Личные письма, адресованные фирмам или ор­ганам власти - Persönliche Briefe an Firmen und Behörden

В свое время наши учителя приложили немало сил, чтобы втолковать нам, как композиционно выстраи­вается, формулируется сочинение. Это требует чет­кого и логического мышления, но того, кто закончил школу, уже не заставляют писать сочинений. При этом требуют от него писем. Когда он пишет друзьям и знакомым, это еще полбеды, тут он может писать, как Бог на душу положит. Но вот в один прекрасный день ему требуется направить письмо властям, и, бес­помощный, сидит он перед белым листом почтовой бумаги. Он и не представляет, с чего начать.

Если вы не коммерсант, то могли пропустить главу "Коммерческие письма". Тем не менее прочитайте раздел о стиле коммерческого письма.

Каждый из нас время от времени получает письма от коммерсантов или чиновников. Они словно гово­рят на своем собственном языке и нам, как людям вежливым, хочется отвечать им в том же стиле. Как вежливому человеку? Нет, потому что считается, что они понимают этот язык лучше всего. И так распро­страняется инфекция. Если вы в предыдущей главе внимательно прочли противопоставления хороших и неудачных коммерческих писем, у вас должен быть почти привит иммунитет против подобных языковых заражений. Коммерческий стиль настоятельно нужда­ется в очистительном душе, потому что он покрыт пылью многих столетий.

Попробуйте начать письмо нетрадиционно! Даже когда вы направляете письмо людям, "прикованным" к чиновничьему столу. Естественный стиль и для них не пропадет даром.

Десять советов

Изложенные десять основных правил для состави­теля писем действительны для всех писем, включая даже любовные. Здесь же мы хотели бы дать вам де­сять советов специально для частной переписки в де­ловой сфере. Очень часто выясняется, что частное лицо имеет туманное представление об огромном ап­парате органов власти или какой-нибудь международ­ной фирмы. Вы даже не догадываетесь, что там дале­ко не каждый знает, кто именно скрывается за нераз­борчивой подписью на листке бумаги без каких-либо реквизитов отправителя. Вы наивно полагаете, что любой служащий обязан без промедления определить, какого вопроса касается ваше письмо и какой дело­производитель ждет не дождется вашего письма. Но также как вы подстраиваетесь под получателя вашего частного письма, точно также вам следует и учиты­вать особенности какого-либо государственного учре-

ждения или фирмы, если вы желаете быстро добиться с помощью переписки желаемой цели.

Вы быстрее придете к цели и облегчите вашему партнеру по переписке работу - того требует правила вежливости - если вы будете придерживаться следую­щих десяти советов.

Не отправляйте писем без обратного адреса! (Keine Briefbogen ohne Adresse!)

B частной переписке часто удовольствуются тем, что указывают обратный адрес только на конверте. Здесь он хорошо различим для почтового работника, чтобы тот имел возможность отправить его обратно, если адресат выбыл или не бо­лее там не проживает. Но письмо пришло, и конверт выполнил свою задачу. Он перекочевывает в корзину для мусора. А что происходит в органе власти или фирме с письмом, в котором не указан обратный ад­рес? Ничего! Или необходимы криминалистические способности, чтобы разыскать, кто же написал данное письмо. А это требует время и усилия. Вы же тщетно продолжаете ждать ответа и даже не подозреваете, что имеете ввиду самого себя, когда клянете на чем свет стоит разгильдяев. Итак, указывайте адрес не только на конверте, но и на листе своего письма!

К адресу также относятся членский номер (die Mitgliedsnummer) если вы являетесь членом страхо­вого общества, номер счета местного банка (die Verrechnungsstelle), клуба или общества книголюбов, ваш налоговый номер (die Steuernummer), если вы пишете в финансовое управление или ваш номер сче­та клиента (die Kundenummer), если вы являетесь кли­ентом предприятия посылторга (das Versandhaus) или крупного универсального магазина (das Grosskaufhaus). Что же произойдет, если вы не укаже­те эти данные?

Крупные предприятия используют электронную аппаратуру. Электронный автомат не сможет начать свою работу по вашему имени. Для него вы всего лишь номер, и если вы его не назовете, вы для аппа­рата не существуете. Ваше письмо отправится в кар­тотеку поиска. Там прилежные люди, которые разы­щут ваш номер по алфавитному каталогу. Хотя они и прилежные, но не настолько проворные, как элек­тронная аппаратура. Следствие: обработка вашего письма затянется.

Дублируйте дату и индексы! (Wiederhole Datum und Zeichen!)

B офисе часто много отделов, а в каждом отделе сидит много служащих. Кто-то из них будет разбирать ваше дело. К нему ваше письмо должно по­ступить прямиком. Предположим, у него шифр от­правителя "rk". Отнесемся очень серьезно к шифру отправителя. За ним стоит человек, отвечающий за ваше дело. А ваше письмо заблудится по бюро, если у него не будет условного обозначения.

Или: в каком-нибудь административном управле­нии навалены груды актов. Они отличаются друг от друга только шифром документов. А теперь пред­ставьте себе ваше письмо без номера и резюме, кро­шечное и совершенно беспомощное в этом океане бумаг! Оно безвозвратно затеряется, если только кто-нибудь любезно не почтет за труд откопать его, разы­скивая по исходящим и входящим данным. Если же ни у кого совершенно справедливо на это времени не найдется, оно будет лежать.

Подтверждения вместо утверждений! (Belege statt Behauptungen!)

Лучше всего документы (справки, сви­детельства, квитанции Urkunden, Zeugnisse, Quittungen), которые могут подкрепить ваше дело, от­правлять в копиях, оставляя оригиналы на руках. Ма-

ленькая квитанция убедительнее водопада слов. Слова не заменяют документа.

Если же вы, несмотря на это предупреждение, все же отсылаете оригиналы документов, то упомяните их в тексте письма и укажите еще раз дополнения под текстом, поименно и по порядку. Таким образом, не пишите: "Два дополнения", а конкретно:

1. одна квитанция об уплате DM 31,20;

2. один документ в заказном отправлении.

Такие ссылки-приложения в вашей машинописной копии действительны наряду с документом. Бездока­зательные утверждения удлиняют и осложняют пере­писку. Подтверждающие документы сокращают ее. Затем, если при составлении второго письма вы еще помните, о чем шла речь в первом, то в дальнейшем можете и не удержать в памяти. Поэтому все письма по деловым вопросам должны иметь копии. Если вы пишете письмо от руки, то сделайте у себя заметки о его содержании. Если вы отсылаете оригиналы доку­ментов, отправляйте заказное письмо!

Наведите справки, а потом пишите! (Informiere Dich, ehe Du schreibst!) Очень часто письмо оказывается из­лишним после того, как отправитель наведет справки по интересующему его вопросу.

Вам бывает неприятно, а вашему адресату обреме­нительно, когда ему приходится растолковывать вещи, которые вы обязаны знать сами. Вы даже не пред­ставляете, сколько бумаги, времени и нервной энер­гии уходит на разъяснение тому, кто не удосужился просто навести справки по интересующему его вопро­су прежде, чем сесть за письмо.

Но если же вы точно знаете, чего хотите и можете достичь своим письмом, то оно должно быть состав­лено без особых изысков, четко и убедительно.

При этом вам следует подстроиться под вкус, образ мыслей и сообразительность вашего клиента! Не раз­дражайте его стремлением навязать свой вкус, свои взгляды. Попытайтесь отыскать для него и себя об­щий фундамент и пойдите, насколько вам позволяет ваше достоинство, навстречу его условиям!

Будьте доброжелательны! (Setze guten Willen voraus!) Только тот, кто неуверен в себе, кому собственная ограниченность мешает реально оценивать происхо­дящее, во всем видит злой умысел и происки, направ­ленные против него.

Своим письмом вы добьетесь большего успеха, ес­ли сначала выскажите предположение, что произошло недоразумение, которое легко устранить. В большин­стве случаев люди не такие скверные, как многие по­лагают. Книга, которую вы заказали, например, вот эта, может придти к вам с восьмью непропечатанны­ми страницами, и все это устроил вам злой дух какой-нибудь целлюлозно-бумажной фабрики. Только ма­шина повинна в этом, а человек не заметил. Отошли­те книгу обратно, сопроводив вежливым письмом и потребуйте экземпляр без дефектов и возмещение расходов по пересылке. Вы незамедлительно получите все с любезными извинениями.

Не забывайте также и о том, что многие слова многозначны, и ваш партнер, вследствие этой много­значности, может неверно понять вас. Более того: в недоразумении можете быть повинны и вы сами!

Пишите лаконично и по существу! (Fasse Dich kurz und bleibe sachlich!) Доброжелательности вашего кор­респондента не способствуют пространные описание того, что ему и без того известно или что не имеет отношения к делу. Автобиографические излияния то­же редко подходят для письма в адрес органов власти.

Но главное: не пишите лишнего! (Schreibe nichts Überflüssiges!) То, что вы "приняли к сведению" пись­мо (на которое в данный момент и отвечаете!), по­нятно вашему адресату и без ваших разъяснений. Также напрасно еще раз излагать ему содержание собственного письма: то, что ему следует знать, сооб­щено в резюме! ("Wir entnehmen Ihrem Briefe vom 23.8. gern, daß Sie..."). Вежливость хороша и необходима, но раздражает, когда состоит из пустых фраз. ("Wir sind nunmehr der festen Hoffnung, daß Ihre Bestellung..."; "Stets gern für Sie beschäftigt"; "Es wird uns freuen von Ihnen bei fernerem Bedarf wieder mit einem geschätzten Auftrag beehrt zu werden"). Очень часто переписка вращается вокруг неприятных вещей. Не позволяйте своему раздражению выплескиваться на страницы. Причиной его является предмет письма; само раздра­жение не должно быть участником общения. Помни­те, что слово не воротишь. К тому же здесь может быть повинно (см. выше!) недоразумение! А у партне­ра по переписке уже будет перед глазами ваше выска­зывание, написанное черным по белому. Никогда не торопитесь с ответом. Конечно, вы имеете право ска­зать, что были раздражены. Но вы должны быть хо­зяином своих эмоций. Раздражение способствует не взаимопониманию, а наоборот, отчуждению людей.

Пытайтесь найти взаимопонимание! (Suche Verständ­nis zu finden!)

K счастью, мы переписываемся не с машинами, а людьми. У людей есть чувства, которые волнуют душу и часто выступают вашим заступником. Важно только быть понятым. Но вам это точно не удастся, если будете прилежно подражать "коммерческому" стилю. Вот тому пример:

"Zu meinem grüßten Bedauern muß ich Ihnen leider die Mitteilung machen, daß es mir beim besten Willen nicht möglich ist, die besten Waren abzunehmen, und bitte

ich Sie deshalb ebenso höflich wie dringend, meine Bestellung zu schreiben."

Так пишет одна искушенная молодая дама в фир­му.

Девушка же сказала бы так: "Geht das, daß meine Bestellung gestrichen wird?"

Какому письму вы бы отдали предпочтение? Разу­меется, последнему. Так непосредственно может ска­зать только молодая девушка. Тронув собеседника, вы всегда найдете у него понимание. А этого можно до­биться, только если писать в своем естественном сти­ле.

Канцелярский стиль первого письма настораживает людей. Поэтому к нему отнесутся с подозрением.

Не пишите подобострастно! (Vermeide, demütig zu schreiben!)

Многие робеют, когда им приходится стал­киваться с властями, банками и другими учреждения­ми. Пожалуйста, помните вот о чем: когда вы запра­шиваете у крупного банковского дома кредит - вы приходите не как нищий с улицы, а как клиент! А вот финансовая служба, полиция, городские власти на службе у нас, граждан!

Подобострастно написанное письмо не способству­ет вашему делу. Унижающийся всегда остается за бор­том. Тот, кто говорит ясно и четко, чего он хочет, имеет право рассчитывать на основательный ответ. Но для этого вы должны уяснить себе, чего хотите до­биться, а в лице властей видеть своего партнера, от которого нельзя ничего добиться грубостью. А если вы не правы, имейте смелость открыто и честно соз­наться в этом!

Не стройте никаких догадок! (Keine Vermutungen!)

Как это часто бывает, подозрения озлобляют и при­водят к грубому письму. Не говоря уже о том, что догадки или пересказ слухов, делая стиль письма ту-

манным и неясным, настораживают партнера по пе­реписке. Кто опирается на непроверенные предполо­жения, вызывает в других недоверие и рождает в себе неуверенность.

Не позволяйте морочить себе голову! (Lass Dich nicht verblüffen!)

"Der Umfang des Regreßverzichts ergibt sich aus den Bestimmungen für einen Regreßverzicht der Feuerversicherer bei übergreifenden Schadensereignissen." Вы что-нибудь поняли? Это не ваша обязанность -разбираться в дебрях послания из страхового общест­ва; наоборот, оно должно писать ясно и понятно.

Не относитесь легкомысленно к предложениям ти­па только что цитированного. Бесцеремонно рас­спрашивайте значение каждого слова, непонятного вам: что означает "Regressverzicht"? Что такое "übergreifende Schadensereignisse"? Если ваш адресат -чтобы произвести на вас впечатление или если он не желает или не может снизойти до уровня своего собе­седника - так и сыплет терминами или многозначи­тельными или туманными фразами, не позволяйте морочить себе голову! Спрашивайте! Требуйте ясных и отчетливых разъяснений, прежде чем соберетесь выполнять чьи-то указания! Когда уже судья в судеб­ном заседании пояснит вам точное значение коммер­ческих, юридических или технических терминов, бу­дет поздно! В судебном разбирательстве суд не примет во внимание, что определенные специальные выра­жения вам были непонятны.

Также не забывайте о том, что напечатанные мел­ким шрифтом положения в договоре незаконны и не­действительны!

Заявления о приеме на работу (die Bewerbung)

Письменное заявление о приеме на работу (das Bewerbungschreiben) является своего рода рекламным письмом (der Werbebrief) личного характера. Оно

должно агитировать за себя самого. А это трудней, чем рекламировать товары. В том случае у вас пре­имущество, что своей рекламой вам удастся пробудить интерес получателя. Тот же, кто агитирует за себя са­мого, не может рассчитывать на то, что его письмо не полетит непрочитанным в корзинку для мусора.

Рекламное письмо должно помочь нам в увеличе­нии товарооборота и прибылей. Заявление же о прие­ме на работу, напротив, может оказать решающее влияние на нашу судьбу. Конечно, на одном, даже на самом замечательном заявлении карьеру себе не по­строишь, однако и без хорошего резюме любая заман­чивая перспектива окажется для нас закрытой не­смотря на все наши замечательные качества. Очень часто как раз толковые люди становятся излишне скромными, когда дело доходит до оценки своих де­ловых качеств.

Никто не думает, что сдержанность и скромность в профессиональной жизни агитирует сама за себя. Не следует зарывать свои способности.

Оцените критично себя сами, прежде чем сядете за заявление о приеме на работу, и обдумайте, какими предпосылками для работы на предлагаемом месте вы обладаете. Не обманывайте сами себя! И тогда вам удастся найти убедительный тон! Особенно берегитесь смеси лицемерной скромности с самовосхвалением: "Mir wird nachgesagt, daß ich ein guter Organisator bin". Или: "Ich gelte seit langem als besonderer Kenner der brieflichen Werbung".

Как убедить?

Это весьма важный вопрос, который нам необходимо себе уяснить, прежде чем мы при­мемся за составление заявления. Ниже четыре ответа, в которых сформулировано самое главное:

С помощью демонстрационных образцов (durch Arbeitsproben),

С помощью демонстрационных образцов (durch Arbeitsproben), где это возможно. Например, можно предъявить образцы собственноручно изготовленных схем, составленных рекламных писем, рационализа­торских предложений, чертежей деталей (anfertigte Zeichnungen, verfasste Werbebriefe, Verbesserungsvorschläge, Entwürfe von Arbeitsstücken) и т.п. Ра­зумеется, не может идти и речи о документах, кото­рые являются коммерческой тайной предприятия, на котором вы трудитесь в данный момент.