Подготовка к деловой беседе

Подготовка к деловой беседе немыслима без таких качеств, как...

Ø Терпение.

Ø Такт.

Ø Дипломатичность.

Ø Проницательность.

Ø Спокойствие.

Ø Уверенность в себе.

Подготовка к деловой беседе подразумевает:

Ø Формулировку темы.

Ø Определение цели.

Ø Информационную подготовку.

Ø Отработку формулировок, понятий, суждений.

Ø Подготовку аргументов и контраргументов.

Ø Формирование состава участников беседы.

Ø Выбор времени и места беседы.

Ø Учет предсказуемых неожиданностей.

Этапы деловой беседы

1. Начальный этап: создание благожелательной, располагающей,доверительной обстановки.

2. Основной этап: профессиональное слушание, использование тактики постановки вопросов, применение правил словесной и невербальной (позы, жесты, мимика, дистанция) обратной связи.

3. Этап выхода из беседы: подведение итогов, выработка совме­стного решения, своевременное и корректное завершение бе­седы.

Психологические условия

Среди основополагающих можно назвать такие, как отсутствие в месте проведения беседы ярких раздражителей и событийных неожи­данностей; выбор оптимального для партнеров времени и места бесе­ды; организация расположения в пространстве согласно их субъек­тивному статусу; выбор оптимальной дистанции для общения и др.

Условия для создания благоприятного психологического

Климата в процессе выслушивания

Собеседника

1. Слушая, чаще улыбайтесь, кивайте головой; смотрите собе­седнику в глаза и все время поддакивайте.

2. Сами старайтесь в процессе выслушивания собеседника ничего не говорить. Трудно слушать, разговаривая или пытаясь ком­ментировать услышанное.

3. Как можно чаще задавайте вопросы и постоянно уточняйте. Убедитесь, что вы точно поняли собеседника, обращаясь к нему со словами: «Вы хотите сказать, что...», «Правильно ли я вас по­нял, что...».

4. Слушая, постарайтесь понять, а не выискивать неточности или ошибки говорящего. Никогда не давайте оценок услышанного. Пускай собеседник выговорится до конца.

5. Старайтесь сопереживать собеседнику. Для этого посмотрите на вещи его глазами, попытавшись встать на его место. Только так можно лучше понять говорящего и точнее выявить смысл его речи.

6. В процессе слушания будьте внимательны и не теряйте тему бе­седы. Не отвлекайтесь на специфические особенности говоря­щего. Думайте только о том, что он говорит.

7. Если вам неприятен собеседник, то старайтесь сдерживать свои эмоции. Поддавшись чувству раздражения или гнева, вы не все поймете или придадите словам неверный смысл.

8. Будьте терпеливы. Не прерывайте собеседника, не смотрите на часы, не делайте нетерпеливых жестов, не просматривайте свои бумаги, т.е. не делайте то, что свидетельствует о вашем неува­жении или безразличии к собеседнику.

9. Всегда выслушивайте собеседника до конца. Слушайте с долж­ным вниманием то, что вам хочет сообщить собеседник, - это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходи­мость в сфере бизнеса.

Итак, еще раз в качестве заключения подчеркнем: умейте слу­шать собеседника. Часто это бывает более ценным, чем умение го­ворить. Дайте возможность сначала высказаться другому. А потом говорите с учетом услышанного.

Умение вести разговор - это талант.

Стендаль

Советы беседующим

Ø Прислушивайтесь к словам собеседника. Возможно, вы услыши­те нечто такое, что может послужить отправной точкой для ра­зумного компромисса или договоренности и даже оказаться ин­тереснее того, что вы хотели предложить вначале.

Ø Поставьте себя на его место, постарайтесь его понять. Во-первых, он сразу станет меньше сердить вас. Во-вторых, с позиции оппо­нента лучше видна вся картина, следовательно, проще добиться взаимного согласия.

Ø Показывайте, что вы слушаете и слышите его. Дискуссия не должна напоминать разговор двух глухих людей.

Ø Наблюдайте за своим собеседником: он нервничает, спокоен, хо­чет поскорее закончить разговор? В соответствии с этим подби­райте аргументы. Для этого очень пригодится знание «языка жес­тов».

Ø Дайте собеседнику выговориться. У него появится ощущение, что он сказал все, что хотел.

Ø Не перебивайте. Это порождает тревогу, недовольство и раздра­жение.

Ø Избегайте грубых слов и крепких выражений. Ничего не решая, они лишь ухудшают ситуацию.

Ø Подумайте над тем, чего конкретно добивается ваш собеседник. В чем вы можете пойти ему навстречу.

Ø Ищите, что вас объединяет, даже если вы враги.

Ø Сосредоточьтесь на чем-то одном. Лучше в малом убедить собе­седника, чем без толку обсуждать с ним ряд крупных проблем.

Ø Не стремитесь к мгновенным результатам: некоторым нужно время, чтобы «переварить» сказанное.

Ø Повторяйте аргументы и проверяйте, хорошо ли вас поняли.

Ø Не бойтесь переспрашивать, если чего-то не поняли или недос­лышали.

Ø Не задавайте нескромных вопросов.

Ø Изящно уклоняйтесь от опасных тем.

Ø Желательно не раздражать собеседника самоочевидными сужде­ниями: «Лошади жуют овес», а «Самолет летает по воздуху» и т.д.

Ø Пусть большую часть времени говорит ваш собеседник, поощ­ряйте его к этому.

Ø Пусть ваш собеседник считает, что мысль, на которую вы его на­толкнули, принадлежит ему. Увидите, что это великодушие обернется для вас успешными переговорами, т. к. ваш собесед­ник будет считать, что его решение продиктовано его собствен­ными соображениями и горячо будет его впоследствии отстаи­вать.

Ø Всегда взывайте к более благородным мотивам. У каждого по­ступка есть два мотива - один подлинный, другой оправдатель­ный. Обычно оправдательный выглядит более красиво, чем глу­бинный. Нужно знать подлинный мотив, движущий вашим собе­седником, но не следует о нем упоминать. Говорить же лучше о том, который выглядит красиво. Человек будет вам благодарен за это, т.к. мало найдется людей, которые не хотели бы быть благо­роднее, чем они есть, и уже одно это желание чего-то стоит.

Ø Если вы не правы, признайте это быстро и решительно.

Ø Часто лучше промолчать, если вы чувствуете, что слова могут только разжечь страсти. Никогда не следует горячо выступать в защиту своего мнения. Это только испортит всем присутствую­щим настроение и ничего не изменит к лучшему.

Ø Не избегайте комплиментов. Искренние, лишенные преувеличе­ния комплименты - очень приятный дар. Преувеличенный ком­плимент - обыкновенная лесть; как правило, она отталкивает, т. к. слышится как насмешка. В некоторых случаях невысказанный комплимент граничит с невежливостью, если не оценить яства, одежду, дизайн, прически и другие усилия дам. Лучше, чтобы комплимент не был банальным и самоочевидным: «Какой пре­красный у вас цвет волос...», но раскрывал не лежащие на по­верхности достоинства, а видные внимательному и доброже­лательному взгляду.

Ø Вообще поддерживайте в людях благородные мысли и чувства и говорите им чаще хорошие, добрые слова.

Правила для говорящего

Ø Постоянное стимулирование интереса партнера к теме беседы, учет его интересов.

Ø Логичность в изложении взглядов и позиций.

Ø Правильный выбор стиля изложения с учетом ситуации делового общения, приемлемого для восприятия.

Ø Выбор оптимальной дистанции в общении; выбор мимики, жес­тов, позы, не раздражающих партнера, создающих для него ком­форт в общении.

Ø Уважительность, доброжелательность по отношению к партнеру, с которым вы вступаете в общение.

Ø Вежливость, недопустимость категоричности в суждениях.

Ø Скромность в оценках и самопрезентации, ненавязчивость взглядов и оценок.

Ø Ориентация на партнера, создание для него психологического комфорта.

Правила для слушающего

1. Не прерывайте собеседника.

2. Дайте собеседнику время высказаться.

3. Проявляйте полное внимание к партнеру.

4. Поинтересуйтесь, правильно ли вы понимаете собеседника.

5. Избегайте поспешных выводов.

6. Не заостряйте внимания на разговорных особенностях собесед­ника.

7. Спокойнее реагируйте на высказывания.

8. Не отвлекайтесь.

9. Ищите истинный смысл слов собеседника.

10. Не монополизируйте разговор.

11. Не задавайте слишком много вопросов.

12. Не давайте непрошеных советов.

13. Не жалейте времени для того, чтобы выслушать партнера.

14. Терпеливо и уважительно относитесь к говорящему.

15. Не перебивайте, выслушивайте до конца.

16. Дайте собеседнику выразить себя в общении, стимулируйте его активность.

17. Используйте невербальные средства для поддержки говорящего.

Наши рекомендации