ТЕМА 6. Основы рациональной организации труда менеджера

1. Разработка индивидуальной техники планирования учебного и рабочего времени

2. Технология принятия эффективных решений.

3. Научная организация труда специалиста-менеджера.

Разработка индивидуальной техники планирования учебного и рабочего времени.

Выполнять работу лучше и в более сжатые сроки – значит работать разумнее, а не напряжённее. Вам не нужно больше интеллекта или способностей, чем есть в данный момент для того, чтобы работать значительно быстрее. Все, что вам нужно сделать, это усовершенствовать хорошие навыки в работе и устранить плохие. С имеющимися навыками вы можете достичь немногим более того, что вы уже достигли. Но если вы собираетесь достичь значительно больших и лучших результатов, вам следует произвести переоценку своих трудовых привычек и изменить некоторые из них.

Наиболее эффективный метод учёта того, как вы используете время, - вести дневник. Он будет:

– заставлять вас трезво смотреть на ваши цели и планы;

– показывать вам, какими мелкими на самом деле оказываются «крупные» проблемы;

– показывать, как можно научиться предвидеть ошибки и избегать их;

– помогать вам запоминать имена и лица;

– порождать эффективные идеи и действия;

– убеждать не отступать перед трудностями и преодолевать их;

– отделять важное от несущественного;

– эффективно руководить.

Но всё это побочные выгоды, поскольку дело касается экономии времени. Непосредственная выгода, получаемая от ведения журнала, заключается в том, что он даст вам возможность получить точную опись ваших рабочих привычек и позволит объективно увидеть ваше профессиональное «Я».

Вы не можете ждать результатов до тех пор, пока не наметятся контуры ваших навыков в работе или учебном заведении. До этого вы обнаружите большое количество деталей, загромождающих ваш день, на которые попусту тратится время. Начинайте избавляться от них, как только вы их обнаружите.

К концу месяца вы убедитесь, что ведение дневника – хороший способ дать себе отчёт в том, как вы используете время. Пусть ваш дневник станет вашим помощником. Вы сможете выявить причины ваших успехов и неудач, начать учиться на опыте.

Разумное использование времени повышает эффективность вашей деятельности, но не даёт существенного выигрыша времени. Вы должны изыскивать добавочное время, необходимое для повышения квалификации, экономя его на повторяющихся операциях. После того как вы проанализируете всю свою ежедневно повторяющуюся работу и постигнете характер операции (в большинстве случаев вы обнаружите, что выписывание этих операций вошло у вас в привычку), вы сможете найти пути для экономии времени. Предварительно ознакомившись с общим характером всех каждодневных задач, вы вполне сможете на 75% сократить время, затрачиваемое на выполнение многих из них.

Вы сможете выполнять работу более эффективно, если чётко уясните себе следующее:

– какова действительная цель этой работы, нужна ли она вообще и кому нужны результаты; возможно, что более простой метод (например, написание от руки записки вместо печатания доклада) будет столь же или более эффективным;

– насколько важна данная работа и нельзя ли исключить некоторые виды работ, укоренившиеся в каждодневной практике;

– можно ли за короткое время научить кого-нибудь другого делать данный вид работы.

Если вы проверили с этой точки зрения всю вашу дневную работу, то можете начать планировать её значительно более эффективным образом. В первую очередь следует делать самую важную работу и использовать своё время наиболее продуктивно для решения действительно важных задач. Используйте «лёгкую работу» в качестве передышки.

Вам нужен реальный план разумного использования своего производительного рабочего времени, который предусматривал бы дополнительные цели на случай, если первоначальные планы будут выполнены. Вы сможете составить реальный бюджет производительного рабочего времени и не нарушить его, если вы:

– будете планировать своё время;

– составляемый план сделаете гибким;

– ограничите количество своих решений практическими вопросами;

– заставите оргтехнику работать на вас;

– не позволите, чтобы «излишняя коммуникабельность» отнимала у вас и у других людей драгоценное время;

– прекратите любую работу сразу же после её выполнения.

Рационализируйте процесс работы с различными документами. Никогда не возвращайтесь дважды к одной и той же бумаге, если только это не требуется по ходу дела. Когда же вы возвращаете их на доработку или переделку, то прикалывайте к ним и свои проекты ответов, письма и бумаги.

Не следует злоупотреблять телефоном: он может пожирать столько же времени, сколько он экономит. Ниже приведено несколько практических советов, которые помогут превратить ваше рабочее место в такое, где можно эффективно использовать своё рабочее время.

Расположите свой стол и кресло так, чтобы максимально использовать освещение, отопление и охлаждение и не отвлекаться от работы, устраняя неудобства. Держите рабочие принадлежности в непосредственной близости. Не заставляйте себя каждый раз тянуться за телефоном, телефонным справочником и т.д. Прекращайте любую работу сразу же после её выполнения. Научитесь отчётливо представлять себе практический результат, к которому вы стремитесь, для каждой конкретной задачи, решаемой вами.

Если вы организуете важную встречу и хотите, чтобы участники проявили активность, вам следует провести её в первой половине дня. В противном случае можно назначать её на послеобеденное время. Послеобеденное время превосходно подходит для приёма посетителей, открытых дверей для клиентов, сотрудников и всех других людей, которым необходимо встретиться с вами. В эти часы удобно просматривать почту, отвечать на письма, ведь, если придёт посетитель, эти дела легко отложить в сторону.

Совершенно естественно, что следует остаться на работе сверх положенного времени, если по разным причинам образовался завал. Ведь не всегда действительность и работа соответствуют рамкам определённого рабочего времени. Напротив, на многих предприятиях могут быть резкие всплески, зависящие от сезона, действий конкурентов, неудач и т.д.

Таким образом, одним из факторов рационализации труда следует считать прежде всего разработку индивидуальной техники планирования своего времени. Это в дальнейшем поможет каждому более эффективно достигать намеченных целей.