Виды документов и их классификация
Документы кадровой службы, их классификация.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следуют основные виды (группы):
1)локальные нормативные акты;
2)распорядительные документы;
3)документы, подтверждающие трудовую деятельность работай
4)информационно-расчетные документы;
5)официальная внутренняя служебная переписка;
6)журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.
Локальные нормативные акты. Определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа.
Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Иные предназначены то для тех работников, чьи интересы непосредственно затрагивают, качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один 3 самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). В качестве локального акта, действие которого распространится только на отдельных сотрудников, можно назвать, к примеру, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц ненормированным рабочим днем или же положение о проведении Медосмотров для работников, занятых на вредных работах.
Распорядительные документы. К этому виду внутренних документов Относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.
Распоряжения первого должностного лица организации делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, Об утверждении в организации штатного расписания, инструкции По кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность Организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из них ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности за период работы.
Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии — трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а та оформляется дубликат трудовой книжки.
Информационно-расчетные документы. Они ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь должны, прежде всего, отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.
В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, напри мер, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляете на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги движутся в обратном направлении: от работника к руководителю отдела и затем к руководителю организации. Так, при составлении график отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.
Официальная внутренняя служебная переписка. Используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненно за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой прост привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
Журналы (книги) учета и регистрации документов. Ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о да регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства) при помощи которой работодатель может с уверенностью победит в трудовом споре с работником.
Таблица 15
Внутренние документы организации
| Обязательные документы | Документы, имеющие рекомендательный характер | Документы, зависящие от спецификации организации |
| - правила внутр. труд. распорядка - инструкция по охране труда - положение о защите персональных данных - штатное расписание - личная карточка - табель учета рабочего времени - график отпусков - приказы по основной деятельности - приказы по личному составу - трудовые книжки - трудовой договор - заявления работников - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - журнал учета мероприятий по контролю - журнал учета прохождения инструктажа по охране труда | - коллективный договор - должностные инструкции - положение об оплате труда и премировании - личные дела - справки о трудовой деятельности - копии приказов о приеме на работу и увольнении - служебные записки - докладные записки - журнал учета военнообязанных | - положение об охране коммерческой тайны - журнал прохождения медицинских осмотров - график сменности - инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности |
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальны органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Н пример, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладыш к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Кроме того, внутренние документы организации в зависимости от характера применения подразделяются на три группы.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в ТК РФ. Так, необходимое ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 1 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 ТК РФ.
Документы, имеющие рекомендательный характер, служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководите кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании е далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных организаций. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для нее становится обязательной разработка дополнительных инструкций, например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в кадровой службе. Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
Таблица 16
Основные нормативно-правовые документы, используемые
в работе кадровой службы
| Название документа и дата его утверждения | Полезные для работника кадровой службы сведения |
| 1)Трудовой кодекс РФ. Принят Государственной думой РФ от 30 декабря 2001 г. 2)23 июня 2006г. Утвержден ФЗ № 90 «О внесении изменений в ТК РФ, признании некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ» | Основной закон кадровой службы любой организации. ТК РФ в области документирования: - устанавливает обязательность применения ряда правовых актов- правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и др.; - устанавливает документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение работников, а также командирование работников, отпуска, поощрения и взыскания работников; - устанавливает конкретные сроки подготовки документов, как приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, копии документов, связанных с работой, предупреждение работника об увольнении и др.; Вводит обязательность оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - вводит обязательность разработки документов, которые будут регламентировать порядок передачи персональных данных работников. |
| Трудовой кодекс РФ ст.230 «Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев» | С учетом внесения изменений третье предложение ст.230 ч.6 имеет следующую редакцию: «При страховых случаях третий экземпляр акта о несчастном случае на производстве и копии материалов расследования работодатель в трехдневный срок после завершения расследования несчастного случая направляет в исполнительный орган страховщика (по месту регистрации работодателя в качестве страхователя)». ФЗ № 80 от 07.05.2009г. |
| ФЗ № 294 от 26.12.2008г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» вступил в силу с 01.05.2009г, за исключение положений, для которых предусмотрены иные сроки вступления в силу. | Данный закон регулирует отношения в области организации и осуществления проверок трудовой инспекцией. Устанавливает порядок организации проверки, права и обязанности проверяющих и проверяемых, меры по защите прав и законных интересов проверяемых. |
| Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» | Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам (обмен информацией на федеральном уровне, региональном, общие требования к организации обмена сведениями и программно-техническими средствами). |
| ФЗ № 98 от 29.07.2004г. «О коммерческой тайне» (измен. От 02.05.2006г) | Предназначен для организации защиты информации коммерческого характера, обговаривает правила защиты, ответственность за разглашение, положение о защите информации. |
| ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 № 125-ФЗ | Регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ |
| ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006г. № 152 | Регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных работника. |
| ФЗ № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете страховых взносов в системе обязательного пенсионного страхования» ФЗ № 1 от 10.01.2002г.»Об электронной цифровой подписи» | Предназначены для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота(СЭД) между Абонентами СЭД ПФР и органом ПФР. |
| Письмо ПФР от 22.04.2003г. №АК-08-25/4102 «Об особенностях заполнения формы СЗВ-К индивидуального (персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования» | Указаны разъяснения для заполнения формы СЗВ-К ( утверждена Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002г.№112п) для подачи данных в ПФР. |
| Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007г №91 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» | Определены периоды входящие в страховой стаж для начисления размера оплаты больничных листов. |
| Приказ Минздравсоцразвития России от 24.03.2009г. № 132н «О перечне профессий» | Утвержден перечень профессий (специальностей, должностей) иностранных граждан – квалифицированных специалистов, трудоустраивающихся по имеющейся у них профессии, на которых квоты не распространяются, на 2009г. |
| Приказ Минздравсоцразвития России от 16.02.2009г. № 46н | Утверждены: Перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда, рационов лечебно-профилактического питания, норм бесплатной выдачи витаминных препаратов и Правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания. |
| 1) Постановление правительства РФ от 16.04.2003 г № 225 «О трудовых книжках» (изменен. и доп. от 06.02.2004г.) 2) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» | - устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша трудовой книжки, а также общий порядок их ведения. - устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек. -оговаривается правильность заполнения трудовых книжек работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа |
| Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее – Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. | Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. |
| Постановление РФ «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» | Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу; устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ» |
| Письмо Минтруда РФ от 25.04.2002г. № 966-10 «О замене отпуска денежной компенсацией» | Определен порядок и случаи предоставления, порядок начисления денежных компенсаций. |
| Постановление РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г. № 749 | Устанавливает порядок оформления командировочных документов. Оговариваются особенности направления работников организации в служебные командировки. |
| Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994г № 358-р | Устанавливает меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица. В соответствии с данным распоряжением в учредительные документы должны включатся положения по обеспечению учета и сохранности документов по личному составу, что должно проверятся при государственной регистрации этих документов. |
| Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000г. № 68 | Содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и прядок хранения. |
| 1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения «Основные правила работы архивов организации» Росархив, 6 октября 2000г. 2) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. Утверждено Главархивом | Содержит перечень практически всех возможных в организации документов, с указанием сроков их хранения. Включает в себя две части: 1 часть определяет общие требования к документам и службам документационного обеспечения; 2. альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов. В нормативной части его определяются порядок подготовки и оформление документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение , обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита иформационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 ОК ПДТР Введен после изменения 18.07.2007г приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии. | Позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т.п. Применяется для заполнения ряда учетных форм (Т..), используемых в кадровой службе |
| Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-03 ОКСО Приказ Минобразования России от 04.12.2003г. № 4482 | Предназначен для кодирования информации о специальностях, областях знаний, направлениях подготовки. |
| Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 ОКУД | Служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов. Код по ОКД должен проставляться на каждой унифицированной форме. |
| Общероссийский классификатор информации о населении ОКИН | Используется для оформления анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учетных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор. |
| Общероссийский классификатор предприятий и организаций | У каждого типа организации существует свой код. |
| Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден с дополнениями Министерством труда и социального развития от 28.07.2003г. № 59. | Сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Он создает основу для разработки должностных инструкций. |
| Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда СССР от 14.11.1991г №78.Формально, данный документ прекратил свое действие в 1997г., поскольку действие нормативов было ограничено, однако отдельные его положения могут применятся в качестве методического материала при разработке собственных норм труда | Это методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме этого, в нем содержится перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. |
К документам, регулирующим социально-трудовые отношения в организации, относится коллективный договор, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).
Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.
Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).
В соответствии с ТК работодатель обязан ознакомить нового работника с действующими локальными нормативными актами организации, среди которых имеется и коллективный договор. Как правило, работник ставит подпись на самом коллективном договоре (на обороте последнего листа либо на отдельном, прикрепленном чистом листе для ознакомления). Таким образом, присоединение сотрудника к коллективному договору происходит уже в момент приема на работу.
Локальные нормативные акты.
- положение о структурном подразделении.
- положение о персональных данных работников
- положение о моральном и материальном поощрении.
- должностные инструкции.
- правила внутреннего трудового распорядка.