Сутність та класифікація комунікацій

Інформація і комунікації у менеджменті

1. Сутність та класифікація комунікацій.

2. Комунікаційний процес.

3. Комунікації ділових партнерів.

Сутність та класифікація комунікацій

В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдасться налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи її окремих структурних одиниць.

Сутність комунікацій становлять взаємозв’язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації – обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Види комунікацій. Існує два види комунікацій.

1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та ін.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

Комунікації можуть здійснюватись:

- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

- від ніжчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;

- між окремими працівниками;

- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособисних стосунків в організації.

Інформація. Основою комунікацій є інформація.

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками.

За повнотою охоплення явища:

- повна – всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

- часткова – відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілістної характеристики;

- надлишкова – містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

- разова – використовується лише один раз у специфічній ситуації;

- періодична – застосовується та формується систематично, залежно від потреб;

- довгострокова – використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

- планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

- фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

- облікова – містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

- бухгалтерська – охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

- технологічна – розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

- довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

- адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

- недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Документація. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, магнітні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація – письмове надання інформації про факти, подїі, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Комунікаційний процес

Забезпечення злагодженої роботи підрозділів організації, окремих виконавців, груп працівників, а також необхідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якості, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес – процес обміну інформацією з метою розв’язання конкретної проблеми.

Невід’ємними елементами процесу комунікацій є:

- відправник (джерело) – особа, група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію;

- повідомлення – інформаційна ідея, закодована з допомогою символів;

- канал – засіб передавання інформації;

- отримувач (споживач) – особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація.

Міжособистісні комунікації. Традиційно виникають між конкретними особами (працівниками).

У процесі міжособистісних комунікацій можливі такі перепони:

- неповне сприйняття працівником інформації;

- несприйняття інформації;

- семантичні бар’єри (труднощі, зумовлені нерозумінням значення слів і словесних знаків);

- невербальні перепони, виникають у процесі використання несловесних (невербальних) знаків: погляд, вираз обличчя, посмішка та ін.;

- слабкий зворотний зв’язок.

Усунути їх можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього необхідно:

- пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

- бути сприйнятливим до можливих семантичних проблем;

- стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;

- бути уважним до почуттів інших працівників;

- враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

- встановлювати якісний зворотний зв’язок;

- допускати можливість ідеї, повідомлення, пояснення.

Організаційні комунікації. Виникають між підрозділами, рівнями, ланками організації та між організаціями. Їх особливості залежать від характеру діяльності організації, її ролі й місця в галузі, структури управління тощо.

На якість організаційних комунікацій можуть впливати:

- деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій;

- інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

- незадовільна структура управління організації;

- громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконаленню комунікацій і ліквідації перепон в організаціях сприяють:

- раціоналізація структури комунікаційного процесу;

- удосконалення документообігу;

- ефективне застосування графічних засобів;

- вдосконалення функцій менеджменту;

- поліпшення зворотного зв’язку;

- запровадження системи вивчення пропозицій працівників (наприклад, з допомогою встановлення скриньок пропозицій);

- використання інформаційних бюлетенів;

- застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп’ютерів, електронної пошти, відеотехніки, радіо, телебачення тощо.

Отже, під час здійснення різних видів комунікацій особливої ваги набуває культура спілкування – дотримування правил поведінки, етикету, передбачених міжнародним протоколом.