ ється причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких пра­ вил:

1) текст викладати від третьої особи.

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.;

4) використовувати синтаксичні конструкції.;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення.;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок.;

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну;

9) використовувати інфінітивні конструкції.;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу.;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами.;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості.